Configurar a sua empresa no Flowtly

Defina os formatos, a moeda predefinida, os dados de faturação, o formato do nome das faturas e os grupos de permissões antes de convidar a sua equipa.

Primeiros passosIniciante10 minutosDia 1 de 30

Temas:Primeiros passos

Antes de começar

A sua organização já existe. Antes de convidar alguém, defina os dados que todos e todas as faturas vão partilhar: idioma e formatos, a moeda predefinida, os dados de faturação e o número de identificação fiscal da empresa, a forma como as faturas são nomeadas e os grupos de permissões a que as pessoas vão pertencer.

Tudo isto está em Settings e é guardado um campo de cada vez, por isso pode parar e voltar mais tarde. As páginas da organização e da faturação só abrem para administradores.

O que terá no final

A sua organização tem os formatos, a moeda predefinida, os dados de faturação, o formato do nome das faturas e os grupos de permissões definidos, pronta para a sua equipa.

O que precisa

  • Acesso de administrador à organização.
  • A denominação legal, a morada, o número de identificação fiscal e o número de telefone da sua empresa, tal como devem aparecer nas faturas.
  • A principal moeda em que fatura e uma ideia aproximada das funções que as pessoas vão ter.

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Passo a passo

Conclua o fluxo

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    Abrir Settings

    Abra Settings no menu lateral. A página mostra o nome da sua organização e agrupa os mosaicos em separadores: Workspace, People, Finance & Business, Advanced e Administration. Cada mosaico abre uma página de definições. Só vê os separadores e mosaicos que as suas permissões permitem, e um administrador vê todos.

    Dicas

    • Settings abre no primeiro separador que a sua função pode ver.
    • Billing rates, no separador Advanced, contém preços predefinidos para atributos. Pode deixá-lo para quando tiver atributos a que atribuir preço.
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    Escolher idioma, formatos e moeda

    No separador Administration, clique em Organization. Abre-se a página Organization settings. Em Localization & formats, defina UI language, Date format, Amount format e Company default currency. Quando altera um valor, aparece um botão Save para ele. Clique nele para guardar essa definição, e uma mensagem de sucesso confirma-o.

    Dicas

    • Company default currency lista apenas as moedas adicionadas à sua organização. Se a sua não constar, abra Settings → Finance & Business → Currencies, clique em Add currency e escolha-a.
    • Estas definições aplicam-se a todo o espaço de trabalho, por isso escolha os formatos que a maioria da sua equipa espera.
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    Preencher o perfil da empresa e a semana de trabalho

    Permaneça em Organization settings. Em Organization profile, introduza o Short name of company e adicione o seu logótipo em Organization logo URL, clicando em Upload ou escrevendo o endereço da imagem. Em Fiscal calendar, selecione os Company working days e defina a Company start date.

    Dicas

    • Se o endereço do logótipo não for um endereço web válido, o campo mostra um erro e o respetivo botão Save permanece oculto.
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    Introduzir os dados de faturação e o número de identificação fiscal

    Volte a Settings, abra o separador Finance & Business e clique em Invoicing settings. O cartão Billing data contém os dados do vendedor que os seus clientes veem nas faturas. Preencha Company tax identification number, Organization billing name, Organization billing street, Organization billing postal code, Organization billing city, Organization billing country e Organization billing phone number. Guarde cada campo à medida que avança.

    Dicas

    • Defina Organization billing country logo no início. A lista Default VAT rate mais abaixo nesta página depende dele.
    • Use a denominação legal e a morada exatamente como devem constar numa fatura.
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    Definir o formato do nome das faturas e o IVA predefinido

    Na mesma página, encontre Invoice format & payment terms. Introduza o Invoice name format que as suas faturas devem seguir e clique em Save. Depois, em Invoice defaults, escolha uma Default VAT rate para novas faturas. A alteração fica guardada assim que a escolhe.

    Dicas

    • Combine o formato do nome das faturas com o seu contabilista antes de emitir a primeira fatura.
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    Criar grupos de permissões

    Abra Settings → People → Permission groups. Um grupo de permissões é um conjunto reutilizável de permissões que atribui a pessoas. Enquanto não tiver grupos, a página oferece Quick start with a preset. Clique num preset para abrir Create Permission Group com o nome, a descrição e as permissões preenchidos, ajuste-os e clique em Create group. Para criar o seu de raiz, clique em Create group no topo da página.

    Dicas

    • Editar um grupo altera de imediato o que os seus membros podem fazer, para todos os membros.
    • O preset Business owner é um administrador total. Reserve-o para as pessoas que gerem as definições e a faturação.
    • Depois de ter grupos, os restantes presets aparecem em Add another preset.

Concluído!

A sua empresa está configurada. A seguir, adicione o primeiro membro da equipa e atribua-lhe um dos grupos de permissões que acabou de criar.

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