Elektronische ondertekening

Flowtly Redactieteam4 min

Met elektronische ondertekening kun je een contract rechtstreeks vanuit Flowtly ter juridisch traceerbare ondertekening versturen — zonder externe tool. Zowel jouw organisatie als de tegenpartij ondertekent online, elk bevestigd met een eenmalige code (OTP). Zodra alle partijen hebben ondertekend, maakt Flowtly een verzegelde PDF en een auditcertificaat.

Wat je krijgt

  • Versturen vanuit de app — start het ondertekenen vanaf elk contract zonder Flowtly te verlaten
  • Ondertekeningsvelden met slepen — plaats precies waar elke partij moet ondertekenen voordat het document uitgaat
  • OTP-verificatie — elke ondertekenaar bevestigt zijn identiteit met een eenmalige code per e-mail
  • E-mails in jouw huisstijl — uitgaande berichten tonen de naam en het logo van je organisatie
  • Verzegelde PDF + auditcertificaat — een eindocument waarin manipulatie aantoonbaar is, plus een volledig spoor van wie wanneer en vanaf welk IP-adres heeft ondertekend

Waar je het vindt

Open een contract op /contracts en zoek de actie Versturen ter ondertekening. Het ondertekenen gebeurt op de eigen ondertekeningsdienst van Flowtly.

Zo verstuur je een contract ter ondertekening

1. Open het contract

Ga naar Contracten en open het contract dat ondertekend moet worden. Er moet een document aan het contract hangen — upload er eerst een als dat ontbreekt.

2. Plaats ondertekeningsvelden (optioneel)

Klik op Versturen ter ondertekening. Flowtly opent een documentvoorbeeld waarin je ondertekeningsvelden op de pagina's kunt slepen. Deze stap is optioneel — je kunt versturen zonder velden te plaatsen. Plaats je ze wel, voeg dan één veld toe voor de ondertekenaar van je organisatie en één voor de tegenpartij, verplaats of verklein ze naar behoefte en ga verder.

3. Voeg ondertekenaars toe en verstuur

Vul de e-mailadressen in van alle vereiste ondertekenaars (je interne ondertekenaar en de contactpersoon van de tegenpartij). Controleer het vooringevulde onderwerp en bericht en klik op Versturen. Elke ondertekenaar ontvangt een e-mail in jouw huisstijl met een beveiligde link naar de ondertekeningspagina.

4. Ondertekenaars ronden het ondertekenen af

Wanneer een ondertekenaar op de link klikt, komt die op de ondertekeningspagina van Flowtly. Daar:

  1. Bekijkt die het volledige document
  2. Klikt die op het eigen ondertekeningsveld
  3. Tekent die een handtekening of kiest een stijl
  4. Ontvangt die een eenmalige code per e-mail en voert die in om de identiteit te bevestigen
  5. Verstuurt die — Flowtly legt de ondertekening, het tijdstip en het IP-adres vast

Dit herhaalt zich voor elke vereiste ondertekenaar. Je volgt de voortgang vanaf het contract.

5. Ontvang de verzegelde documenten

Zodra alle partijen hebben ondertekend, doet Flowtly automatisch het volgende:

  • Genereert een verzegelde PDF — cryptografisch vergrendeld, zodat manipulatie aantoonbaar is
  • Voegt een auditcertificaat toe met naam, e-mailadres, tijdstip en verificatiemethode van elke ondertekenaar
  • Stelt alle partijen per e-mail op de hoogte met een link om de definitieve documenten te downloaden

Als het ondertekenen is afgerond, maakt Flowtly een verzegelde PDF en een auditcertificaat, beschikbaar vanaf het ondertekeningsverzoek (en gelinkt vanaf het contract).

Wat de ondertekenaar ziet

Ondertekenaars hebben geen Flowtly-account nodig. Ze ontvangen een eenvoudige e-mail in jouw huisstijl en klikken op één link. De ondertekeningspagina is overzichtelijk en werkt goed op mobiel. Na het invoeren van de eenmalige code krijgen ze direct een bevestiging en kunnen ze het ondertekende document downloaden.

Wanneer je elektronische ondertekening gebruikt

Gebruik elektronische ondertekening voor contracten waarbij je een helder, controleerbaar bewijs van instemming nodig hebt — arbeidsovereenkomsten, dienstverleningsovereenkomsten, geheimhoudingsverklaringen, leverancierscontracten — zonder documenten via een aparte tool als DocuSign of Adobe Sign te sturen.

Verbindingskaart

Verwijst naarVerbruiktOnderdeel vanAfgeleid van
Hier beschrevenElders beschreven
invoice gefactureerd aan counterparty. invoice belast met tax-group. cost belast budget. cost verschuldigd aan counterparty. bank-transaction afgestemd met invoice. contract plant payment-schedule-line. contract gekoppeld aan budget. budget dekt project. invoice gefactureerd vanuit project. project gekoppeld aan budget. lead wordt counterparty. deal verkocht aan counterparty.gefactureerd aanbelast metbelastverschuldigd aanafgestemd metplantgekoppeld aandektgefactureerd vanuitgekoppeld aanwordtverkocht aanFFactuur — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FactuurTTegenpartij — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.TegenpartijBBtw-groep — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Btw-groepKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransactie — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransactieCContract — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContractBBetaaltermijn — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetaaltermijnPProject — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjectPProspect — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.ProspectDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal