Servicerundor (bevaknings- och städkontroller)

Servicerundor låter dig följa återkommande kontroller på en tillgång, såsom bevakningsrundor och städpass. Verifieringen sker genom att skanna en QR-kod vid varje kontrollpunkt. Flowtly jämför tidsstämplarna från personalens skanningar med det förväntade schemat och visar varje rundas status: i tid, försenad, delvis skannad eller utebliven.

Var du hittar det: gå till Drift → Servicerundor i menyn (rutten /operations/checks). Det är en egen sida och inte en flik på en tillgångs detaljsida.

Typer av kontroll

Varje tillgång kan konfigureras med flera typer av kontroll, var och en som en egen flik. De två inbyggda typerna är:

Bevakning — säkerhetsrundor längs en fastställd rutt, avsedda att bekräfta att ett utrymme är säkrat med jämna intervall.
Städ — städpass som bekräftar att ett utrymme eller föremål har skötts enligt schemat.

Varje kontrolltyp är fristående och håller sitt eget förväntade schema, sin egen tolerans och sin egen skanningshistorik.

Ställa in ett schema

För varje kontrolltyp anger du följande:

Förväntade tider — den eller de tidpunkter på dygnet då en runda ska vara klar (till exempel 06:00, 14:00 och 22:00 för bevakning i tre skift). Du kan lägga till så många förväntade tider som schemat kräver.
Tolerans — antalet minuter efter den förväntade tiden under vilka en skanning fortfarande räknas som i tid. En skanning inom toleransen markeras som utförd; en senare skanning som försenad; en skanning som aldrig kommer som utebliven.

Så verifierar en skanning en runda

För att verifiera en runda måste en QR-kod av motsvarande typ (bevakning eller städ) sitta vid kontrollpunkten. Den kan sitta på själva tillgången, på en vägg intill, eller på vilken plats som helst som bekräftar att medarbetaren varit fysiskt på stället. När en medarbetare skannar koden med sin telefon registrerar Flowtly omedelbart ett besök med tidsstämpel, utan ytterligare steg.

Flowtly matchar sedan varje registrerad skanning mot närmaste förväntade tid för den kontrolltypen och tilldelar en av fyra statusar:

Utförd — alla kontrollpunkter i rundan skannades före eller inom toleransen för den förväntade tiden.
Utförd sent — alla kontrollpunkter skannades, men minst en skanning kom efter att toleransen stängt.
Delvis — rundan skannades, men bara några av de begärda kontrollpunkterna registrerades innan toleransen stängde.
Utebliven — ingen skanning registrerades för en förväntad tid, och dess tolerans har passerat.

Varje besök registrerar också vilken användare som utförde skanningen, vilket ger ett spår med namn.

Så läser du genomförandevyn

Gå till Drift → Servicerundor för att se genomförandestatus för varje kontrolltyp. Vyn visar:

Utförd — rundor som slutförts inom det förväntade fönstret, med skanningstid och medarbetarens namn.
Utförd sent — rundor där alla kontrollpunkter skannats men minst en kom efter toleransen; både den faktiska och den förväntade tiden visas så att förseningen framgår.
Delvis — rundor där bara några kontrollpunkter skannats inom fönstret; vyn anger vilka som registrerats och vilka som inte har det.
Utebliven — förväntade rundor där ingen skanning någonsin registrerats.

Du kan filtrera vyn på datumintervall för att gå igenom en dag, en vecka eller en längre period. Sammanfattningen högst upp visar den samlade genomförandegraden för valt intervall.

Placera QR-koder vid kontrollpunkter

QR-koder skapas per tillgång och per kontrolltyp från tillgångens flik QR-koder. Skriv ut koden som affisch eller kompakt etikett och sätt upp den vid den fysiska kontrollpunkten. Eftersom koden är kopplad till både tillgången och kontrolltypen registrerar en skanning alltid rätt slags runda; en städkod kan inte förväxlas med en bevakningsregistrering.

Tips: kräver en tillgång bevakning på flera fysiska platser, sätt upp samma bevakningskod (eller flera utskrifter av den) vid varje punkt. Flowtly registrerar varje skanning fristående med egen tidsstämpel, så att du kan se hela ruttens historik.

Exempel på användning

Bekräfta att ett säkerhetsteam gått sin rutt genom att låta det skanna egna QR-koder vid strategiska kontrollpunkter i en fastighet, så att schemat följs.
Följa att städningen av bestämda zoner eller rum i en byggnad blir klar i tid, genom att kräva att städpersonalen skannar utsedda QR-koder när arbetet i varje område är färdigt.
Följa återkommande visuella inspektioner av kritiska tillgångar genom att konfigurera en kontrolltyp "Bevakning" och placera QR-koder vid varje tillgång, så att kontrollen sker regelbundet.