Meterstanden importeren (Meters)

De weergave Meters stelt u in staat om in één handeling de meterstanden van nutsvoorzieningen voor een hele maand in Flowtly te importeren, zonder dat u voor elk object elke meterstand handmatig hoeft in te voeren. U uploadt het spreadsheet dat uw faciliteitsteam al exporteert (elektriciteit, water of gas), bevestigt welke meter bij elke rij hoort en Flowtly slaat de meterstanden op. Deze meterstanden worden vervolgens automatisch verwerkt in uw kostentoewijzing.

Meterstanden kunnen worden geïmporteerd vanuit een Excel-bestand (doorgaans een onderhoudsexport) of vanuit een foto of document, zoals een meterfoto, een afleesoverzicht of een nutsrekening (afbeelding of PDF).

Navigatie: Gebruik deze functie via Operaties → Activa → Meters. Als de optie Meters niet zichtbaar is, moet een beheerder nutsmeters inschakelen in de activa-instellingen van de organisatie.

Voordat u begint

Zorg ervoor dat uw maandelijkse meterexport beschikbaar is als .xlsx-bestand. Dit bestand moet activagegevens bevatten als koprijen (bijv. -> [FA-2] Gebouwnaam), waarbij elke meter als een rij onder het bijbehorende actief staat vermeld, inclusief apparaatnaam, huidige meterstand, wijziging ten opzichte van de vorige aflezing, eenheid en afleesdatum.
U moet een rol hebben met machtigingen voor het beheren van activa-meters.

Importeren vanuit een Excel-bestand

Klik op de pagina Meters op Meterstanden importeren.
Controleer of de optie Excel is geselecteerd.
Klik op Kies .xlsx-bestand en selecteer uw exportbestand. De bestandsnaam wordt weergegeven zodra het bestand is geladen.
Klik op Voorbeeld. Flowtly verwerkt elke rij en opent de controlestap.

De controlestap

Flowtly vereist uw bevestiging voor elke meterstand vóór de import. Voor elke rij ziet u:

De meterkiezer: Dit veld is vooraf ingevuld met de beste overeenkomst van Flowtly. Meters die u eerder hebt gekoppeld of waarvan de referentietag overeenkomt met de export, worden automatisch herkend. Als de voorgestelde meter onjuist is, opent u de kiezer en zoekt u naar de juiste meter.
De waarde: U kunt dit veld bewerken als er een typefout in het exportbestand staat.
Een insluitvinkje: Verwijder het vinkje bij rijen die u niet wilt importeren.

Een banner bovenaan geeft aan hoeveel rijen momenteel geen geselecteerde meter hebben. Deze rijen worden pas geïmporteerd als er een meter aan is toegewezen.

Tip: Uw meterkoppelingen worden onthouden. Bij volgende importen worden eerder gekoppelde rijen automatisch voorgesteld, wat het proces vereenvoudigt na de initiële koppeling.

Klik op Importeren zodra de tabel correct is.

Flowtly slaat de meterstanden op en presenteert een kort overzicht van het aantal aangemaakte meterstanden, het aantal overgeslagen meterstanden (vanwege een bestaande meterstand voor dezelfde meter en datum, of een duplicaatvermelding in het bestand), en rijen die niet konden worden verwerkt.

Importeren vanuit een foto of document

Met de optie Foto kunnen meterwaarden worden geëxtraheerd uit verschillende documenttypen, niet alleen gestructureerde spreadsheets. U kunt het volgende uploaden:

Een foto van een enkele meter, ongeacht of het een digitaal/LCD-display of een analoge wijzerplaatmeter betreft.
Een afleesoverzicht of -tabel in elke indeling of taal; het hoeft niet het [FA-x]-onderhoudsexportformaat te volgen.
Een nutsrekening of factuur (als afbeelding of PDF), waaruit Flowtly de huidige meterindex uit de tekst leest.

Klik op Meterstanden importeren en selecteer vervolgens de optie Foto.
Kies een foto of document door een nieuwe foto te maken of een bestaande afbeelding of PDF van uw apparaat te selecteren.
Flowtly identificeert alle herkenbare meterstanden en geeft deze weer in dezelfde controlestap.
Bevestig de meter voor elke rij (wijs er een toe waar niet automatisch ingevuld), controleer de waarde en klik vervolgens op Importeren.

Opmerking: Controleer de geëxtraheerde waarden altijd vóór het importeren. Variaties in belichting, meterstijlen en documentindelingen kunnen de nauwkeurigheid van automatisch aflezen beïnvloeden, zodat het automatisch aflezen als startpunt dient. Er wordt niets opgeslagen totdat u op Importeren klikt, waardoor u veilig kunt experimenteren met verschillende documenten.

Hoe koppeling werkt

Wanneer u op Voorbeeld klikt, probeert Flowtly een meter voor elke rij voor te stellen aan de hand van de volgende hiërarchie:

Eerder bevestigde koppeling: Als u eerder een exportrij aan een specifieke meter hebt gekoppeld, wordt die keuze voor toekomstige importen hergebruikt.
Referentietag van de meter: Als uw meters zijn voorzien van een identificatiecode die overeenkomt met het exportformaat (bijv. activakoptekst + meternaam), worden ze automatisch herkend.
Activacode + meternaam: Voor organisaties die de [FA-x]-code in hun activa-structuur gebruiken, zoals vermeld in de export.

Als er via deze methoden geen overeenkomst wordt gevonden, verschijnt de rij als niet-gekoppeld en moet u handmatig de meter selecteren. Die selectie wordt vervolgens onthouden voor volgende importen.

Een referentietag identificeert een meter alleen wanneer precies één actieve meter deze draagt. Als dezelfde tag bij twee of meer actieve meters hoort, kan Flowtly niet bepalen bij welke van hen de rij hoort — daarom blijft de rij niet-gekoppeld in plaats van een keuze te maken, en wordt de rij meegeteld in de banner van rijen zonder geselecteerde meter. Kies de juiste meter in de kiezer en die keuze wordt onthouden, maar het is de moeite waard om de tags zelf te corrigeren zodat latere importen automatisch koppelen.

Een gedeactiveerde meter blokkeert nooit een koppeling. Als een tag wordt gedeeld door één actieve meter en een of meer buiten gebruik gestelde meters, is de actieve meter de overeenkomst.

Externe ID's uniek houden

De externe ID van een meter is de referentietag die wordt gebruikt voor koppeling, en elke externe ID hoort bij één actieve meter binnen een organisatie. Als u een externe ID invoert op een nieuwe meter, of deze wijzigt op een bestaande, terwijl een andere actieve meter die waarde al heeft, weigert Flowtly de wijziging en noemt de meter die die waarde al gebruikt — zodat u de meterstanden tegen die meter kunt registreren in plaats van een tweede meter voor hetzelfde apparaat aan te maken.

Meters die niet actief zijn, zijn vrijgesteld. Het uitvinken van het vakje Meter is actief op een buiten gebruik gestelde meter geeft de externe ID vrij, zodat de meter die een fysiek apparaat vervangt dezelfde tag kan dragen en dezelfde rijen van uw export kan blijven koppelen. Een meter zonder externe ID wordt ook niet beïnvloed — de waarde hoeft alleen uniek te zijn wanneer deze is ingesteld.

Bescherming tegen duplicaten

U kunt meerdere importen veilig uitvoeren. Flowtly slaat automatisch meterstanden over die al bestaan voor dezelfde meter en datum. Het voorkomt ook duplicaatvermeldingen binnen een enkel bestand, zodat het tweemaal importeren van de gegevens van dezelfde maand geen overbodige records aanmaakt.

Een individuele meter beoordelen

Klik op een rij in de lijst Meters om het detailvenster van die meter te openen. Dit venster toont:

Een samenvatting: Met de meest recente meterstand, het verbruik in de laatste periode en het totale verbruik over de periode.
Een verbruiksdiagram: Visualiseert gebruikstrends van maand tot maand met één balk per periode.
De volledige afleesgeschiedenis (alleen-lezen): Geeft elke meterstand weer met datum, waarde, periodicverbruik, type en bron.

Dit venster biedt een snelle manier om afwijkende meterstanden te identificeren of de trend van een meter direct vanaf de pagina Meters te bewaken.

Wat er daarna gebeurt

Alle geïmporteerde meterstanden verschijnen direct in de lijst Meters en in de metergeschiedenis van elk actief. Deze meterstanden worden automatisch verwerkt in het bestaande systeem voor kostentoewijzing van nutsvoorzieningen (verbruik × prijs berekenen, daarna kosten verdelen onder huurders op basis van de metercascade van het actief). Er zijn geen aanvullende stappen vereist.

Voorbeelden van gebruik

Consolideer maandelijkse meterstanden voor elektriciteit, water en gas vanuit een spreadsheet voor faciliteitsbeheer in Flowtly voor automatische kostentoewijzing over eigendommen.
Digitaliseer handmatige meterstandaflezingen vastgelegd als foto's of handgeschreven overzichten en integreer ze in Flowtly zonder handmatige gegevensinvoer.
Extraheer huidige meterindexen rechtstreeks uit geüploade nutsrekeningen (afbeeldingen of PDF's) om activarecords efficiënt bij te werken en nauwkeurige facturering te garanderen.
Werk de metergeschiedenissen van individuele activa snel bij na een serviceronde door één meterfoto rechtstreeks vanaf een mobiel apparaat te uploaden.