QR-codes voor bedrijfsmiddelen

Met QR-codes voor bedrijfsmiddelen print je voor elk bedrijfsmiddel een QR-code met je eigen huisstijl, zodat iedereen die ernaast staat met één scan kan handelen — een probleem melden, een bewakingsronde vastleggen of een schoonmaakronde vastleggen — zonder in de app de juiste plek te hoeven zoeken. Elke scan is gekoppeld aan precies dat bedrijfsmiddel, dus meldingen komen in de juiste lijst terecht en bewakings- en schoonmaakrondes worden automatisch vastgelegd.

Elk bedrijfsmiddel kan drie soorten codes opleveren. Een code Een probleem melden opent een kort formulier om het probleem te beschrijven en foto's toe te voegen, en maakt een taak aan in het organisatieproject "Problemen met bedrijfsmiddelen", gekoppeld aan dat middel. Een code Bewakingsronde vergt geen enkele handeling: de scan legt simpelweg een bezoek met tijdstip vast en bouwt zo een spoor op van wie het middel wanneer heeft gecontroleerd. Een code Schoonmaak werkt op dezelfde manier en legt een schoonmaakronde voor het middel vast. Alle drie de codes dragen het logo van je organisatie en de naam, code en locatie van het bedrijfsmiddel op de geprinte poster of het label.

De code Een probleem melden heeft twee zichtbaarheidsstanden. Bij een interne code moet degene die scant in Flowtly zijn aangemeld, zodat de melding aan die medewerker wordt toegeschreven. Een openbare code kan door iedereen worden gescand en ingediend, helemaal zonder aanmelding — handig voor gedeelde ruimtes, huurders of bezoekers — met de mogelijkheid een naam en e-mailadres achter te laten. Openbare inzendingen zijn beschermd met onzichtbare reCAPTCHA en een frequentielimiet om spam buiten te houden. Scans van een Bewakingsronde vergen nooit een aanmelding en worden direct vastgelegd, met een korte vertraging zodat een onbedoelde dubbele scan maar één bezoek oplevert.

Je beheert codes op het tabblad QR-codes van een bedrijfsmiddel, waar je elke code kunt genereren, een meldcode kunt omzetten tussen intern en openbaar, en het resultaat kunt bekijken. Van daaruit kun je Poster printen (een tafelstandaard met een grote code, de naam, code en locatie van het middel en een actiebadge) of Labels printen (een compact label met je huisstijl om veel middelen te taggen), en vervolgens printen of als PDF opslaan rechtstreeks vanuit je browser.

Voorbeelden van gebruik

• Openbaar melden van problemen: plak een openbare code "Een probleem melden" op een beamer in een vergaderruimte of een printer in de hal, zodat elke collega, huurder of bezoeker in seconden een storing kan melden — zonder account — en de melding in het project Problemen met bedrijfsmiddelen belandt, gekoppeld aan precies dat middel.
• Meldingen op naam: houd codes intern waar je wilt dat elke melding aan een medewerker met naam is gekoppeld, zodat verantwoordelijkheid en opvolging duidelijk zijn.
• Bewakingsrondes: plaats codes voor Bewakingsronde langs de route van een beveiliger; elke scan legt een bezoek met tijdstip vast en levert een aantoonbaar bewijs dat de ronde is gelopen.
• Fotobewijs: laat melders foto's van het probleem toevoegen (camera eerst op mobiel), zodat het onderhoud de storing ziet voordat ze aankomen.
• Massaal taggen: gebruik Labels printen om in één keer een hele vloot bedrijfsmiddelen te taggen vanaf één A4-vel, waarbij elk label zijn eigen scanbare code en middelgegevens draagt.

Hoe een scan werkt

• Elke geprinte code verwijst naar een korte link, https://workspace.flowtly.eu/s/<organisatie>/<token>, die een schermvullende scanpagina opent, gemaakt voor mobiel.
• Een probleem melden (openbaar): degene die scant ziet het bedrijfsmiddel, vult in wat er mis is (en optioneel naam, e-mailadres en foto's) en dient in — waarmee een taak wordt aangemaakt zonder aanmelding.
• Een probleem melden (intern): een anonieme scan toont het verzoek om aan te melden om te kunnen melden; zodra dat gebeurd is, wordt de melding aan die medewerker toegeschreven.
• Bewakingsronde: het bezoek wordt vastgelegd zodra de pagina opent, met een bevestiging en tijdstip; herhaalde scans binnen een minuut worden samengevoegd.