Vem innehar en resurs

Två listor svarar på frågan om vem som har vad. Fliken Tillgångar innehåller inventariet över alla resurser i din organisation och anger vem som innehar var och en. Fliken Reservationer listar de reservationer som tillhör dig, med den period varje reservation täcker.

Läsa innehavarkolumnen

Varje rad i fliken Tillgångar visar den person eller det projekt som för tillfället innehar resursen, bredvid en färgad initial som behåller samma färg för samma innehavare i alla rader. Namnet visas oavsett ursprunget för tilldelningen — om det är en bokning som någon gjort själv eller en tilldelning som en chef gjort för deras räkning.

En resurs som ingen innehar visas som Ledig.

Resurser som inte kan bokas

En resurs kan stängas för bokningar, vilket håller den borta från reservationsvyerna så att anställda inte kan boka den. Dessa resurser är märkta som Ej reserverbar, och var den märkningen visas beror på om någon innehar resursen:

• En ledig resurs visar Ej reserverbar på egen hand.
• En innehavd resurs visar innehavarens namn först, med Ej reserverbar nedanför som sekundär text.

Att vara stängd för bokningar är inte detsamma som att inte vara tilldelad. Utrustning som utfärdats för lång tid — en bärbar dator given till en anställd, ett fordon tilldelat en plats — hålls ofta medvetet utanför bokningsskärmarna samtidigt som den fortfarande tillhör någon. Fliken Tillgångar anger den personen oavsett, så att inventariet förblir läsbart som ett register över vem som har vad.

Om en stor del av dina innehavda resurser är märkta som Ej reserverbar är det värt att bekräfta att detta är avsiktligt snarare än en kvarleva av hur de importerades.

Serienummer

När en organisation äger flera enheter av samma modell säger resursnamnet ensamt inte vilken fysisk enhet en reservation avser. Serienumret gör det, och det visas som en bildtext under resursnamnet med etiketten Serienummer. Det visas på skrivbordsraderna och mobilkorten i listan Reservationer, och i bokningsdetaljerna.

Serienummer är ett organisationsövergripande alternativ och är dolda som standard. En användare med rollen fastighetsansvarig aktiverar dem under Inställningar → Avancerat → Tillgångsinställningar; se Tillgångsinställningar. Alternativet styr alla reservationsytor på en gång, så serienummer visas antingen överallt eller ingenstans.

Reservationer utan slutdatum

Vissa resurser tilldelas utan slutdatum — ett permanent skrivbord eller en bärbar dator som utfärdas så länge någon behöver den. Kolumnen Reservation till visar oändlighetssymbolen för dessa istället för ett datum, eftersom det inte finns något slutdatum att visa.

En öppen reservation löper inte ut. Den stannar i listan Reservationer, och resursen fortsätter att namnge sin innehavare i fliken Tillgångar, så länge tilldelningen gäller, oavsett hur länge sedan den påbörjades. Resursen frigörs först när reservationen avbokas eller resursen tilldelas om.

Exempel på användningsfall

• Spåra en enhet: Kontrollera fliken Tillgångar för att hitta vem som innehar en viss bärbar dator innan en ersättare köps.
• Granska långtidsutrustning: Granska resurserna som är innehavda men stängda för bokningar, och bekräfta att var och en är registrerad hos rätt person.
• Särskilja identiska enheter: Läs serienumret under resursnamnet för att bekräfta vilken av flera identiska dockningsstationer som är reserverad för dig.
• Bekräfta en permanent tilldelning: Se oändlighetssymbolen i kolumnen Reservation till och veta att skrivbordet inte kommer att försvinna från listan.