Servicerondes (bewakings- en schoonmaakcontroles)

Met servicerondes volg je terugkerende controles bij een bedrijfsmiddel, zoals bewakingsrondes en schoonmaakbeurten. De verificatie gebeurt door bij elk controlepunt een QR-code te scannen. Flowtly vergelijkt de tijdstippen van de scans van je medewerkers met het verwachte schema en toont de status van elke ronde: op tijd, te laat, gedeeltelijk gescand of niet uitgevoerd.

Waar je het vindt: ga naar Operatie → Servicerondes in de zijbalk (route /operations/checks). Dit is een zelfstandige pagina en geen tabblad op de detailpagina van een bedrijfsmiddel.

Soorten controle

Elk bedrijfsmiddel kan met meerdere soorten controle worden ingericht, elk als een apart tabblad. De twee ingebouwde soorten zijn:

Bewakingsronde — beveiligingsrondes langs een vastgestelde route, bedoeld om te bevestigen dat een ruimte op regelmatige tijden veilig is.
Schoonmaak — schoonmaakbeurten die bevestigen dat een ruimte of object volgens schema is behandeld.

Elke soort controle staat op zichzelf en houdt een eigen verwacht schema, eigen tolerantie en eigen scangeschiedenis bij.

Een schema instellen

Voor elke soort controle stel je het volgende in:

Verwachte tijden — het tijdstip of de tijdstippen op de dag waarop een ronde afgerond moet zijn (bijvoorbeeld 06:00, 14:00 en 22:00 voor een bewaking in drie diensten). Je kunt zoveel verwachte tijden toevoegen als het schema vraagt.
Tolerantie — het aantal minuten na het verwachte tijdstip waarin een scan nog als op tijd geldt. Een scan binnen de tolerantie wordt als uitgevoerd gemarkeerd; een latere scan als te laat; een scan die nooit komt als niet uitgevoerd.

Hoe een scan een ronde verifieert

Om een ronde te verifiëren moet er bij het controlepunt een QR-code van de bijbehorende soort (bewaking of schoonmaak) hangen. Die kan op het bedrijfsmiddel zelf zitten, op een wand ernaast, of op elke plek die bevestigt dat de medewerker fysiek ter plaatse was. Zodra een medewerker de code met de telefoon scant, legt Flowtly direct een bezoek met tijdstip vast, zonder verdere stappen.

Flowtly koppelt elke vastgelegde scan vervolgens aan het naastgelegen verwachte tijdstip voor die soort controle en kent een van vier statussen toe:

Uitgevoerd — alle controlepunten van de ronde zijn gescand vóór of binnen de tolerantie van het verwachte tijdstip.
Te laat uitgevoerd — alle controlepunten zijn gescand, maar minstens één scan kwam nadat de tolerantie was verstreken.
Gedeeltelijk — de ronde is gescand, maar slechts een deel van de vereiste controlepunten is binnen de tolerantie vastgelegd.
Niet uitgevoerd — er is voor een verwacht tijdstip geen scan vastgelegd en de tolerantie is verstreken.

Elk bezoek legt ook vast wie de scan uitvoerde, wat een controlespoor op naam oplevert.

De uitvoeringsweergave lezen

Ga naar Operatie → Servicerondes om de status per soort controle te bekijken. De weergave toont:

Uitgevoerd — rondes die binnen het verwachte venster zijn afgerond, met scantijd en de naam van de medewerker.
Te laat uitgevoerd — rondes waarbij alle controlepunten zijn gescand maar minstens één na de tolerantie; zowel het werkelijke als het verwachte tijdstip worden getoond, zodat de vertraging zichtbaar is.
Gedeeltelijk — rondes waarbij slechts een deel van de controlepunten binnen het venster is gescand; de weergave geeft aan welke wel en welke niet zijn vastgelegd.
Niet uitgevoerd — verwachte rondes waarvoor nooit een scan is vastgelegd.

Je kunt de weergave op datumbereik filteren om een dag, een week of een langere periode te bekijken. De samenvatting bovenaan geeft het totale uitvoeringspercentage voor het gekozen bereik.

QR-codes bij controlepunten plaatsen

QR-codes worden per bedrijfsmiddel en per soort controle gegenereerd op het tabblad QR-codes van het middel. Print de code als poster of compact label en hang die op bij het fysieke controlepunt. Omdat de code aan zowel het bedrijfsmiddel als de soort controle is gekoppeld, legt scannen altijd het juiste type ronde vast; een schoonmaakcode kan niet met een bewakingsregistratie worden verward.

Tip: vraagt een bedrijfsmiddel bewaking op meerdere fysieke plekken, hang dan dezelfde bewakingscode (of meerdere afdrukken ervan) bij elk punt op. Flowtly legt elke scan afzonderlijk vast met een eigen tijdstip, zodat je de volledige routegeschiedenis kunt bekijken.

Voorbeelden van gebruik

Bevestigen dat een beveiligingsteam zijn route heeft gelopen door het unieke QR-codes te laten scannen op strategische controlepunten in een pand, zodat het schema wordt nageleefd.
Volgen of de schoonmaak van bepaalde zones of ruimtes in een gebouw tijdig is afgerond, door schoonmaakpersoneel de aangewezen QR-codes te laten scannen zodra het werk in elk gebied klaar is.
Terugkerende visuele inspecties van kritieke bedrijfsmiddelen volgen door een controlesoort "Bewakingsronde" in te richten en bij elk middel een QR-code te plaatsen, zodat de controle regelmatig gebeurt.