Registrera en faktura som skickad

Flowtlys redaktionsteam4 min

Alla fakturor går inte ut via Flowtly. Du kanske skickar en från din egen brevlåda, postar den eller lämnar över den på ett möte. "Markera som skickad" skriver ned den leveransen, så att fakturan behandlas som vilken annan skickad faktura som helst i stället för att vänta på ett utskick som redan har skett.

Att registrera en leverans skickar ingenting. Ingen PDF skapas, ingen e-post lämnar Flowtly och inget skickas till KSeF eller någon annan e-fakturakanal. Det registrerar en leverans som har skett någon annanstans.

Innan du börjar

  • Du behöver rollen fakturaansvarig. Samma roll kan ångra registreringen.
  • Fakturan måste vara utställd och vänta på betalning. Ett utkast kan inte registreras som skickat — ställ ut det först.
  • En faktura som Flowtly redan har skickat, eller som redan registrerats som skickad en gång, kan inte registreras igen.

Registrera leveransen

  1. Klicka på knappen "Fler alternativ" på fakturans rad i fakturalistan, eller öppna fakturans förhandsvisning.
  2. Välj "Markera som skickad".
  3. Ange eventuellt "Levererad den". Standardvärdet är i dag och datumet kan inte ligga i framtiden.
  4. Lägg eventuellt till en "Anteckning (valfritt)" om hur den gick ut, till exempel skickad med e-post från kontorets brevlåda. Upp till 500 tecken.
  5. Klicka på "Registrera leveransen".

Fakturans status blir Skickad, precis som om Flowtly hade e-postat den.

Båda datumen bevaras: dagen du anger som leveransdag och dagen du registrerade den. "Den postades den 29:e" och "den skrevs ned den 2:a" är olika fakta, och fakturans historik visar båda, tillsammans med vem som registrerade den.

Vad som ändras efter registreringen

  • Fakturan krävs in: den hamnar i listorna över förfallna fakturor och i betalningspåminnelserna — och det är hela skälet att registrera leveransen.
  • Den visas som Skickad i fakturalistan.
  • Den räknas nu som utställd i bokföringsexporterna och förekommer i dem.
  • Historiken visar att leveransen registrerades för hand och inte e-postades av Flowtly.

Ångra en registrerad leverans

Om du registrerade den av misstag:

  1. Öppna fakturans förhandsvisning — ångra erbjuds där, inte på raden i listan.
  2. Välj "Ångra markering som skickad".
  3. Ange eventuellt en "Orsak (valfritt)".
  4. Klicka på "Ångra registreringen".

Fakturan väntar på leverans igen och krävs inte längre in: den lämnar listorna över förfallna fakturor och inga fler påminnelser går ut.

Fakturan stannar kvar i bokföringsexporterna

Det är avsiktligt, och det är den del som är värd att förstå innan du registrerar något.

Det är registreringen av leveransen som gör fakturan utställd, och att ångra tar inte tillbaka det. Fakturan stannar kvar i bokföringsexporterna, med den ursprungliga registreringen fortfarande synlig i historiken.

Skälet är att en export som bokföringen redan har sett inte ska tappa ett dokument i tysthet. Flowtly håller rättelsen synlig i stället för att radera faktum. Det är också därför ett utkast inte kan registreras som skickat: det är det enda fallet där det skulle vara fel att stanna kvar i exporterna, eftersom fakturan aldrig ställdes ut — åtgärden avvisas därför direkt i stället för att lämna dig med en registrering du inte kunde ångra.

Vad ångra inte kan göra

  • Det fungerar en gång. Efter en ångring kan fakturan inte registreras som skickad för hand igen. Flowtly kan fortfarande skicka den som vanligt.
  • Det tar bara tillbaka en handgjord registrering. En faktura som Flowtly verkligen har e-postat kan inte sättas tillbaka till att vänta på leverans — kunden har redan PDF:en, och att stoppa påminnelserna vore fel.
  • Det försvinner så snart fakturan redigeras. Ändrar du fakturan efter att leveransen registrerats erbjuds ångra inte längre: fakturan bär då signalen "ändrad efter att kunden sett den", och en ångring skulle radera den.

Exempel på användning

  • En faktura skickad från din egen brevlåda: registrera den så att den krävs in, utan att skicka kunden ett andra exemplar.
  • En faktura överlämnad på ett möte: registrera den med datumet då den bytte händer.
  • En faktura skickad med posten: registrera avsändningsdatumet och anteckna sättet.
  • En felaktig rad: ångra registreringen samma dag, innan påminnelserna börjar, och fakturan väntar på leverans igen.

Kopplingskarta

Hänvisar tillFörbrukarHärleds frånDel avPlanerat mot utfall
Beskrivs härBeskrivs på annan plats
invoice faktureras till counterparty. invoice beskattas av tax-group. cost belastar budget. cost ska betalas till counterparty. bank-transaction avstämd mot invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract schemalägger payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract avtalad med counterparty. contract kopplad till budget. contract beställer purchase-order-line. purchase-order-line prissätter position. purchase-order-line estimerat mot time-entry. budget raises budget-alert. budget omfattar project. counterparty som standard till budget. counterparty som standard till project. invoice faktureras från project. set-off-declaration kvittar invoice. set-off-declaration lämnad till counterparty. project länkad till budget. tenant-turnover rapporterad av counterparty. tenant-turnover yta hämtad från contract. utilities-statement calculated for contract. lead blir counterparty. deal såld till counterparty.faktureras tillbeskattas avbelastarska betalas tillavstämd motimportsschemaläggerinvoiced asavtalad medkopplad tillbeställerprissätterestimerat motraisesomfattarsom standard tillsom standard tillfaktureras frånkvittarlämnad tilllänkad tillrapporterad avyta hämtad fråncalculated forblirsåld tillFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FakturaMMotpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.MotpartMMomsgrupp — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.MomsgruppKKostnad — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostnadBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktBBetalningspost — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetalningspostOOrderrad — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.OrderradPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionTTidrapport — What actually happened — work time logged against a project.TidrapportBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektKKvittningsförklaring — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.KvittningsförklaringHHyresgästomsättning — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.HyresgästomsättningUUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementPPotentiell kund — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potentiell kundAAffär — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Affär