Códigos QR de ativos

Os códigos QR de ativos permitem imprimir um código QR com a sua marca para qualquer ativo, para que quem esteja ao lado possa agir com uma única leitura — comunicar um problema, registar uma ronda de segurança ou registar uma ronda de limpeza — sem ter de procurar o local certo na aplicação. Cada leitura está ligada ao ativo exato, pelo que as comunicações vão para a lista correta e as rondas de segurança e de limpeza ficam registadas automaticamente.

Cada ativo pode produzir três tipos de código. Um código Comunicar um problema abre um formulário breve para descrever a avaria e anexar fotografias, criando uma tarefa no projeto «Problemas de ativos» da organização, ligada a esse ativo. Um código Ronda de segurança não exige qualquer toque: a leitura regista simplesmente uma passagem com data e hora, construindo um rasto de quem verificou o ativo e quando. Um código Limpeza funciona da mesma forma, registando uma ronda de limpeza para o ativo. Os três códigos apresentam o logótipo da sua organização e o nome, o código e a localização do ativo no cartaz ou na etiqueta impressos.

O código Comunicar um problema tem dois modos de visibilidade. Um código interno exige que quem faz a leitura tenha sessão iniciada no Flowtly, para que a comunicação seja atribuída a esse colaborador. Um código público pode ser lido e submetido por qualquer pessoa sem qualquer sessão — útil para espaços partilhados, inquilinos ou visitantes — com a opção de deixar nome e e-mail. As submissões públicas estão protegidas por reCAPTCHA invisível e por um limite de frequência para travar spam. As leituras de Ronda de segurança nunca exigem sessão e são registadas de imediato, com um pequeno atraso técnico para que uma leitura dupla acidental registe apenas uma passagem.

Os códigos gerem-se no separador Códigos QR do ativo, onde pode gerar cada código, alternar um código de comunicação entre interno e público e pré-visualizar o resultado. A partir daí pode Imprimir cartaz (um cartão de mesa com um código grande, o nome, o código e a localização do ativo e um selo de ação) ou Imprimir etiquetas (uma etiqueta compacta e personalizável para identificar muitos ativos), e depois imprimir ou guardar em PDF diretamente do navegador.

Exemplos de utilização

• Comunicação pública de problemas: cole um código público «Comunicar um problema» no projetor de uma sala de reuniões ou na impressora da entrada, para que qualquer colega, inquilino ou visitante possa sinalizar uma avaria em segundos — sem conta — e a comunicação chegue ao projeto Problemas de ativos ligado a esse ativo em concreto.
• Comunicações internas atribuídas: mantenha os códigos internos onde quiser que cada comunicação fique ligada a um colaborador identificado, para que a responsabilidade e o seguimento sejam claros.
• Rondas de segurança: coloque códigos de Ronda de segurança ao longo do percurso do vigilante; cada leitura regista uma passagem com data e hora, produzindo uma prova verificável de que a ronda foi cumprida.
• Prova fotográfica: permita que quem comunica anexe fotografias do problema (câmara em primeiro plano no telemóvel), para que a manutenção veja a avaria antes de chegar.
• Identificação em massa: use Imprimir etiquetas para identificar de uma só vez todo um conjunto de ativos a partir de uma única folha A4, com cada etiqueta a levar o seu próprio código legível e os dados do ativo.

Como funciona uma leitura

• Cada código impresso aponta para um link curto, https://workspace.flowtly.eu/s/<organizacao>/<token>, que abre uma página de leitura em ecrã inteiro, pensada para telemóvel.
• Comunicar um problema (público): quem faz a leitura vê o ativo, indica o que está mal (e, opcionalmente, nome, e-mail e fotografias) e submete — criando uma tarefa sem qualquer sessão.
• Comunicar um problema (interno): uma leitura anónima mostra o convite a iniciar sessão para comunicar; feito isso, a comunicação é atribuída a esse colaborador.
• Ronda de segurança: a passagem é registada no momento em que a página abre, com confirmação e data e hora; leituras repetidas no espaço de um minuto são unificadas.