Faturação de inquilinos e vendas por metro quadrado
Os inquilinos de espaços comerciais pagam muitas vezes uma renda que depende do que vendem, pelo que o Flowtly permite registar as vendas mensais de cada inquilino e compará-las em todo o centro. Fazem-no dois ecrãs: um para introduzir os valores e outro para os comparar.
Estes valores servem para relatórios. Não se fatura nada a partir deles.
A interface do Flowtly não está disponível em português, pelo que as entradas de menu e os botões estão em inglês em todo o produto — não apenas neste ecrã. Por isso os textos ingleses são indicados abaixo exatamente como aparecem no ecrã.
Quem pode ver os ecrãs
Ambos aparecem apenas quando as funcionalidades de gestão imobiliária estão ativas na sua organização. Se estiverem desativadas, as entradas de menu não existem.
Para ler os valores é necessário o papel contracts viewer. Para os introduzir e guardar, contracts manager.
Onde encontrá-los
No menu principal, em Operations:
- Tenant turnover - a grelha de introdução.
- Turnover comparison - os dois gráficos.
Ficam lado a lado nesse grupo do menu. A comparação não é um separador dentro da grelha.
Introduzir valores mensais
Tenant turnover mostra uma grelha com uma linha por inquilino e uma coluna por mês. Cada célula contém as vendas desse inquilino nesse mês.
Os valores são introduzidos pela sua equipa. Os inquilinos não os declaram.
- Escolha o período com From e To. A grelha abre no ano em curso, de janeiro ao mês atual.
- As linhas começam por ser os inquilinos que já têm algum valor no período. Para registar um valor de um inquilino que nunca declarou, use Add a tenant e selecione-o.
- Escreva os valores diretamente nas células. Tanto a vírgula como o ponto funcionam como separador decimal.
- Save figures escreve toda a grelha de uma só vez.
Só são enviadas as células que alterou. Guardar é tudo ou nada: se um único valor for recusado, não se escreve absolutamente nada e o ecrã di-lo. Quando funciona, é indicado quantos valores foram acrescentados e quantos atualizados.
Uma célula vazia não é um zero
É a distinção a acertar, e os dois ecrãs mantêm-na em todos os pontos.
- Uma célula vazia significa que ninguém declarou um valor para aquele inquilino e aquele mês.
- Um 0 significa que o inquilino declarou e o valor foi zero: a loja não vendeu nada nesse mês.
São duas afirmações diferentes. Ler um vazio como um zero leva a ordenar mal os inquilinos. Deixar uma
célula vazia nunca registra um zero, e escrever 0 registra um valor real.
Moeda
Cada valor tem uma moeda e é obrigatória. A grelha escreve os novos valores na moeda que os valores existentes já usam, para que os montantes fiquem na moeda do inquilino.
Se nada no período tiver ainda moeda, a gravação para e pede que registe primeiro um valor com moeda. Esse valor fixa então a moeda para o resto da grelha.
Se a gravação não passar
| o ecrã diz | o que aconteceu |
|---|---|
| One of the figures is not a number | Uma célula contém algo que não se lê como montante. Corrija e guarde de novo. |
| The figures were rejected before anything was written | Uma verificação recusou uma das linhas. Nada foi guardado. |
| The figures could not be saved | A própria gravação falhou. Nada foi escrito. |
| No currency is set for these figures yet | Ver Moeda acima. |
Comparar inquilinos
Turnover comparison desenha dois gráficos sobre um período escolhido com os mesmos campos From e To.
Escolha no máximo 36 meses. Um intervalo mais largo é recusado e o ecrã indica quantos meses pediu. Se o mês inicial for posterior ao final, di-lo e não desenha nada.
Turnover by month
Uma linha por inquilino ao longo dos meses do período.
- Uma interrupção na linha é um mês que não foi declarado.
- Um zero declarado é desenhado em zero.
É a mesma distinção da grelha, em imagem: uma falha e um zero parecem diferentes porque significam coisas diferentes.
Sales per m²
Uma barra por inquilino: a sua faturação dividida pela área que os seus contratos de arrendamento cobrem, em média sobre os meses declarados. Os inquilinos são ordenados do mais alto, pelo que o gráfico se lê como uma classificação.
A média cobre apenas os meses em que o inquilino tem realmente um valor, pelo que uma barra construída com um único mês não é uma tendência.
Quando um inquilino não tem vendas por m²
Um valor por metro quadrado pode faltar com razão, e o ecrã indica sempre qual das duas razões se aplica. Em Tenants with no sales per m² há uma linha por inquilino:
- Um contrato em vigor não tem área registada, pelo que a faturação não pode ser dividida. Nesta pode agir: registe a área no contrato e o inquilino entra na comparação.
- Nenhum contrato estava em vigor nos meses declarados, pelo que não há área por que dividir. Normalmente significa que um valor foi introduzido para um mês fora do arrendamento, o que vale a pena verificar.
Nenhum dos casos é desenhado como zero. Um inquilino sem qualquer valor por metro quadrado continua a aparecer em Turnover by month: declarou faturação, e é isso que o gráfico mostra.
Se nenhum inquilino do período tiver simultaneamente um valor e uma área registada, o gráfico por metro quadrado di-lo em vez de mostrar uma moldura vazia.
Valores em mais de uma moeda
Os gráficos não convertem moedas. Se o período contiver valores em mais de uma, o ecrã nomeia-as e avisa que os inquilinos não podem ser comparados diretamente: 100 RON não são 100 EUR, e um gráfico de barras convidaria precisamente a essa comparação.