Firme elettroniche

Redazione Flowtly4 min

Le firme elettroniche permettono di inviare un contratto alla firma con tracciabilità giuridica direttamente da Flowtly, senza strumenti di terze parti. Sia la tua organizzazione sia la controparte firmano online, ciascuna verificata con un codice monouso (OTP). Quando tutte le parti hanno firmato, Flowtly produce un PDF sigillato e un certificato di audit.

Che cosa ottieni

  • Invio dall'applicazione — avvia la firma da qualsiasi contratto senza uscire da Flowtly
  • Campi firma con trascinamento — posizionali esattamente dove ciascuna parte deve firmare, prima che il documento parta
  • Verifica OTP — ogni firmatario conferma la propria identità con un codice monouso inviato via e-mail
  • E-mail di firma personalizzate — i messaggi in uscita mostrano nome e logo della tua organizzazione
  • PDF sigillato + certificato di audit — un documento finale a prova di manomissione, con la traccia completa di chi ha firmato, quando e da quale indirizzo IP

Dove si trova

Apri un contratto su /contracts e cerca l'azione Invia alla firma. La firma avviene sul servizio di firma dedicato di Flowtly.

Come inviare un contratto alla firma

1. Apri il contratto

Vai su Contratti e apri il contratto da firmare. Il contratto deve avere un documento allegato — se manca, caricalo prima.

2. Posiziona i campi firma (facoltativo)

Fai clic su Invia alla firma. Flowtly apre un'anteprima del documento in cui puoi trascinare i campi firma sulle pagine. Questo passaggio è facoltativo: puoi inviare senza posizionare alcun campo. Se li posizioni, aggiungine uno per il firmatario della tua organizzazione e uno per la controparte, spostali o ridimensionali secondo necessità, poi procedi.

3. Aggiungi i firmatari e invia

Inserisci gli indirizzi e-mail di tutti i firmatari necessari (il firmatario interno e il contatto della controparte). Rivedi l'oggetto e il messaggio precompilati, poi fai clic su Invia. Ogni firmatario riceve un'e-mail personalizzata con un link sicuro alla pagina di firma.

4. I firmatari completano la firma

Quando un firmatario fa clic sul link arriva sulla pagina di firma di Flowtly. Lì:

  1. Rivede l'intero documento
  2. Fa clic sul proprio campo firma
  3. Disegna o sceglie uno stile di firma
  4. Riceve un codice monouso via e-mail e lo inserisce per confermare la propria identità
  5. Invia — Flowtly registra la firma, la data e ora e l'indirizzo IP

Il processo si ripete per ogni firmatario necessario. Puoi seguire l'avanzamento dal contratto.

5. Ricevi i documenti sigillati

Una volta che tutte le parti hanno firmato, Flowtly automaticamente:

  • Genera un PDF sigillato — bloccato crittograficamente, così qualsiasi manomissione è rilevabile
  • Allega un certificato di audit con nome, e-mail, data e ora e metodo di verifica di ciascun firmatario
  • Avvisa tutte le parti per e-mail con un link per scaricare i documenti definitivi

Al termine della firma, Flowtly produce un PDF sigillato e un certificato di audit, disponibili dalla richiesta di firma (e collegati al contratto).

Che cosa vede il firmatario

I firmatari non hanno bisogno di un account Flowtly. Ricevono un'e-mail semplice e personalizzata dalla tua organizzazione e fanno clic su un solo link. La pagina di firma è essenziale e funziona bene da telefono. Dopo aver inserito l'OTP ottengono conferma immediata e possono scaricare il documento firmato.

Quando usare le firme elettroniche

Usa la firma elettronica per i contratti in cui ti serve una prova chiara e verificabile dell'accordo — contratti di lavoro, contratti di servizio, accordi di riservatezza, contratti con i fornitori — senza far passare i documenti attraverso uno strumento separato come DocuSign o Adobe Sign.

Mappa delle relazioni

Fa riferimento aConsumaParte diDerivato da
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invoice fatturato a counterparty. invoice tassato da tax-group. cost imputa a budget. cost dovuto a counterparty. bank-transaction riconciliato con invoice. contract pianifica payment-schedule-line. contract allegato a budget. budget copre project. invoice fatturato da project. project collegato a budget. lead diventa counterparty. deal venduto a counterparty.fatturato atassato daimputa adovuto ariconciliato conpianificaallegato acoprefatturato dacollegato adiventavenduto aFFattura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FatturaCControparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ControparteGGruppo di imposte — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Gruppo di imposteCCosto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CostoBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetMMovimento bancario — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancarioCContratto — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContrattoSScadenza di pagamento — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Scadenza di pagamentoPProgetto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProgettoPPotenziale cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potenziale clienteTTrattativa — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Trattativa