Orderns ekonomi
En inköpsorder är ett kontrakt med ett projekt bakom sig, och den förs i två avsnitt på det kontraktet: Orderrader, där du skriver det som avtalats, och Orderns ekonomi, där Flowtly läser samma rader igen mot det som faktiskt hände.
Orderns ekonomi rapporterar och ändrar ingenting. Varje siffra räknas fram när du öppnar avsnittet — ur orderns rader, ur tiden som rapporterats på kontraktets projekt, ur fakturorna som ställts ut under kontraktet och ur kostnaderna som bokförts på projektet.
Orderrader: det som avtalats
Varje rad är av ett av två slag, och de två är inte utbytbara.
- En Roll-rad anger en roll ur dina Befattningar, ett Pris per timme och de Estimerade timmar du räknar med.
- En Leverabel-rad namnger ett resultat och dess pris. Den har varken roll eller estimerade timmar, och de fälten erbjuds inte: inget i rapporterad tid säger vilken leverabel den hörde till, så det skulle inte finnas någon faktisk siffra att jämföra ett estimat med.
Lägg till en orderrad står under de befintliga. Ett pris tar högst fyra decimaler och timmar två; allt annat avvisas med skälet i stället för att rundas till en siffra du inte skrev. Ingenting multipliceras ut och ingen summa sparas — priset är priset och estimatet är estimatet.
En order utan rader anger Inga orderrader ännu, och Orderns ekonomi anger Inget att jämföra ännu: tabellen är återläsningen av raderna, så den har inget att visa förrän de finns.
De två avsnitten har olika behörigheter
Att skriva ett estimat säger ingenting om vad någon tjänar, så Orderrader är öppen för dem som hanterar kontrakt eller budgetar. Orderns ekonomi innehåller vad timmarna kostade och kräver därför även behörigheten att se projektlönsamhet — och den som saknar den får inte en tom tabell, utan inget avsnitt alls. Den som skriver ordern och den som läser dess marginal är regelmässigt två olika personer, och just därför står de två isär.
Se Behörigheter och Behörighetsgrupper.
Perioden siffrorna täcker
Ovanför tabellen anger Period det intervall varje siffra följer. Det är kontraktets egen löptid — dess datum Från och Till — och ett slut som aldrig sattes läses öppet, alltså utan någon gräns och inte "till i dag".
Ett kontrakt utan någon av de två datumen visar ingen periodrad alls, och dess siffror täcker då allt som finns.
Perioden anges, den ställs inte in här: för att ändra den ändrar du kontraktets datum. En siffra utanför löptiden finns inte i tabellen, så en rad som ser tom ut på ett kontrakt med snävt satta datum handlar om perioden och inte om arbetet.
Vad varje kolumn betyder
| Kolumn | Vad den betyder |
|---|---|
| Rad | Radens beskrivning, eller namnet på den roll den prissätter. |
| Pris | Det avtalade priset — per timme på en rollrad, hela priset på en leverabel. |
| Estimerat | Timmarna som står på raden. |
| Faktiskt | Timmarna som rapporterats i den rollen, på kontraktets projekt. |
| Skillnad | Faktiskt minus estimerat, med tecken: +6 h är över estimatet, -6 h under. |
| Resurskostnad | Vad de timmarna kostade, till varje persons egen kostnadstaxa den dag de rapporterades. |
Två saker som kolumnlistan inte säger på egen hand:
- Timmar och kostnader hör till projektet, inte till ordern. Inget rapporterat och inget spenderat namnger en inköpsorder, så siffrorna läses från kontraktets projekt och dess delprojekt. Två ordrar på ett projekt läser samma timmar — se När ett annat kontrakt delar projektet nedan.
- Timmar från någon utan gällande avtal den dagen räknas som timmar, utan kostnad. De utesluts inte, så timmarna är sanna och resurskostnaden intill är för låg. En saknad kostnadstaxa är något att rätta, inte att läsa runt.
Över estimatet är en varning, inte en gräns
En rad vars faktiska timmar passerat estimatet märks med ett varningstecken, och den som håller över det läser: Över estimatet. Bara en varning — ingenting hindrar någon från att rapportera mer tid.
Det är hela dess beteende. Ingenting avvisar en tidrapport för att ett estimat är förbrukat, ingenting stänger raden och ingen ombeds godkänna överdraget. Märket finns för att överdraget ska märkas medan arbetet fortfarande pågår.
Ett tankstreck är inte en nolla
Ett tankstreck i en cell betyder att siffran inte kan anges. En 0 betyder att den angetts och är noll. De två hålls isär med avsikt, och att läsa det ena som det andra är det lättaste felet i den här tabellen.
Tre fall ger ett tankstreck, och vart och ett kräver sitt svar.
- En leverabelrad har aldrig timmar. Varken estimat, faktiskt tal eller skillnad. Rapporterad tid namnger ett projekt, aldrig en leverabel, så det finns inget att föra till den. Dess pris är dess pris, och arbetet bakom den syns i timmarna för de roller som utförde det.
- Två rader som prissätter samma roll. Deras timmar går inte att skilja — inget i en tidrapport säger under vilken av de två raderna arbetet utfördes — så ingen av raderna gör dem till sina, och båda är märkta timmar kan inte fördelas. Timmarna försvinner inte: de rapporteras under tabellen i stället för att delas mellan raderna på en gissning.
- En timme som ingen enskild roll gör till sin rapporteras under tabellen för sig och sprids aldrig över raderna. Raden under räknar timmarna och deras kostnad och säger varför: så många poster utan någon inplanerad, så många med två roller den dagen.
En fjärde rad under tabellen täcker timmar som visst hamnade i en roll, men som ingen enskild rad prissätter: …arbetades i roller som ingen enskild rad prissätter. Det betyder oftast att ordern saknar en rad, eller har två där en behövs.
Det som följer av allt detta är värt att säga rakt ut: kolumnen Resurskostnad summerar inte till totalen Resurskostnad. Totalen täcker varje timme som rapporterats på projektet under perioden, även de timmar ingen rad kunde göra till sina. Skillnaden mellan de två är precis vad raderna under tabellen rapporterar.
Varifrån en timmes roll kommer
Inget i en tidrapport säger vilken roll personen fyllde. Flowtly härleder det ur bemanningsplanen: de bekräftade bokningarna för den personen, på det projektet, som täcker den dagen.
- En roll, eller flera bokningar som alla namnger samma roll — timmarna hör till den rollen.
- Ingen bokning, eller två bokningar som namnger olika roller — timmarna går till raden med ofördelade timmar som beskrivs ovan. De delas aldrig mellan kandidaterna och den mest belagda rollen antas aldrig, för en siffra per roll som i själva verket är en gissning är sämre än en som säger att den inte vet.
- En bokning som medvetet registrerats utan roll bidrar med ingen roll, så en dag som bara täcks av en sådan läses som ingen inplanerad.
Botemedlet mot en stor siffra ofördelade timmar ligger därför oftast i planen och inte i ordern: bekräfta bokningen, eller sätt personen på en enda roll under perioden. Se Tidrapportering.
Kostnader bokförda på projektet
Under tabellen listar Kostnader bokförda på projektet de leverantörsfakturor, kostnader och betalningar som kontraktets projekt burit under perioden — var och en med sitt datum och den andel som tilldelats detta projekt, inte hela dokumentet. En kostnad utan eget namn står som Kostnad utan namn.
En rad på noll står kvar i stället för att gömmas. En tilldelning som medvetet satts till ingenting är ett beslut någon fattat, och att plocka bort den ur listan skulle få det att se ut som om den aldrig matats in.
De fyra totalerna, och de två man inte lägger ihop
| Total | Vad den är |
|---|---|
| Fakturerat | Vad som fakturerats under detta kontrakt. |
| Resurskostnad | Vad de rapporterade timmarna kostade. |
| Kopplade kostnader | Summan av kostnaderna bokförda på projektet. |
| Marginal | Fakturerat, minus resurskostnad, minus kopplade kostnader. |
Fakturerat är det utställda, inte det betalda. Varje kundfakturarad utställd under kontraktet räknas, från det att fakturan finns och oavsett om kunden betalat den; utkast och borttagna fakturor lämnas utanför. En faktura räknas i den period dess försäljningsdatum faller i, belopp är netto efter rabatt och omräknade till fakturans egen kurs. En rad som inte namnger något projekt räknas också — fakturor utställda under ett ramavtal namnger ofta inget — medan en rad som namnger ett projekt utanför detta kontrakts hör till det projektet och lämnas utanför.
Resurskostnad och kopplade kostnader hålls isär med avsikt, och produkten säger intill varför:
Resurskostnad och kopplade kostnader hålls isär med avsikt: en B2B-uppdragstagare som både rapporterar tid och fakturerar räknas i båda, så marginalen läses för låg till dess att det är löst. Lägg inte ihop de två.
Behandla därför marginalen på en order bemannad med uppdragstagare som fakturerar sina egna timmar som ett golv och inte som en siffra: den verkliga marginalen är det talet plus vad dessa personer fakturerat för timmar de också rapporterat. Kostnader bokförda på projektet listar fakturorna bakom den kopplade kostnaden, och Tidrapportering timmarna bakom resurskostnaden; där syns överlappet. En order bemannad enbart med anställda, eller enbart med uppdragstagare som inte rapporterar tid, berörs inte.
På budgetytan räknas samma fall en gång — där räknas en uppdragstagare som också rapporterar tid bara en gång, så som Budget-resultaträkning och prognos beskriver. De två ytorna skiljer sig verkligen, så en marginal här och en budgetsiffra om samma personer förväntas inte stämma med varandra.
När ett annat kontrakt delar projektet
Namnger ett andra kontrakt samma projekt står en notis ovanför tabellen: Ett annat kontrakt delar detta projekt, så timmarna, resurskostnaden och de kopplade kostnaderna nedan är projektets — inte bara denna orders.
Läs den som ett påstående om varje siffra nedanför, inte som en fotnot. Fakturerat är fortfarande detta kontrakts eget, för en faktura ställs ut under ett kontrakt; allt som härleds ur projektet är gemensamt, så två ordrar på ett projekt rapporterar varandras timmar och kostnader. Där det stör ger du varje order sitt eget projekt — ett delprojekt till kundens projekt räcker, och båda ordrarna går fortfarande att läsa.
Ett kontrakt som inte namnger något projekt säger det i stället för att visa en tabell: Detta kontrakt namnger inget projekt, så varken rapporterad tid eller utgifter kan läsas mot det.
En leverantörsfaktura på två projekt
En faktura delad mellan projekt bidrar här med sin egen andel och resten till det andra projektet. Själva delningen matas inte in på den här skärmen: den hör på inköpsfakturan, under Kategorisering, där varje projekt får sin rad och sitt belopp. Kostnader bokförda på projektet är återläsningen av den.
Två saker följer. Beloppen här överstiger aldrig fakturan, eftersom varje projekt bär bara sin del; och en faktura vars delning inte når nettobeloppet lämnar en del av kostnaden hos ingen, och den markeras därför på dokumentet i stället för att tyst saknas i en orders marginal. Se Transaktionshantering för delningen och Transaktionsbilagor för markeringen.
Exempel på användningsfall
- En delivery lead som prissätter nästa etapp av ett uppdrag läser Skillnad per roll på den pågående, och prissätter nästa order utifrån vad arbetet faktiskt tog i stället för utifrån förra estimatet.
- En controller ser ett stort tal under timmar kan inte fördelas, hittar två rader som prissätter samma roll och slår dem samman till en så att timmarna landar på en rad.
- En projektledare läser ett tal för ofördelade timmar med poster utan någon inplanerad, bekräftar de saknade bokningarna, och timmarna flyttar över till sina roller.
- En ekonomiansvarig som går igenom en order bemannad med uppdragstagare behandlar dess Marginal som ett golv, och håller uppdragstagarnas fakturor mot deras rapporterade timmar innan siffran förs vidare.
- En kundansvarig öppnar en order på ett delat projekt, läser notisen ovanför tabellen och ger nästa order ett eget delprojekt, så att de två slutar rapportera varandras timmar.