Wie heeft een middel

Twee lijsten beantwoorden de vraag wie wat heeft. Het tabblad Activa bevat het inventaris van alle middelen in uw organisatie en geeft aan wie elk middel op dit moment heeft. Het tabblad Reserveringen toont de reserveringen die bij u horen, met de periode die elke reservering dekt.

De houderkolom lezen

Elke rij in het tabblad Activa toont de persoon of het project dat het middel momenteel heeft, naast een gekleurd initiaal dat voor dezelfde houder in alle rijen dezelfde kleur behoudt. De naam verschijnt ongeacht de herkomst van de toewijzing — of het nu een reservering is die iemand zelf heeft gedaan of een toewijzing die een beheerder namens hen heeft gedaan.

Een middel dat niemand heeft, wordt weergegeven als Vrij.

Middelen die niet gereserveerd kunnen worden

Een middel kan worden gesloten voor reserveringen, waardoor het uit de reserveringsoverzichten verdwijnt zodat medewerkers het niet kunnen reserveren. Deze middelen zijn gelabeld als Niet reserveerbaar, en de positie van dit label hangt af van of iemand het middel heeft:

• Een vrij middel toont Niet reserveerbaar alleen.
• Een bezet middel toont eerst de naam van de houder, met Niet reserveerbaar daaronder als secundaire tekst.

Gesloten zijn voor reserveringen is niet hetzelfde als niet toegewezen zijn. Apparatuur die voor langere termijn is uitgegeven — een laptop aan een medewerker, een voertuig toegewezen aan een locatie — wordt vaak bewust buiten de reserveringsschermen gehouden terwijl het nog bij iemand hoort. Het tabblad Activa toont die persoon hoe dan ook, zodat het inventaris leesbaar blijft als overzicht van wie wat heeft.

Als een groot deel van uw bezette middelen is gemarkeerd als Niet reserveerbaar, is het de moeite waard om te bevestigen dat dit opzettelijk is en niet een overblijfsel van hoe ze zijn geïmporteerd.

Serienummers

Wanneer een organisatie meerdere eenheden van hetzelfde model heeft, zegt de naam van het middel alleen niet welke fysieke eenheid een reservering dekt. Het serienummer doet dat wel, en het wordt weergegeven als bijschrift onder de naam van het middel, gelabeld Serienummer. Het verschijnt in de desktopweergave en de mobiele kaarten van de lijst Reserveringen, en in de reserveringsdetails.

Serienummers zijn een organisatiebrede optie en zijn standaard verborgen. Een gebruiker met de rol vastgoedbeheerder schakelt ze in onder Instellingen → Geavanceerd → Activa-instellingen; zie Activa-instellingen. De optie geldt voor alle reserveringsoverzichten tegelijk, zodat serienummers overal worden weergegeven of nergens.

Reserveringen zonder einddatum

Sommige middelen worden toegewezen zonder einddatum — een permanent bureau of een laptop die is uitgegeven zolang iemand het nodig heeft. De kolom Reservering tot toont het oneindigheidssymbool voor deze gevallen in plaats van een datum, omdat er geen einddatum is om weer te geven.

Een open reservering verloopt niet. Ze blijft in de lijst Reserveringen, en het middel blijft zijn houder vermelden in het tabblad Activa, zolang de toewijzing geldt, ongeacht hoe lang geleden die is begonnen. Het middel wordt pas vrijgegeven wanneer de reservering wordt geannuleerd of het middel opnieuw wordt toegewezen.

Voorbeeldgebruiksscenario's

• Een apparaat opsporen: In het tabblad Activa nakijken wie een bepaalde laptop heeft voordat er een vervanging wordt gekocht.
• Langetermijnapparatuur controleren: De middelen bekijken die bezet maar gesloten voor reserveringen zijn, en bevestigen dat elk bij de juiste persoon is geregistreerd.
• Identieke eenheden van elkaar onderscheiden: Het serienummer onder de naam van het middel lezen om te bevestigen welke van meerdere identieke dockingstations voor u is gereserveerd.
• Een permanente toewijzing bevestigen: Het oneindigheidssymbool in de kolom Reservering tot zien en weten dat het bureau niet van de lijst zal verdwijnen.