Registrar la factura como enviada

Equipo editorial de Flowtly5 min

No todas las facturas salen a través de Flowtly. Puede que envíes una desde tu propio buzón, la mandes por correo postal o la entregues en una reunión. "Marcar como enviada" deja constancia de esa entrega, de modo que la factura se trate como cualquier otra factura enviada en lugar de seguir esperando un envío que ya ocurrió.

Registrar una entrega no envía nada. No se genera ningún PDF, ningún correo sale de Flowtly y no se envía nada a KSeF ni a ningún otro canal de facturación electrónica. Solo se registra una entrega que ocurrió en otro sitio.

Antes de empezar

  • Necesitas el rol de gestor de facturas. El mismo rol puede deshacer el registro.
  • La factura debe estar emitida y pendiente de pago. Un borrador no puede registrarse como enviado: emítelo primero.
  • Una factura que Flowtly ya envió, o que ya se registró como enviada una vez, no puede volver a registrarse.

Registrar la entrega

  1. En la lista de facturas, haz clic en el botón "Más opciones" de la fila de la factura, o abre su vista previa.
  2. Selecciona "Marcar como enviada".
  3. Opcionalmente indica "Entregada el". Por defecto es hoy y no puede estar en el futuro.
  4. Opcionalmente añade una "Nota (opcional)" sobre cómo salió, por ejemplo enviada por correo desde el buzón de la oficina. Hasta 500 caracteres.
  5. Haz clic en "Registrar la entrega".

El estado de la factura pasa a Enviada, exactamente como si Flowtly la hubiera enviado por correo.

Se conservan ambas fechas: el día en que dices que se entregó y el día en que lo registraste. "Se envió el 29" y "se registró el 2" son hechos distintos, y el historial de la factura muestra los dos, junto con quién lo registró.

Qué cambia una vez registrada

  • Se reclama el pago de la factura: entra en las listas de vencidas y en los recordatorios de pago, que es la razón de registrar la entrega.
  • Aparece como Enviada en la lista de facturas.
  • A partir de ahora cuenta como emitida para las exportaciones de contabilidad y aparece en ellas.
  • Su historial muestra que la entrega se registró a mano y no la envió Flowtly por correo.

Deshacer una entrega registrada

Si la registraste por error:

  1. Abre la vista previa de la factura: el deshacer se ofrece ahí, no en la fila de la lista.
  2. Selecciona "Deshacer marcado como enviada".
  3. Opcionalmente indica un "Motivo (opcional)".
  4. Haz clic en "Deshacer el registro".

La factura vuelve a estar pendiente de entrega y deja de reclamarse el pago: sale de las listas de vencidas y no se envían más recordatorios.

La factura permanece en las exportaciones de contabilidad

Es intencionado, y es la parte que conviene entender antes de registrar nada.

Registrar la entrega es lo que hace que la factura cuente como emitida, y deshacerlo no lo revierte. La factura permanece en las exportaciones de contabilidad, con el registro original todavía visible en su historial.

El motivo es que una exportación que la persona de contabilidad ya ha visto no debería perder un documento en silencio. Flowtly mantiene la corrección visible en lugar de borrar el hecho. Por eso también un borrador no puede registrarse como enviado: es el único caso en el que permanecer en las exportaciones sería incorrecto, porque la factura nunca se emitió, así que la acción se rechaza de entrada en vez de dejarte un registro que no podrías deshacer.

Qué no puede hacer el deshacer

  • Funciona una vez. Después de deshacerlo, la factura no puede volver a registrarse como enviada a mano. Flowtly sí puede seguir enviándola con normalidad.
  • Solo revierte un registro hecho a mano. Una factura que Flowtly envió realmente por correo no puede volver a estar pendiente de entrega: el cliente ya tiene el PDF y detener sus recordatorios sería incorrecto.
  • Desaparece en cuanto se edita la factura. Si cambias la factura después de registrar la entrega, el deshacer ya no se ofrece: la factura lleva entonces la señal "modificada después de que el cliente la viera", y deshacerlo la borraría.

Ejemplos de uso

  • Una factura enviada desde tu propio buzón: regístrala para que se reclame el pago, sin mandar al cliente una segunda copia.
  • Una factura entregada en una reunión: regístrala con la fecha en que cambió de manos.
  • Una factura enviada por correo postal: registra la fecha de envío y anota el método.
  • Una fila equivocada: deshaz el registro el mismo día, antes de que empiecen los recordatorios, y la factura vuelve a estar pendiente de entrega.

Mapa de conexiones

Hace referencia aConsumeDerivado deParte dePrevisto vs real
Documentado aquíDocumentado en otro sitio
invoice facturado a counterparty. invoice gravado por tax-group. cost imputa a budget. cost adeudado a counterparty. bank-transaction conciliado con invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract programa payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract acordado con counterparty. contract adjunto a budget. contract encarga purchase-order-line. purchase-order-line pone precio a position. purchase-order-line estimado frente a time-entry. budget raises budget-alert. budget abarca project. counterparty por defecto a budget. counterparty por defecto a project. invoice facturado desde project. set-off-declaration liquida invoice. set-off-declaration declarada con counterparty. project vinculado a budget. tenant-turnover declarado por counterparty. tenant-turnover superficie tomada de contract. utilities-statement calculated for contract. lead se convierte en counterparty. deal vendido a counterparty.facturado agravado porimputa aadeudado aconciliado conimportsprogramainvoiced asacordado conadjunto aencargapone precio aestimado frente araisesabarcapor defecto apor defecto afacturado desdeliquidadeclarada convinculado adeclarado porsuperficie tomada decalculated forse convierte envendido aFFactura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FacturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impuestos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impuestosCCoste — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CostePPresupuesto — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.PresupuestoMMovimiento bancario — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimiento bancarioBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoVVencimiento de pago — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Vencimiento de pagoLLínea del pedido — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Línea del pedidoPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionRRegistro de horas — What actually happened — work time logged against a project.Registro de horasBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProyecto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProyectoDDeclaración de compensación — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.Declaración de compen…FFacturación de inquilinos — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.Facturación de inquil…UUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementCCliente potencial — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Cliente potencialOOportunidad — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Oportunidad

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