ПЗ, яке вже використовують ваші клієнти — і ви отримуєте чисті дані

Контракти Контракти у Flowtly визначають фінансові умови ваших зобов'язань — пов'язуючи бюджет зі структурованим набором рядків графіку платежів. Кожен контракт визначає терміни платежів, їх суми та напрямок (рахунок постачальника або виставлення рахунку клієнту), надаючи повну видимість щодо зобов'язаних грошових потоків. Ключові поняття Рядки графіку платежів — окремі позиції, що визначають суму, дату оплати та напрямок платежу (постачальник або клієнт) Прив'язка до бюджету — контракт завжди прив'язаний до бюджету, який є фінансовою оболонкою зобов'язання Напрямок — контракти з постачальниками відстежують витрати, що підлягають сплаті; контракти з клієнтами відстежують очікувані доходи Автоматична генерація повторюваних рядків — контракти можуть автоматично генерувати повторювані рядки платежів на основі визначеного інтервалу Вкладення документів — прикріплюйте підписані файли контрактів, доповнення або підтримуючі документи безпосередньо до запису контракту Умови оплати — скільки часу контрагент має для оплати, з якої дати відраховується строк та чи оплата здійснюється авансом або після надання Автоматичне зчитування — завантажте підписаний договір, і Flowtly зчитає з нього сторони, дати, умови оплати та ціни. Де повторний запуск міг би допомогти, зчитування можна запустити знову з документів договору — наприклад після виправлення сканів Повнота — контракт перевіряється на наявність даних, необхідних для планування, а контракт, який ніколи не матиме одного з них, може це задекларувати; див. Перевірка повноти контракту Завантаження кількох одразу — перетягніть цілу партію підписаних договорів: завантаження показує поступ кожного файлу («Завантажено 3 з 20»), а потім його стан, і ви лишаєтеся у списку контрактів. Кожне завантаження чекає в Очікують впорядкування зі своїм станом — ще зчитується, готовий до перевірки або не вдалося прочитати, з причиною та виходом: Повторно витягти , коли повторне зчитування може допомогти, Завантажити повторно , коли сам файл пошкоджений або нечитабельний. Перевірка файлу відкривається, коли ви на нього натискаєте Ставки та загальна вартість — деякі договори взагалі не вказують загальної вартості. Договір оренди з ціною за м² вказує ставку, площу та строк, а суми немає ніде. Flowtly зберігає ставку точно так, як її подає договір, і залишає загальну вартість порожньою, замість вигадувати суму; вкажіть строк, і Flowtly запропонує обчислену вартість, яку ви можете прийняти Умови оплати Контракт містить три пункти щодо терміну оплати рахунків-фактур, і Flowtly зберігає кожен окремо, а не об'єднує їх в одне число: Термін оплати (днів) — кількість дозволених днів. Рахується від — дата, з якої починається відлік: Вручення рахунку , Виставлення рахунку , Початку періоду або Події . Вручення та виставлення навмисно розмежовані, оскільки це фактично різні дати, і багато контрактів прив'язують термін до першого з них. Оплата — Наперед означає, що сума сплачується до періоду, якого вона стосується, наприклад орендна плата за місяць на його початку. Після факту означає оплату після періоду, за вже надане. Біля полів Рахується від і Оплата у формі є інформаційна іконка, яка дає те саме пояснення там, де ви обираєте. Порожній термін означає, що контракт мовчить з цього питання. Це інше твердження, ніж термін у нуль днів, і відмінне від оплати після надання — тому поля залишаються порожніми, а не заповнюються значеннями за замовчуванням, і відкриття контракту ніколи не вписує умову, якої документ фактично не містить. Ці поля з'являються як у самому контракті, так і на екрані перегляду завантаженого контракту, щоб умови, зчитані з документа, можна було перевірити та виправити в тому ж місці, де вони були знайдені. Видалення контракту Контракт, на який досі посилаються інші записи, видалити не можна. Flowtly відмовляє у видаленні замість того, щоб мовчки розривати ці зв'язки. Видалення блокують рахунки, платіжні документи, угоди, запити на підпис і початкові позиції бюджету, пов'язані з контрактом, а також бюджети, які його використовують. Спочатку зніміть ці зв'язки, а потім видаліть контракт. Видалений рахунок не блокує видалення. Враховуються лише рахунки, які досі існують. Рахунок, видалений раніше, зберігається у видаленому стані й просто втрачає зв'язок із контрактом. Угоду не можна відв'язати від її контракту. Виграна угода зберігає зв'язок із контрактом, доки існує сама угода, тому повідомлення про відмову каже про це, а не просить зняти зв'язок. Щоб видалити контракт, на який посилається угода, спершу видаліть угоду. Власні частини контракту не блокують видалення. Його рядки графіку платежів, документи, події, додатки, пункти та рядки робіт видаляються разом із ним. Обмеження полів контракту Контракт відхиляється під час збереження, з повідомленням, якщо: його назва довша за 255 символів; сума за період більша за 99 999 999 999,9999; мінімум обороту більший за 99 999 999 999,9999; його дата завершення раніша за дату початку; подія, від якої починається його графік платежів, належить іншому контракту. Документи контракту Файли контракту та додатків додаються до запису контракту і перераховуються в ньому. Документ можна переглянути на місці — файл відкривається у переглядачі без виходу з контракту — що зазвичай достатньо для підтвердження того, що було підписано. Все, що переглядач не може відобразити, пропонується для завантаження. Поруч із переглядом залишається окрема дія Завантажити , оскільки витягти підписаний файл із Flowtly і прочитати його — це різні задачі. Коли автоматичне зчитування не вдається Зчитування, яке не вдалося, повідомляє про тип помилки, а не лише про загальний збій, і Зчитати повторно пропонується лише там, де повторний запуск може справді допомогти: Документ не вдалося зчитати — зазвичай це фото або скан низької якості. Повторне зчитування того самого файлу не дасть іншого результату: відхиліть його та завантажте чіткіший PDF. Файл не має вмісту — завантаження могло бути перервано. Завантажте документ знову. Зчитування не вдалося завершити — проблема була на стороні Flowtly, а не у вашому файлі, тому повторне зчитування зазвичай спрацьовує. У кожному випадку поля залишаються редагованими під час обробки файлу, тому контракт можна заповнити вручну і зберегти як зазвичай замість очікування успішного зчитування. Повторне зчитування аналізує документ заново і перезаписує поля тим, що знаходить, включно з виправленнями, внесеними в проміжку, тому попередньо запитує підтвердження. Приклади використання Виставлення рахунків за проект з фіксованою ціною: Створіть клієнтський контракт із щомісячними платіжними віхами, прив'язаними до бюджету проекту, щоб завжди знати, що виставлено в рахунок, а що залишається. Ретейнер постачальника: Налаштуйте контракт постачальника з повторюваними щомісячними рядками для ліцензії на програмне забезпечення або консультаційного гонорару — Flowtly генерує рядки та сигналізує про прострочені платежі. Платежі субпідрядникам: Пов'яжіть контракт постачальника з бюджетом проекту для відстеження витрат субпідрядника відносно запланованих витрат. Перевірка умов перед нагадуванням про оплату: Прочитайте термін і з якої дати він відраховується безпосередньо в контракті, а не відкривайте підписаний документ повторно для пошуку пункту. Підтвердження підписаного: Перегляньте прикріплений файл контракту на місці, щоб перевірити деталь, без попереднього завантаження. Пов'язані сторінки Перевірка повноти контракту Бюджети Повторювані платежі Фінансова панель Контроль витрат Маршрути додатку Відкрити /contracts

Ставки Ставки Ставки є важливою складовою виставлення рахунків на основі часу у Flowtly. Для кожного співробітника можна визначити ставку для різних проєктів з можливістю її продовження, що дозволяє системі точно розраховувати та формувати рахунки на основі зафіксованих годин і часового діапазону для кожної ставки. Співробітник може мати кілька ставок для одного проєкту, але дати цих ставок не повинні перетинатися. Нову ставку можна додати лише для активних проєктів, до яких прив'язаний клієнт. Ставки пов'язані з проєктами з призначеними клієнтами, що забезпечує точне відображення всіх витрат, пов'язаних з проєктами, у фінансових звітах. Ключові особливості ставок у Flowtly Ставки визначають вартість за годину, за якою виставляється рахунок за працю співробітника на конкретному проєкті. Ці ставки необхідні для формування рахунків на основі зафіксованих годин. Ставку можна встановити для будь-якого проєкту, до якого призначений співробітник (за умови прив'язки проєкту до клієнта). Валюта ставки визначається валютою, встановленою для клієнта, до якого прив'язаний проєкт. Ставки можна додавати, продовжувати або редагувати для точного відстеження. Управління ставками У Flowtly доступні три основні дії зі ставками: Додавання нової ставки Якщо співробітник вперше додається до проєкту і не має призначеної ставки, виконайте такі кроки: Натисніть кнопку «Додати ставку» . Оберіть Проєкт (відображаються лише проєкти з прив'язаним клієнтом). Вкажіть Посаду співробітника (ця посада буде відображатися в рахунках). Введіть Ставку за годину (встановлюється у валюті клієнта). Оберіть Дату початку (за замовчуванням заповнюється поточною датою). Оберіть Дату закінчення (необов'язково). Натисніть «Додати ставку» для збереження. Редагування наявної ставки Якщо ставку потрібно оновити (наприклад, через зміну посади або продовження терміну) Знайдіть ставку під відповідним проєктом. Натисніть кнопку Редагувати (значок олівця) біля ставки. Внесіть необхідні зміни. Натисніть «Зберегти» для підтвердження. Менеджери також мають можливість видаляти наявні ставки, натиснувши кнопку Кошик біля кожної ставки. Примітка: Зміни в наявних ставках вплинуть на розрахунки рахунків починаючи з оновленої дати. Продовження ставки співробітника Функція «Продовжити» використовується, коли ставка співробітника змінюється в конкретний момент часу. Замість перезапису наявної ставки, продовження дозволяє відстежувати історичні зміни ставок. Натисніть Продовжити біля відповідного проєкту. Роль та ставка попередньо заповнені поточними значеннями для зручності. Скоригуйте ставку за годину на нову. Дата початку попередньо заповнена завтрашньою датою, але за потреби її можна змінити. Вкажіть дату закінчення , якщо потрібно. Натисніть Продовжити ставку для застосування зміни. Примітка: Продовження ставок забезпечує менеджерам повну видимість змін ставок протягом часу. Історія змін ставок відображається на діаграмі відстеження ставок. Вплив ставок на виставлення рахунків (за активного модуля «Рахунки») Flowtly автоматично розраховує суми рахунків на основі зафіксованих годин та призначених ставок. Кількості відповідають точно зафіксованому часу Кількість у рахунку — це точний час, зафіксований за проєктом, а не значення, заокруглене вгору або вниз до найближчої чверті години. 15 годин і 46 хвилин зареєстрованої роботи виставляється у рахунку як 15.77 години. Значення на кшталт 7.43 є цілком нормальними для рахунку, сформованого із годин проєкту, і множаться на ставку точно так, як відображено. Кожен зафіксований день повинен бути охоплений ставкою Ставка діє лише в межах власного діапазону дат, починаючи від Дати початку . Час, зафіксований за день до цієї дати, нею не покривається — поширена ситуація, коли ставку додано або виставлено заднім числом після того, як роботу вже зареєстровано. Якщо у співробітника є одна або кілька ставок для проєкту, але жодна з них не покриває зафіксований день, рахунок не формується. Продовжіть наявну ставку або додайте нову так, щоб її діапазон дат охоплював зафіксований час, а потім сформуйте рахунок повторно. Перегляд Управління обліком часу позначає ці прогалини під час перегляду зафіксованого часу. Проєкт, для якого у співробітника взагалі немає ставки , поводиться інакше: години все одно включаються до рахунку за нульовою ціною. Позиція залишається видимою, тому її можна помітити й уточнити перед відправкою рахунку. Жоден день не може бути охоплений двома ставками Діапазони дат ставок співробітника для одного проєкту не повинні перетинатися. Якщо дві з них охоплюють той самий зафіксований день, цей час має дві ціни і не існує способу вибрати між ними — рахунок не формується. Конфлікт повідомляється із зазначенням особи, проєкту, дати та обох ставок, що конфліктують, і їх значень, тому зрозуміло, яку пару слід виправити. Встановіть для ранішої ставки Дату закінчення , що припадає до Дати початку пізнішої ставки — дія Продовжити це виконує — або видаліть ту з двох, яка не застосовується, а потім сформуйте рахунок знову. Додавання ставки без закриття тієї, яку вона замінює, є найпоширенішим способом виникнення накладання. Коли у співробітника є встановлена ставка та зафіксований час за конкретним проєктом, менеджер може сформувати рахунок безпосередньо зі сторінки звіту про робочі години в розділі «Проєкти». Детальніше описано в статті «Список проєктів» . Приклади використання Адаптація нового співробітника для клієнтського проєкту: призначення конкретної погодинної ставки для ролі співробітника на проєкті для точного виставлення рахунків з першого дня. Підвищення або зміна ролі співробітника: оновлення ставки для відображення нових обов'язків або зростання досвіду на поточному проєкті за допомогою функції «Продовжити ставку» для збереження історичної точності. Продовження контракту за проєктом: продовження дати закінчення наявної ставки при подовженні проєкту для забезпечення безперервності виставлення рахунків за узгодженими ставками. Формування рахунків для клієнтів: використання точно визначених та активних ставок для автоматичного розрахунку оплачуваних сум за надані послуги на основі зафіксованих годин. Пов'язані сторінки Бухгалтерія Трудові договори Посилання на сторінки застосунку Переглянути співробітників

Запитання бухгалтера щодо транзакцій Запитання бухгалтера щодо транзакцій Замість того щоб з'ясовувати деталі електронною поштою, Flowtly дозволяє вашому бухгалтеру ставити запитання безпосередньо на конкретній банківській транзакції або вхідному документі витрат — а вам відповідати там само. Уся переписка залишається прив'язаною до відповідного запису, забезпечуючи чіткий аудиторський слід наприкінці місяця. Як це працює Кожен рядок у списку транзакцій, а також кожен рядок вхідного документа витрат (рахунок-фактура постачальника) має гілку обговорення. Ви або ваш бухгалтер можете відкрити гілку й поставити запитання. Інша сторона отримує сповіщення, відповідає у гілці, а після вирішення питання воно позначається як вирішене. Вся розмова залишається пов'язаною із записом для подальшого ознайомлення. Як поставити запитання щодо транзакції або документа витрат Перейдіть до списку Транзакцій (для банківських транзакцій) або списку Вхідних документів (для рахунків-фактур постачальників / документів витрат). Знайдіть рядок, який хочете обговорити. Кожен рядок має іконку бульбашки чату праворуч; якщо є невирішені запитання, іконка показує лічильник. Натисніть іконку бульбашки чату, щоб відкрити панель обговорення з правого боку екрана. Введіть запитання та натисніть Надіслати . Інша сторона отримає сповіщення негайно. Ваш бухгалтер може зробити те саме з бухгалтерського перегляду — знаходить рядок, натискає іконку бульбашки чату та публікує повідомлення безпосередньо в панелі обговорення. Відповідь на запитання Відкрийте сповіщення або перейдіть до запису самостійно. Натисніть іконку бульбашки чату в рядку, щоб відкрити панель обговорення. Ви побачите всі повідомлення у гілці. Введіть відповідь і натисніть Надіслати . Кількість повідомлень у гілці необмежена. Папка вхідних запитань Щоб побачити всі відкриті запитання по всіх транзакціях і документах витрат одразу, перейдіть до Бухгалтерія → Запитання ( /accountancy/questions ). Папка вхідних відображає всі гілки з невирішеними запитаннями, згруповані за записом. Це дозволяє ефективно опрацювати накопичені запити наприкінці місяця, не відкриваючи кожен рядок окремо. Значок невирішених запитань На позиції Бухгалтерія у бічній панелі навігації відображається значок із кількістю невирішених запитань. Він оновлюється в реальному часі в міру появи нових і вирішення наявних запитань — ви завжди бачите з першого погляду, чи є що розглянути. Позначення запитання як вирішеного Коли питання з'ясовано, відкрийте панель обговорення у відповідному рядку й натисніть Позначити як вирішене біля запитання. Вирішені запитання зникають із папки вхідних, але залишаються видимими в історії гілки запису — аудиторський слід ніколи не втрачається. Вирішену гілку також можна знову відкрити за потреби. Сповіщення Flowtly надсилає сповіщення через категорію Бухгалтерія у таких випадках: Нове запитання поставлено щодо транзакції або документа витрат, до якого ви причетні. Хтось відповів у гілці, у якій ви берете участь. Запитання щодо вашого запису позначено як вирішене. Ви можете керувати каналами (у застосунку, електронна пошта, мобільні push-сповіщення) у Налаштування → Сповіщення . Приклади використання Закриття місяця: Бухгалтер запитує про відсутній номер ПДВ у транзакції витрат. Ви відповідаєте даними постачальника, бухгалтер позначає питання як вирішене, а переписка залишається при транзакції для аудитора. Запит щодо документа витрат: Рахунок-фактура постачальника розподілено між двома бюджетними рядками, і бухгалтеру потрібне підтвердження. Гілка при документі витрат фіксує рішення без необхідності відновлювати листування. Пакетний перегляд: Скористайтеся папкою вхідних запитань у розділі Бухгалтерія, щоб опрацювати всі відкриті запити за один раз, не відкриваючи записи по одному. Маршрути застосунку Відкрити Фінанси

Бухгалтерський експорт Модуль «Бухгалтерський експорт» у Flowtly дозволяє організаціям переносити фінансові та кадрові дані з платформи до зовнішніх бухгалтерських систем. Він підтримує формати експорту, сумісні з популярним польським бухгалтерським програмним забезпеченням: Comarch Optima , Symfonia , Wapro (включно з цільовим форматом Wapro Kaper / Fakir для Księga Podatkowa) та enova365 . Кожна цільова система використовує окремий формат файлу, готовий до імпорту. Усі чотири підтримують експорт рахунків-фактур та витрат . Comarch Optima додатково підтримує дані про відпустки та відсутності співробітників , що робить його особливо корисним для організацій, які ведуть розрахунок заробітної плати через Optima. enova365 (від Soneta) підтримується як нативний експорт, що дозволяє бухгалтерам безпосередньо імпортувати рахунки-фактури та витрати до системи enova365. Процес експорту дозволяє користувачам обирати місяць або конкретний діапазон дат та вибирати тип експорту. Це допомагає забезпечити точність та повноту перед передачею даних бухгалтерській команді або імпортом до зовнішнього програмного забезпечення. Конвертовані суми Якщо рядок експорту виражено у валюті, відмінній від власної валюти організації, система конвертує його за курсом на дату цього запису. Якщо пару валют неможливо оцінити взагалі, експорт зупиняється з повідомленням про помилку, в якому зазначено валюти, дату та рядок, — замість того щоб передати бухгалтеру файл, на цифри якого не можна покластися. Перегляньте Валюти та обмінні курси , щоб дізнатися, які валюти можна конвертувати і що робити з рядком, який не вдається конвертувати. Приклади використання Експортувати щомісячні рахунки-фактури у форматі Comarch Optima для імпорту зовнішньою бухгалтерською командою. Згенерувати експорт, сумісний із Symfonia, після звірки витрат. Експортувати відпустки та відсутності співробітників через експорт Optima для обробки заробітної плати. Використовувати експорт Wapro для синхронізації даних про витрати з бухгалтерською системою організації, або експорт Wapro Kaper для обліку через Księga Podatkowa (KPiR + реєстр ПДВ). Використовувати експорт enova365 для передачі рахунків-фактур та витрат бухгалтеру, який працює в системі enova365. Експортувати звіти про витрати з фільтрацією за діапазоном дат для щоквартальних фінансових оглядів. Пов'язані сторінки Рахунки-фактури Контроль витрат Співробітники Податкові групи Фінансова панель Валюти та обмінні курси Маршрути додатку Відкрити /accountancy