Importar lecturas de contadores (Contadores)

La vista Contadores te permite incorporar a Flowtly todas las lecturas de contadores de suministros de un mes completo en un solo paso, en lugar de introducir cada lectura manualmente en cada activo. Sube la hoja de cálculo que tu equipo de instalaciones ya exporta (electricidad, agua, gas), confirma a qué contador pertenece cada fila y Flowtly guarda las lecturas, que luego alimentan automáticamente la asignación de costes.

Puedes importar desde un archivo Excel (la exportación de mantenimiento) o desde una foto o documento — una foto de un contador, una hoja de lecturas o incluso una factura de suministros (imagen o PDF).

Dónde encontrarlo: Operaciones → Activos → Contadores. Si no ves Contadores, un administrador debe habilitar los contadores de suministros en la configuración de activos de la organización.

Antes de empezar

• Ten preparada la exportación mensual como archivo .xlsx. Cada activo aparece como una fila de cabecera con el formato -> [FA-2] Nombre del edificio, y cada contador debajo de él es una fila (nombre del dispositivo, lectura actual, variación respecto a la lectura anterior, unidad, fecha de lectura).
• Necesitas un rol que permita gestionar los contadores de activos.

Importar desde un archivo Excel

1. En la página Contadores, haz clic en Importar lecturas.
2. Mantén seleccionada la opción Excel.
3. Haz clic en Seleccionar archivo .xlsx y elige tu exportación. El nombre del archivo aparece una vez cargado.
4. Haz clic en Vista previa. Flowtly lee todas las filas y abre el paso de revisión.

El paso de revisión

Flowtly nunca importa a ciegas: primero confirmas cada lectura. Para cada fila verás:

• El selector de contador, rellenado previamente con la mejor coincidencia de Flowtly. Los contadores que ya has asociado antes (o cuyo código coincide con la exportación) se rellenan automáticamente. Si la sugerencia es incorrecta, abre el selector y busca el contador correcto.
• El valor, que puedes editar si la exportación contiene un error tipográfico.
• Una casilla de inclusión — desmarca cualquier fila que no quieras importar.

Un aviso en la parte superior te indica cuántas filas todavía no tienen contador seleccionado. Esas filas no se importarán hasta que selecciones un contador para ellas, por lo que conviene resolverlo antes de finalizar.

Consejo: Tus asociaciones de contadores se recuerdan. La próxima vez que importes, las filas que ya asociaste se sugieren automáticamente, así que la primera importación es la única en la que tienes que realizar el trabajo de asociación.

5. Cuando la tabla tenga el aspecto correcto, haz clic en Importar.

Flowtly guarda las lecturas y muestra un breve informe: cuántas se han creado, cuántas se han omitido (ya existía una lectura para ese contador y esa fecha, o el mismo contador y fecha aparecían dos veces en el archivo), y las filas que no ha podido ubicar.

Importar desde una foto o documento

La opción Foto extrae los valores de los contadores de prácticamente cualquier documento, no solo de una hoja de cálculo ordenada. Puedes subir:

• una foto de un contador individual — pantalla digital/LCD o contador analógico de disco;
• una hoja o tabla de lecturas en cualquier formato o idioma (no tiene por qué ser la exportación de mantenimiento [FA-x]);
• una factura de suministros (imagen o PDF), donde Flowtly lee el índice actual del contador a partir del texto.

1. Haz clic en Importar lecturas y elige Foto.
2. Selecciona una foto o documento — toma una foto o elige una imagen o PDF desde tu dispositivo.
3. Flowtly extrae todas las lecturas que encuentre y las muestra en el mismo paso de revisión.
4. Confirma el contador para cada fila (selecciónalo donde no se haya rellenado automáticamente), comprueba el valor y haz clic en Importar.

Nota: Revisa siempre los valores antes de importar — la iluminación, los estilos de los contadores y el diseño de los documentos varían, por lo que la lectura automática es un punto de partida, no una garantía. Nada se guarda hasta que hagas clic en Importar, así que puedes probar con cualquier documento sin riesgo.

Cómo funciona la coincidencia

Cuando haces clic en Vista previa, Flowtly intenta sugerir un contador para cada fila en este orden:

1. Una asociación que confirmaste anteriormente — una vez que asocias una fila de exportación a un contador, esa elección se reutiliza la próxima vez.
2. La etiqueta de referencia del contador — si tus contadores ya están etiquetados con el identificador de la exportación (cabecera de activo + nombre del contador), coinciden de inmediato.
3. Código de activo + nombre del contador — para organizaciones cuyos activos llevan el código [FA-x] utilizado en la exportación.

Si ninguno de estos criterios coincide, la fila aparece sin asignar y tú eliges el contador manualmente. Esa elección queda guardada para el futuro.

Una etiqueta de referencia identifica un contador solo cuando exactamente un contador activo la tiene. Cuando el mismo tag lo tienen dos o más contadores activos, Flowtly no puede determinar a cuál pertenece la fila — la deja sin asignar en lugar de elegir uno, y la fila se cuenta en el aviso de filas sin contador seleccionado. Elige el contador correcto en el selector y esa elección se recuerda, aunque conviene corregir los tags para que las importaciones posteriores coincidan sin ayuda.

Un contador desactivado nunca bloquea una coincidencia. Si un tag es compartido entre un contador activo y uno o más retirados, el contador activo es la coincidencia.

Mantener los ID externos únicos

El ID externo de un contador es la etiqueta de referencia utilizada para la coincidencia, y cada uno pertenece a un único contador activo dentro de una organización. Si introduces un ID externo en un contador nuevo, o lo cambias en uno existente, mientras otro contador activo ya tiene ese valor, Flowtly rechaza el cambio e indica el contador que ya lo usa, para que puedas registrar las lecturas en ese contador en lugar de crear uno segundo para el mismo dispositivo.

Los contadores que no están activos quedan exentos. Desmarcar la casilla El contador está activo en un contador que has retirado libera su ID externo, de modo que el contador que reemplaza a un dispositivo físico puede llevar el mismo tag y seguir coincidiendo con las mismas filas de tu exportación. Un contador sin ID externo tampoco se ve afectado: el valor solo debe ser único cuando está establecido.

Protección contra duplicados

Puedes volver a ejecutar una importación sin problema. Flowtly omite cualquier lectura que ya exista para el mismo contador y la misma fecha, y también omite las filas repetidas dentro de un mismo archivo; así que importar el mismo mes dos veces nunca genera duplicados.

Revisar un contador individual

Haz clic en cualquier fila de la lista Contadores para abrir el panel de detalle de ese contador. Muestra:

• un resumen — la última lectura, el consumo del último período y el total del período;
• un gráfico de consumo — una barra por período, para que puedas ver la evolución del uso mes a mes;
• el historial de lecturas completo (solo lectura) — cada lectura con su fecha, valor, consumo del período, tipo y origen.

Esta es la forma más rápida de detectar una lectura anómala o comprobar la tendencia de un contador sin salir de la página Contadores.

Qué ocurre a continuación

Las lecturas importadas aparecen en la lista Contadores y en el historial de contadores de cada activo, y alimentan la asignación de costes de suministros existente (consumo × precio, distribuido entre los inquilinos según la cascada de contadores del activo). No es necesario ningún paso adicional.