Fullständighetskontroller för kontrakt
Flowtly kontrollerar varje kontrakt avseende de uppgifter som behövs för planering och markerar de som saknas. Ett kontrakt med en väntande kontroll ligger kvar på kompletteringslistan, vilket gör att luckor syns direkt från listvyn utan att varje post behöver öppnas.
Markeringen är en uppmaning till handling, inte en spärr. Kontraktet fortsätter att fungera — det kan redigeras, kopplas till ett budget och faktureras — även om kontrollen är väntande.
Vad kontrolleras
Ett kontrakt kan ha en eller flera av följande markeringar:
- Inget kontraktsdokument — ingen signerad fil har bifogats.
- Ingen entreprenör — motparten är inte registrerad.
- Inget projekt — kontraktet är inte kopplat till något projekt.
- Ingen betalningsplan — kontraktet har inga betalningsplanrader.
- Inget totalbelopp — inget totalt värde är sparat.
- Inga start-/slutdatum — perioden är inte angiven.
Ett kontrakt utan någon av dessa markeringar visar Inga problem.
Ange att en kontroll inte är tillämplig
Vissa kontrakt kommer aldrig att uppfylla en viss kontroll, oavsett hur länge de finns på listan. En leverantör som är bunden via klick-acceptans av publicerade villkor producerar av naturliga skäl ingen signerad PDF; en kostnad som täcker hela organisationen tillhör inget enskilt projekt; ett arbete som faktureras efter faktisk tid har inga rater att planera. Överlåtna åt sig själva visas sådana kontrakt permanent på kompletteringslistan, och en lista som alltid har poster är en lista som ingen läser.
Ej tillämpliga kontroller, i avsnittet Detaljer för kontraktet, gör det möjligt att registrera detta. Tre deklarationer finns tillgängliga:
- Det här kontraktet kommer aldrig att ha ett signerat dokument — vid klick-acceptans av publicerade villkor, muntliga överenskommelser eller ett exemplar som förvaras på en extern signeringsplattform.
- Det här kontraktet kommer aldrig att tillhöra ett projekt — vid organisationsövergripande kostnader som bankavgifter, framhyrning av kontor eller generell outsourcing.
- Det här kontraktet kommer aldrig att ha en betalningsplan — vid arbete som faktureras efter faktisk tid eller en engångsbetalning som redan är erlagd.
När deklarationen har lämnats markeras kontraktet inte längre för den kontrollen och lämnar kompletteringslistan i det avseendet. Deklarationen kan återkallas när som helst.
«Aldrig» betyder inte «ännu inte»
Markera rutan bara om kontraktet verkligen aldrig kommer att ha den berörda informationen. Om ett dokument helt enkelt inte har laddats upp ännu, eller om en betalningsplan återstår att registrera, lämna rutan omarkerad och kontraktet på listan tills det är klart. Deklarationer säger något permanent om avtalet — de är inte ett sätt att ta bort en markering som man hellre vill hantera senare.
Varje deklaration visas uteslutande när den kontroll den svarar på för närvarande inte godkänns, eller när deklarationen redan har lämnats — ett kontrakt som redan har ett projekt erbjuder inte projektfönstret, och en markerad ruta förblir synlig för att kunna avmarkeras.
Återkommande kontrakt
Ett kontrakt markerat som återkommande kontrolleras inte alls för en betalningsplan och markeras därför aldrig av den anledningen. Deklarationen om betalningsplan ändrar ingenting i ett återkommande kontrakt och erbjuds inte, såvida den inte hade angetts tidigare.
Exempel på användningsområden
- En leverantör som är bunden via klick-acceptans av publicerade allmänna villkor och för vilken det aldrig kommer att finnas en signerad fil att bifoga.
- Organisationsövergripande kostnader som en bankavgift eller framhyrning av ett kontor, som inte tillhör något enskilt projekt.
- Arbete som faktureras efter faktisk tid där rater aldrig planeras i förväg.
- Rensning av kompletteringslistan till de kontrakt som verkligen fortfarande kräver arbete, så att återstående markeringar förtjänar uppmärksamhet.