Códigos QR de activos

Los códigos QR de activos te permiten imprimir un código QR con la imagen de tu marca para cualquier activo, de modo que quien esté junto a él pueda actuar con un solo escaneo — informar de un problema, registrar una ronda de vigilancia o registrar una ronda de limpieza — sin buscar el lugar correcto en la aplicación. Cada escaneo queda ligado al activo exacto, así que las incidencias llegan a la lista correcta y las rondas de vigilancia y limpieza se registran automáticamente.

Cada activo puede generar tres tipos de código. Un código Informar de un problema abre un formulario breve para describir la incidencia y adjuntar fotos, y crea una tarea en el proyecto «Incidencias de activos» de la organización, vinculada a ese activo. Un código Ronda de vigilancia no requiere ninguna acción: al escanearlo se registra la visita con su fecha y hora, lo que va construyendo un rastro de auditoría de quién revisó el activo y cuándo. Un código Limpieza funciona igual y registra una ronda de limpieza del activo. Los tres códigos llevan el logotipo de tu organización y el nombre, el código y la ubicación del activo en el cartel o la etiqueta impresos.

El código Informar de un problema tiene dos modos de visibilidad. Un código interno exige que quien escanea haya iniciado sesión en Flowtly, de forma que el aviso quede atribuido a ese empleado. Un código público puede escanearlo y enviarlo cualquiera sin ningún inicio de sesión — útil para espacios compartidos, inquilinos o visitantes —, con la opción de dejar un nombre y un correo electrónico. Los envíos públicos están protegidos con reCAPTCHA invisible y limitación de frecuencia para frenar el spam. Los escaneos de ronda de vigilancia nunca exigen iniciar sesión y se registran de inmediato, con una breve espera para que un doble escaneo accidental registre solo una visita.

Los códigos se gestionan desde la pestaña Códigos QR de un activo, donde puedes generar cada código, cambiar un código de aviso entre interno y público, y ver una vista previa del resultado con tu marca. Desde ahí puedes imprimir un cartel (una hoja tipo expositor de mesa con un código grande, el nombre, el código y la ubicación del activo, y una insignia de acción) o imprimir etiquetas (una etiqueta compacta y personalizable para marcar muchos activos), y luego imprimir o guardar en PDF directamente desde el navegador.

Casos de uso de ejemplo

• Aviso público de incidencias: pega un código público «Informar de un problema» en el proyector de una sala de reuniones o en la impresora del vestíbulo, para que cualquier compañero, inquilino o visitante pueda señalar una avería en segundos — sin necesidad de cuenta — y el aviso llegue al proyecto Incidencias de activos vinculado a ese activo exacto.
• Avisos internos atribuidos: mantén los códigos internos allí donde quieras que cada aviso quede ligado a un empleado concreto, para que la responsabilidad y el seguimiento estén claros.
• Rondas de vigilancia: coloca códigos de ronda de vigilancia a lo largo del recorrido del vigilante; cada escaneo registra una visita con fecha y hora, lo que produce un registro verificable de que la ronda se completó.
• Pruebas fotográficas: permite que quien informa adjunte fotos del problema (con la cámara en primer plano en el móvil), para que mantenimiento vea la incidencia antes de llegar.
• Etiquetado masivo: usa «Imprimir etiquetas» para marcar de una vez todo un conjunto de activos desde una sola hoja A4, con cada etiqueta llevando su propio código escaneable y los datos de su activo.

Cómo funciona un escaneo

• Cada código impreso apunta a un enlace corto, https://workspace.flowtly.eu/s/<organizacion>/<token>, que abre una página de escaneo a pantalla completa, pensada para el móvil.
• Informar de un problema (público): quien escanea ve el activo, rellena qué ocurre (y, si quiere, un nombre, un correo y fotos) y envía, lo que crea una tarea sin necesidad de iniciar sesión.
• Informar de un problema (interno): un escaneo anónimo muestra un aviso de «inicia sesión para informar»; una vez dentro, el aviso queda atribuido a ese empleado.
• Ronda de vigilancia: la visita se registra en el momento en que se abre la página, con una confirmación y su fecha y hora; los escaneos repetidos en menos de un minuto se agrupan en uno.