Economía del pedido
Un pedido de compra es un contrato con un proyecto detrás, y se registra en dos secciones de ese contrato: Líneas del pedido, donde escribes lo acordado, y Economía del pedido, donde Flowtly vuelve a leer esas mismas líneas frente a lo que realmente ocurrió.
Economía del pedido informa y no cambia nada. Cada cifra se calcula al abrirla, a partir de las líneas del pedido, del tiempo registrado en el proyecto del contrato, de las facturas emitidas al amparo del contrato y de los costes imputados al proyecto.
Líneas del pedido: lo acordado
Cada línea es de uno de dos tipos, y no son intercambiables.
- Una línea Rol nombra un rol de tus Puestos, una Tarifa por hora y las Horas estimadas que esperas.
- Una línea Entregable nombra un resultado y su precio. No tiene rol ni horas estimadas, y esos campos no se ofrecen: nada del tiempo registrado dice a qué entregable correspondía, así que no habría una cifra real con la que comparar una estimación.
Añadir una línea de pedido está debajo de las existentes. Una tarifa admite cuatro decimales como máximo y las horas dos; cualquier otra cosa se rechaza indicando el motivo, en lugar de redondearse a una cifra que no escribiste. Nada se multiplica y no se guarda ningún total: la tarifa es la tarifa y la estimación es la estimación.
Un pedido sin líneas indica Aún no hay líneas de pedido, y Economía del pedido indica Todavía no hay nada que comparar: la tabla es la relectura de las líneas, así que no tiene nada que mostrar mientras no existan.
Las dos secciones tienen permisos distintos
Escribir una estimación no dice nada sobre lo que cobra nadie, así que Líneas del pedido está abierta a quienes gestionan contratos o presupuestos. Economía del pedido incluye lo que cuestan las horas, por lo que exige además el permiso para ver la rentabilidad del proyecto — y quien no lo tiene no recibe una tabla vacía, no recibe la sección en absoluto. Quien escribe el pedido y quien lee su margen son habitualmente personas distintas, y por eso las dos secciones están separadas.
Consulta Permisos y Grupos de permisos.
El periodo que cubren las cifras
Sobre la tabla, Periodo indica el intervalo que obedece cada cifra. Es la propia vigencia del contrato — sus fechas Desde y Hasta — y un final que nunca se fijó se lee abierto, es decir, sin corte alguno, y no «hasta hoy».
Un contrato sin ninguna de las dos fechas no muestra línea de periodo en absoluto, y entonces sus cifras abarcan todo lo que hay.
El periodo se indica, no se ajusta aquí: para cambiarlo, cambia las fechas del contrato. Una cifra fuera de la vigencia no está en la tabla, de modo que una línea que parece vacía en un contrato con fechas estrechas habla del periodo y no del trabajo.
Qué significa cada columna
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| Línea | La descripción de la línea, o el nombre del rol al que pone precio. |
| Tarifa | La tarifa acordada — por hora en una línea de rol, el precio completo en un entregable. |
| Estimadas | Las horas escritas en la línea. |
| Reales | Las horas registradas en ese rol, en el proyecto del contrato. |
| Diferencia | Reales menos estimadas, con signo: +6 h está por encima de la estimación, -6 h por debajo. |
| Coste de recursos | Lo que costaron esas horas, a la tarifa de coste propia de cada persona el día en que se registraron. |
Dos cosas que esa lista de columnas no dice por sí sola:
- Las horas y los costes pertenecen al proyecto, no al pedido. Nada de lo registrado ni de lo gastado nombra un pedido de compra, así que las cifras se leen del proyecto del contrato y de sus subproyectos. Dos pedidos sobre un proyecto leen las mismas horas — consulta Cuando otro contrato comparte el proyecto más abajo.
- Las horas de alguien sin contrato vigente ese día cuentan como horas, sin coste. No se descartan, así que las horas son fieles y el coste de recursos a su lado queda corto. Una tarifa de coste que falta conviene arreglarla, no esquivarla.
Por encima de la estimación es un aviso, no un límite
Una línea cuyas horas reales han pasado su estimación se marca con una señal de aviso, y al situarse sobre ella se lee: Por encima de la estimación. Solo un aviso — nada impide registrar más tiempo.
Eso es todo su comportamiento. Nada rechaza un registro de tiempo porque la estimación se haya agotado, nada cierra la línea y a nadie se le pide aprobar el exceso. La marca existe para que el exceso se note mientras el trabajo sigue en marcha.
Un guion no es un cero
Un guion en una celda significa que la cifra no se puede afirmar. Un 0 significa que se afirmó, y es cero. Las dos cosas se mantienen aparte a propósito, y leer una por la otra es el error más fácil en esta tabla.
Tres casos producen un guion, y cada uno pide una respuesta distinta.
- Una línea de entregable nunca tiene horas. Ni estimación, ni real, ni diferencia. El tiempo registrado nombra un proyecto, nunca un entregable, así que no hay nada que atribuirle. Su tarifa es su precio, y el trabajo que hay detrás aparece en las horas de los roles que lo hicieron.
- Dos líneas que ponen precio al mismo rol. Sus horas no se pueden distinguir — nada en un registro de tiempo dice bajo cuál de las dos líneas se trabajó —, así que ninguna línea las reclama y ambas quedan marcadas como horas no atribuibles. Las horas no se pierden: se informan debajo de la tabla en lugar de repartirse entre las líneas por conjetura.
- Una hora que ningún rol concreto reclama se informa debajo de la tabla por sí misma, nunca extendida sobre las líneas. La línea de abajo cuenta las horas y su coste, y dice por qué: tantos registros sin nadie planificado ahí, tantos con dos roles ese día.
Una cuarta línea bajo la tabla recoge las horas que sí llegaron a un rol al que ninguna línea concreta pone precio: …se trabajaron en roles a los que ninguna línea concreta pone precio. Eso suele querer decir que al pedido le falta una línea, o que tiene dos donde hace falta una.
Lo que se deduce de todo esto conviene decirlo claro: la columna Coste de recursos no suma el total Coste de recursos. El total abarca cada hora registrada en el proyecto dentro del periodo, incluidas las horas que ninguna línea pudo reclamar. La diferencia entre ambos es exactamente lo que informan las líneas de debajo de la tabla.
De dónde sale el rol de una hora
Nada de lo anotado en un registro de tiempo dice qué rol ocupaba la persona. Flowtly lo deduce del plan de asignación: las reservas confirmadas de esa persona, en ese proyecto, que cubren ese día.
- Un rol, o varias reservas que nombran todas el mismo rol — las horas son de ese rol.
- Ninguna reserva, o dos reservas que nombran roles distintos — las horas van a la línea de no atribuidas descrita arriba. Nunca se reparten entre los candidatos y nunca se supone el rol con más carga, porque una cifra por rol que en realidad es una conjetura es peor que una que dice que no lo sabe.
- Una reserva registrada deliberadamente sin rol no aporta ningún rol, así que un día cubierto solo por una de ellas se lee como nadie planificado.
Por eso el remedio para una cifra alta de no atribuidas está casi siempre en el plan y no en el pedido: confirma la reserva, o pon a la persona en un solo rol durante el periodo. Consulta Registro de horas.
Costes imputados al proyecto
Debajo de la tabla, Costes imputados al proyecto enumera las facturas de proveedor, los costes y los pagos que el proyecto del contrato soportó en el periodo — cada uno con su fecha y la parte asignada a este proyecto, no el documento entero. Un coste sin nombre propio aparece como Coste sin nombre.
Una fila a cero se conserva en lugar de ocultarse. Una asignación reducida a nada deliberadamente es una decisión que alguien tomó, y quitarla de la lista haría parecer que nunca se introdujo.
Los cuatro totales, y los dos que no se suman
| Total | Qué es |
|---|---|
| Facturado | Lo facturado al amparo de este contrato. |
| Coste de recursos | Lo que costaron las horas registradas. |
| Costes vinculados | La suma de los costes imputados al proyecto. |
| Margen | Facturado, menos coste de recursos, menos costes vinculados. |
Facturado es lo emitido, no lo cobrado. Cuenta cada línea de factura de venta emitida al amparo del contrato, desde el momento en que la factura existe y con independencia de que el cliente la haya pagado; los borradores y las facturas eliminadas quedan fuera. Una factura cuenta en el periodo en el que cae su fecha de venta, los importes son netos de descuento y convertidos al tipo propio de la factura. Una línea que no nombra ningún proyecto también cuenta — las facturas emitidas al amparo de un contrato marco a menudo no nombran ninguno —, mientras que una línea que nombra un proyecto ajeno al de este contrato pertenece a ese proyecto y se deja fuera.
El coste de recursos y los costes vinculados se mantienen separados a propósito, y el producto dice al lado por qué:
El coste de recursos y los costes vinculados se mantienen separados a propósito: un colaborador B2B que registra tiempo y además factura se cuenta en ambos, así que el margen sale bajo hasta que eso se resuelva. No sumes las dos cifras.
Por eso, en un pedido cubierto por colaboradores que facturan sus propias horas, trata el margen como un suelo y no como una cifra: el margen real es ese número más lo que esas personas facturaron por horas que también registraron. Costes imputados al proyecto enumera las facturas que están detrás del coste vinculado, y Registro de horas, las horas que están detrás del coste de recursos; ahí se ve el solapamiento. Un pedido cubierto solo por empleados, o solo por colaboradores que no registran tiempo, no se ve afectado.
En la superficie presupuestaria el mismo caso se cuenta una vez — allí un colaborador que además registra tiempo se cuenta una sola vez, como describe Pérdidas, ganancias y previsión del presupuesto. Las dos superficies difieren realmente, así que no se espera que un margen de aquí y una cifra presupuestaria sobre las mismas personas coincidan.
Cuando otro contrato comparte el proyecto
Cuando un segundo contrato nombra el mismo proyecto, un aviso se sitúa sobre la tabla: Otro contrato comparte este proyecto, así que las horas, el coste de recursos y los costes vinculados de abajo son del proyecto — no solo de este pedido.
Léelo como una afirmación sobre cada cifra de debajo, no como una nota al pie. Facturado sigue siendo propio de este contrato, porque una factura se emite al amparo de un contrato; todo lo derivado del proyecto es común, así que dos pedidos sobre un proyecto se informan mutuamente las mismas horas y los mismos costes. Donde eso estorbe, da a cada pedido su propio proyecto — basta un subproyecto del proyecto del cliente, y los dos pedidos siguen siendo legibles.
Un contrato que no nombra ningún proyecto lo dice en lugar de mostrar una tabla: Este contrato no indica ningún proyecto, así que no se puede leer nada registrado ni gastado contra él.
Una factura de proveedor en dos proyectos
Una factura repartida entre proyectos aporta aquí su propia parte y el resto al otro proyecto. El reparto en sí no se introduce en esta pantalla: pertenece a la factura de compra, en Categorización, donde cada proyecto recibe su fila y su importe. Costes imputados al proyecto es la relectura de eso.
De ahí se siguen dos cosas. Los importes de aquí nunca superan la factura, porque cada proyecto carga solo con su parte; y una factura cuyo reparto no llega a su importe neto deja parte del coste a cargo de nadie, por lo que se señala en el documento en lugar de faltar en silencio del margen de un pedido. Consulta Gestión de Transacciones para el reparto y Archivos Adjuntos de Transacciones para la señal.
Ejemplos de uso
- Un responsable de entrega que presupuesta la etapa siguiente de un encargo lee la Diferencia por rol en la etapa actual, y presupuesta el próximo pedido por lo que el trabajo costó de verdad y no por lo que se estimó la vez anterior.
- Un controller ve bajo la tabla una cifra alta de horas no atribuibles, encuentra dos líneas que ponen precio al mismo rol y las une en una sola para que las horas caigan en una línea.
- Un jefe de proyecto lee una cifra de no atribuidas con registros sin nadie planificado, confirma las reservas que faltaban y las horas pasan a sus roles.
- Un responsable financiero que revisa un pedido cubierto por colaboradores trata su Margen como un suelo, y compara las facturas de los colaboradores con sus horas registradas antes de comunicar la cifra.
- Un gestor de cuenta abre un pedido en un proyecto compartido, lee el aviso sobre la tabla y da al siguiente pedido su propio subproyecto, para que los dos dejen de informar las horas del otro.