Elektroniska signaturer

Flowtlys redaktionsteam4 min

Elektroniska signaturer låter dig skicka ett avtal för juridiskt spårbar signering direkt från Flowtly — utan något tredjepartsverktyg. Både din organisation och motparten signerar online, var och en verifierad med en engångskod (OTP). När alla parter har signerat skapar Flowtly en plomberad PDF och ett revisionscertifikat.

Det här får du

  • Utskick i appen — starta signeringen från vilket avtal som helst utan att lämna Flowtly
  • Signaturfält med dra och släpp — placera exakt var varje part ska skriva under innan dokumentet skickas
  • OTP-verifiering — varje signatär bekräftar sin identitet med en engångskod som skickas till e-posten
  • Signeringsmejl med din avsändare — utgående mejl visar din organisations namn och logotyp
  • Plomberad PDF + revisionscertifikat — ett slutdokument där manipulation kan upptäckas, plus ett fullständigt spår över vem som signerat, när och från vilken IP-adress

Var du hittar det

Öppna ett avtal på /contracts och leta efter åtgärden Skicka för signering. Signeringen sker i Flowtlys egen signeringstjänst.

Så skickar du ett avtal för signering

1. Öppna avtalet

Gå till Avtal och öppna avtalet som ska signeras. Avtalet måste ha ett dokument bifogat — ladda upp ett först om det saknas.

2. Placera signaturfält (valfritt)

Klicka på Skicka för signering. Flowtly öppnar en förhandsvisning där du valfritt kan dra signaturfält till sidorna. Steget är valfritt — du kan skicka utan att placera några fält. Om du placerar fält, lägg till ett för din organisations signatär och ett för motparten, flytta eller ändra storlek efter behov och gå vidare.

3. Lägg till signatärer och skicka

Ange e-postadresserna till alla signatärer som behövs (din interna signatär och motpartens kontakt). Granska det förifyllda ämnet och meddelandet och klicka på Skicka. Varje signatär får ett mejl med din avsändare och en säker länk till signeringssidan.

4. Signatärerna slutför signeringen

När en signatär klickar på länken landar hen på Flowtlys signeringssida. Där:

  1. Granskar hen hela dokumentet
  2. Klickar på sitt signaturfält
  3. Ritar eller väljer en signaturstil
  4. Får en engångskod via e-post och anger den för att bekräfta sin identitet
  5. Skickar in — Flowtly registrerar signaturen, tidsstämpeln och IP-adressen

Förloppet upprepas för varje signatär som krävs. Du kan följa framstegen från avtalet.

5. Ta emot de plomberade dokumenten

När alla parter har signerat gör Flowtly automatiskt följande:

  • Skapar en plomberad PDF — kryptografiskt låst så att manipulation kan upptäckas
  • Bifogar ett revisionscertifikat med varje signatärs namn, e-post, tidsstämpel och verifieringsmetod
  • Meddelar alla parter via e-post med en länk för att ladda ner de slutliga dokumenten

När signeringen är klar skapar Flowtly en plomberad PDF och ett revisionscertifikat, tillgängliga från signeringsbegäran (och länkade från avtalet).

Vad signatären ser

Signatärer behöver inget Flowtly-konto. De får ett enkelt mejl med din avsändare och klickar på en enda länk. Signeringssidan är ren och fungerar bra i mobilen. När de angett sin engångskod får de omedelbar bekräftelse och kan ladda ner det signerade dokumentet.

När du bör använda elektroniska signaturer

Använd e-signering för avtal där du behöver ett tydligt, spårbart bevis på överenskommelsen — anställningsavtal, tjänsteavtal, sekretessavtal, leverantörsavtal — utan att skicka dokumenten genom ett separat verktyg som DocuSign eller Adobe Sign.

Kopplingskarta

Hänvisar tillFörbrukarDel avHärleds från
Beskrivs härBeskrivs på annan plats
invoice faktureras till counterparty. invoice beskattas av tax-group. cost belastar budget. cost ska betalas till counterparty. bank-transaction avstämd mot invoice. contract schemalägger payment-schedule-line. contract kopplad till budget. budget omfattar project. invoice faktureras från project. project länkad till budget. lead blir counterparty. deal såld till counterparty.faktureras tillbeskattas avbelastarska betalas tillavstämd motschemaläggerkopplad tillomfattarfaktureras frånlänkad tillblirsåld tillFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FakturaMMotpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.MotpartMMomsgrupp — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.MomsgruppKKostnad — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostnadBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktBBetalningspost — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetalningspostPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektPPotentiell kund — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potentiell kundAAffär — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Affär