Servicerunder (vagt- og rengøringstjek)

Servicerunder giver dig mulighed for at følge tilbagevendende tjek på et anlæg, såsom vagtrunder og rengøringspassager. Verifikationen sker ved at scanne en QR-kode ved hvert kontrolpunkt. Flowtly sammenholder tidsstemplerne fra dine medarbejderes scanninger med den forventede plan og viser status for hver runde: til tiden, forsinket, delvist scannet eller ikke gennemført.

Hvor du finder det: Gå til Drift → Servicerunder i menuen (ruten /operations/checks). Det er en selvstændig side og ikke en fane på et anlægs detaljeside.

Typer af tjek

Hvert anlæg kan opsættes med flere typer tjek, hver vist som sin egen fane. De to indbyggede typer er:

• Vagtrunde — sikkerhedsrunder langs en fastlagt rute, der skal bekræfte, at et område er sikret med jævne mellemrum.
• Rengøring — rengøringspassager, der bekræfter, at et område eller en genstand er blevet serviceret efter planen.

Hver type tjek er uafhængig og har sin egen forventede plan, sit eget kulancevindue og sin egen scanningshistorik.

Sådan opsætter du en plan

For hver type tjek angiver du følgende:

• Forventede tidspunkter — det eller de klokkeslæt på dagen, hvor en runde skal være gennemført (fx 06:00, 14:00 og 22:00 for en vagtrunde i tre skift). Du kan tilføje så mange forventede tidspunkter, planen kræver.
• Kulancevindue — antallet af minutter efter det forventede tidspunkt, hvor en scanning stadig tæller som til tiden. En scanning inden for kulancevinduet markeres som gennemført; en scanning efter det markeres som forsinket; en scanning, der aldrig kommer, markeres som ikke gennemført.

Sådan verificerer en scanning en runde

For at verificere en runde skal der sidde en QR-kode af den tilsvarende type (vagtrunde eller rengøring) ved kontrolpunktet. Den kan sidde på anlægget selv, på en væg i nærheden eller et andet sted, der bekræfter, at medarbejderen fysisk har været på stedet. Når en medarbejder scanner koden med sin telefon, registrerer Flowtly straks et besøg med tidsstempel uden yderligere trin.

Flowtly matcher derefter hver registreret scanning med det nærmeste forventede tidspunkt for den type tjek og tildeler én af fire statusser:

1. Gennemført — alle kontrolpunkter i runden blev scannet før eller inden for kulancevinduet for det forventede tidspunkt.
2. Gennemført for sent — alle kontrolpunkter blev scannet, men mindst én scanning kom efter, at kulancevinduet var lukket.
3. Delvis — runden blev scannet, men kun nogle af de krævede kontrolpunkter blev registreret, før kulancevinduet lukkede.
4. Ikke gennemført — ingen scanning blev registreret for et forventet tidspunkt, og kulancevinduet er passeret.

Hvert besøg registrerer også den bruger, der foretog scanningen, hvilket giver et revisionsspor med navne.

Sådan læser du gennemførselsvisningen

Gå til Drift → Servicerunder for at se status for hver type tjek. Visningen viser:

• Gennemført — runder gennemført inden for det forventede vindue, med scanningstidspunkt og medarbejderens navn.
• Gennemført for sent — runder, hvor alle kontrolpunkter blev scannet, men mindst ét kom efter kulancevinduet; både det faktiske og det forventede tidspunkt vises, så forsinkelsen er tydelig.
• Delvis — runder, hvor kun nogle kontrolpunkter blev scannet inden for vinduet; visningen angiver, hvilke der blev registreret, og hvilke der ikke blev.
• Ikke gennemført — forventede runder, hvor der aldrig blev registreret en scanning.

Du kan filtrere visningen på datointerval for at gennemgå en dag, en uge eller en længere periode. Opsummeringen øverst viser den samlede gennemførselsgrad for det valgte interval.

Sådan placerer du QR-koder ved kontrolpunkter

QR-koder dannes pr. anlæg og pr. type tjek fra anlæggets fane QR-koder. Print koden som plakat eller kompakt etiket, og sæt den op ved det fysiske kontrolpunkt. Fordi koden er knyttet til både anlægget og typen af tjek, registrerer en scanning altid den rigtige slags runde; en rengøringskode kan ikke forveksles med en vagtregistrering.

Tip: Kræver et anlæg vagtrunde flere fysiske steder, så sæt den samme vagtrunde-kode (eller flere udprint af den) op ved hvert punkt. Flowtly registrerer hver scanning uafhængigt med sit eget tidsstempel, så du kan se hele rutens historik.

Eksempler på brug

• Bekræfte, at et vagthold har gennemført sin rute, ved at lade dem scanne særskilte QR-koder ved strategiske kontrolpunkter rundt i en ejendom, så planen overholdes.
• Følge, at rengøringen af bestemte zoner eller lokaler i en bygning bliver gennemført til tiden, ved at kræve, at rengøringspersonalet scanner tildelte QR-koder, når arbejdet i hvert område er færdigt.
• Følge tilbagevendende visuelle inspektioner af kritiske anlæg ved at opsætte en type tjek af slagsen "Vagtrunde" og placere QR-koder ved hvert anlæg, så kontrollen sker regelmæssigt.