O software que os seus clientes já utilizam — e você recebe dados limpos

Contratos Os Contratos no Flowtly definem os termos financeiros dos seus compromissos — associando um orçamento a um conjunto estruturado de linhas de calendário de pagamentos. Cada contrato especifica quando os pagamentos são devidos, os seus montantes e a direção (fatura de fornecedor ou faturação a cliente), proporcionando visibilidade total sobre os fluxos de caixa comprometidos. Conceitos principais Linhas de calendário de pagamentos — itens individuais que definem o montante, a data de vencimento e a direção do pagamento (fornecedor ou cliente) Associação ao orçamento — um contrato está sempre associado a um orçamento, que funciona como o envelope financeiro do compromisso Direção — os contratos de fornecedor acompanham os custos que deve pagar; os contratos de cliente acompanham a receita que espera receber Geração de calendário recorrente — os contratos podem gerar automaticamente linhas de pagamento recorrentes com base num intervalo definido Anexos de documentos — anexe ficheiros de contratos assinados, adendas ou documentos de suporte diretamente ao registo do contrato Condições de pagamento — quanto tempo a contraparte tem para pagar, a partir de que data é contado esse prazo e se o pagamento vence antecipadamente ou em atraso Leitura automática — carregue um contrato assinado e o Flowtly extrai dele as partes, as datas, as condições de pagamento e os preços. Quando uma nova tentativa pode ajudar, pode relançar a leitura a partir dos documentos do contrato — por exemplo depois de corrigir uma digitalização Integridade — um contrato é verificado quanto aos dados de que o planeamento necessita, e um contrato que nunca terá um deles pode declarar isso; ver Verificações de integridade de contratos Carregar vários de uma vez — largue um lote inteiro de contratos assinados: o carregamento mostra o progresso de cada ficheiro ("3 of 20 uploaded") e depois o seu estado, e continua na lista de contratos entretanto. Cada carregamento aguarda em Awaiting sorting com o seu estado — a ser lido, pronto para rever ou não foi possível ler, com o motivo e uma saída: Re-extract quando uma segunda leitura pode ajudar, Upload again quando o próprio ficheiro está danificado ou ilegível. A revisão de um ficheiro abre quando clica nele Tarifas e valor total — alguns contratos não indicam qualquer valor total. Um arrendamento com preço por m² indica uma tarifa, uma área e um prazo, e a soma não está escrita em lado nenhum. O Flowtly guarda a tarifa exatamente como o contrato a apresenta e deixa o total vazio em vez de inventar um valor; indique o prazo e será proposto um total calculado que pode aceitar Regras de leitura específicas da organização — para algumas organizações, a equipa Flowtly configura regras que alteram a forma como um determinado tipo de contrato é lido: em que direção é armazenado, uma instrução em texto livre para um acordo pouco habitual (por exemplo, um arrendamento celebrado com um gestor de desenvolvimento imobiliário, em que apenas a contribuição para as obras de adaptação é um custo para a organização, e não a renda), e que parâmetros do contrato preencher em conjunto. Quando uma regra corresponde, o ecrã de revisão mostra qual foi aplicada e os parâmetros que leu. Um arrendamento cujo montante exigido não é encontrado é registado como um custo sem montante nem calendário e com a marca necessita de revisão , em vez de um valor adivinhado Condições de pagamento Um contrato especifica três elementos sobre quando as suas faturas vencem, e o Flowtly armazena cada um separadamente em vez de os compactar num único número: Prazo de pagamento (dias) — o número de dias permitidos. Contado a partir de — a data a partir da qual o prazo corre: Entrega da fatura , Emissão da fatura , Início do período ou Um evento . Entrega e emissão são mantidas separadamente de propósito, porque são datas genuinamente diferentes e muitos contratos vinculam o prazo à primeira. Pagamento — se o valor vence antecipadamente ou em atraso. Um prazo vazio significa que o contrato não diz nada a este respeito. É uma declaração diferente de um prazo de zero dias, e diferente ainda de um pagamento em atraso — por isso os campos ficam em branco em vez de terem valores predefinidos, e abrir um contrato nunca escreve um termo que o documento não contém realmente. Estes campos aparecem tanto no próprio contrato como no ecrã onde um contrato carregado é revisto, de modo que os termos lidos do documento possam ser verificados e corrigidos no mesmo local onde foram encontrados. Eliminar um contrato Um contrato para o qual outros registos ainda apontam não pode ser eliminado. O Flowtly recusa a eliminação em vez de cortar esses vínculos em silêncio. Os registos que a bloqueiam são as faturas, os documentos de pagamento, os negócios, os pedidos de assinatura e os itens iniciais de orçamento associados ao contrato, bem como os orçamentos que o utilizam. Desassocie-os primeiro e depois elimine o contrato. Uma fatura eliminada não bloqueia a eliminação. Só contam as faturas que ainda existem. Uma fatura eliminada anteriormente mantém-se no estado eliminado e limita-se a perder o vínculo com o contrato. Um negócio não pode ser desassociado do seu contrato. Um negócio ganho mantém o vínculo com o contrato enquanto o negócio existir, pelo que a mensagem de recusa o diz em vez de lhe pedir que o remova. Para eliminar um contrato para o qual um negócio aponta, elimine primeiro o negócio. As partes próprias do contrato não bloqueiam a eliminação. As suas linhas de calendário de pagamentos, documentos, eventos, adendas, cláusulas e linhas de trabalho são eliminadas juntamente com ele. Limites dos campos do contrato Um contrato é rejeitado ao guardar, com uma mensagem, quando: o seu nome tem mais de 255 caracteres; o montante por período é superior a 99.999.999.999,9999; o mínimo de faturação é superior a 99.999.999.999,9999; a sua data de fim é anterior à data de início; o evento que inicia o seu calendário de pagamentos pertence a outro contrato. Documentos do contrato Os ficheiros de contrato e de anexo são anexados ao registo do contrato e nele listados. Um documento pode ser pré-visualizado no local — o ficheiro abre-se num visualizador sem sair do contrato — o que geralmente é suficiente para confirmar o que foi assinado. Qualquer coisa que o visualizador não consiga apresentar é oferecida como transferência. Uma ação Transferir separada permanece ao lado da pré-visualização, porque obter o ficheiro assinado do Flowtly e lê-lo são tarefas diferentes. Quando a leitura automática falha Uma leitura que não é bem-sucedida indica que tipo de falha ocorreu, em vez de comunicar uma simples falha, e Ler novamente só é oferecido quando executar a leitura de novo pode realmente ajudar: O documento não pôde ser lido — geralmente uma fotografia ou uma digitalização de baixa qualidade. Ler novamente o mesmo ficheiro não produzirá um resultado diferente: rejeite-o e carregue um PDF mais nítido. O ficheiro não tem conteúdo — o carregamento pode ter sido interrompido. Carregue o documento novamente. A leitura não pôde ser concluída — o problema foi do lado do Flowtly e não do seu ficheiro, pelo que ler novamente geralmente funciona. Em cada caso, os campos permanecem editáveis enquanto o ficheiro está em análise, de modo que um contrato pode ser preenchido manualmente e guardado como de costume em vez de aguardar uma leitura bem-sucedida. Ler novamente analisa o documento de novo e substitui os campos com o que encontra, incluindo quaisquer correções entretanto efetuadas, pelo que solicita confirmação primeiro. Parâmetros do contrato Algumas organizações têm um conjunto de parâmetros do contrato configurado para os seus contratos — os mesmos campos tipados já usados em orçamentos, projetos e imóveis. Quando um documento corresponde a uma regra da organização que indica um conjunto de parâmetros, a leitura automática preenche o que consegue encontrar (por exemplo, as condições de renda indicadas num arrendamento cujo custo para a sua organização é algo completamente diferente) como informação de referência junto ao contrato. Um parâmetro já preenchido manualmente nunca é substituído por uma leitura posterior. Exemplos de casos de utilização Faturação de projetos a preço fixo: Crie um contrato de cliente com marcos de pagamento mensais associados a um orçamento de projeto, para saber sempre o que foi faturado e o que falta. Avença com fornecedor: Configure um contrato de fornecedor com linhas mensais recorrentes para uma licença de software ou avença de consultoria — o Flowtly gera as linhas e assinala pagamentos em atraso. Pagamentos a subempreiteiros: Associe um contrato de fornecedor a um orçamento de projeto para acompanhar os custos com subempreiteiros face à despesa planeada e garantir que nenhuma linha ultrapassa o limite do orçamento. Verificar um prazo antes de cobrar um pagamento: Leia o prazo e a data a partir da qual é contado diretamente no contrato, em vez de reabrir o documento assinado para encontrar a cláusula. Confirmar o que foi assinado: Pré-visualize o ficheiro do contrato anexado no local para verificar um detalhe, sem o transferir primeiro. Páginas relacionadas Verificações de integridade de contratos Orçamentos Pagamentos Recorrentes Painel Financeiro Controlo de Custos Rotas da aplicação Abrir /contracts

Tarifas Tarifas As tarifas são uma parte fundamental da faturação baseada em tempo no Flowtly. Cada colaborador pode ter uma tarifa definida para diferentes projetos, com a possibilidade de a prolongar, o que permite ao sistema calcular e gerar faturas com precisão com base nas horas registadas e no período de vigência de cada tarifa. Um colaborador pode ter múltiplas tarifas para o mesmo projeto, mas as datas dessas tarifas não se podem sobrepor. Só é possível adicionar uma nova tarifa a projetos ativos que tenham um Cliente atribuído. As tarifas estão associadas a projetos com clientes atribuídos, garantindo que todos os custos relacionados com o projeto sejam refletidos com precisão nos relatórios financeiros. Pontos-chave das Tarifas no Flowtly As tarifas definem o custo por hora faturado a um colaborador num projeto específico. Estas tarifas são essenciais para gerar faturas com base nas horas registadas pelos colaboradores. A tarifa pode ser definida para qualquer projeto ao qual um colaborador esteja atribuído (mas apenas se esse projeto estiver atribuído a um cliente). A moeda da tarifa é determinada pela moeda definida para o cliente ao qual o projeto está associado. As tarifas podem ser adicionadas, prolongadas ou editadas para garantir um registo preciso. Gestão de Tarifas Existem três ações principais que pode realizar sobre as tarifas no Flowtly: Adicionar uma Nova Tarifa Se um colaborador for adicionado a um projeto pela primeira vez e não tiver uma tarifa atribuída, siga estes passos: Clique no botão "Adicionar Tarifa" . Selecione o Projeto (apenas os projetos atribuídos a um cliente serão apresentados). Indique o Cargo do Colaborador (este cargo será refletido nas faturas). Introduza a Tarifa por hora (será definida na moeda do cliente). Selecione a Data de Início (por predefinição, é preenchida com a data atual). Selecione a Data de Fim (opcional). Clique em "Adicionar Tarifa" para guardar. Editar uma Tarifa Existente Se uma tarifa precisar de ser atualizada (por exemplo, devido a uma mudança de cargo ou extensão da data de fim): Localize a tarifa no projeto que pretende editar. Clique no ícone Editar (ícone de lápis) junto à tarifa. Efetue as alterações necessárias. Clique em "Guardar" para confirmar as alterações. Os gestores também têm a possibilidade de remover tarifas já existentes clicando no botão Caixote presente em cada tarifa. Nota: As alterações às tarifas existentes terão impacto nos cálculos de faturação a partir da data de atualização. Prolongar a Tarifa de um Colaborador A função Prolongar é utilizada quando a tarifa de um colaborador muda num determinado momento. Em vez de substituir uma tarifa existente, o prolongamento permite acompanhar as alterações históricas de tarifas. Clique em Prolongar junto ao projeto relevante. O cargo e a tarifa são preenchidos automaticamente com os valores atuais para maior visibilidade. Ajuste a Tarifa por hora para o novo valor. A Data de Início é preenchida automaticamente com a data de amanhã, mas é editável se necessário. Indique a Data de Fim se aplicável. Clique em Prolongar tarifa para aplicar a alteração. Nota: O prolongamento de tarifas garante que os gestores têm plena visibilidade sobre os ajustes de tarifas ao longo do tempo. O histórico de alterações de tarifas é visível no gráfico de acompanhamento de tarifas. Como as Tarifas Afetam a Faturação (se o módulo de Faturas estiver ativo) O Flowtly calcula automaticamente os valores das faturas com base nas horas registadas e nas tarifas atribuídas. As quantidades correspondem ao tempo exato registado A quantidade faturada é o tempo exato registado no projeto, e não um valor arredondado para cima ou para baixo ao quarto de hora mais próximo. 15 horas e 46 minutos de trabalho registado são faturados como 15.77 horas. Quantidades como 7.43 são por isso normais numa fatura gerada a partir de horas de projeto, e multiplicam-se pela tarifa exatamente como apresentado. Cada dia registado precisa de uma tarifa que o cubra Uma tarifa aplica-se apenas dentro do seu próprio intervalo de datas, a partir da sua Data de Início . O tempo registado num dia anterior a essa data não é coberto por ela — situação comum quando uma tarifa é adicionada, ou retroagida, após o trabalho já ter sido registado. Quando um colaborador tem uma ou mais tarifas num projeto mas nenhuma delas cobre um dia registado, a fatura não é gerada. Prolongue uma tarifa existente ou adicione uma nova para que o seu intervalo de datas alcance o tempo registado, e de seguida gere a fatura novamente. A vista Gestão de Registo de Tempo assinala estas lacunas enquanto revê o tempo registado. Um projeto no qual o colaborador não tem nenhuma tarifa comporta-se de forma diferente: as horas são ainda assim incluídas na fatura, com preço zero. A linha é visível, pelo que pode ser detetada e questionada antes de a fatura ser enviada. Nenhum dia pode ser coberto por duas tarifas Os intervalos de datas das tarifas de um colaborador num projeto não se podem sobrepor. Se duas delas cobrirem o mesmo dia registado, esse tempo tem dois preços e não há forma de escolher entre eles — a fatura não é gerada. O conflito é reportado com a pessoa, o projeto, a data e ambas as tarifas em conflito e os seus valores, de modo a ser claro qual o par a corrigir. Dê à tarifa anterior uma Data de Fim que caia antes da Data de Início da tarifa posterior — a ação Prolongar faz isto — ou remova aquela das duas que não se aplica e gere a fatura novamente. Adicionar uma tarifa sem fechar aquela que substitui é a forma mais comum de surgir uma sobreposição. Quando um colaborador tem uma tarifa definida e tempo registado num projeto específico, o gestor pode gerar uma fatura diretamente a partir da página de Relatório de Horas de Trabalho, na secção Projetos. Para mais detalhes, consulte o artigo Lista de Projetos . Exemplos de utilização Integrar um Novo Colaborador num Projeto de Cliente: Atribuir uma tarifa horária específica para a função do colaborador no projeto, garantindo que o seu tempo é faturado com precisão desde o primeiro dia. Promoção ou Mudança de Cargo do Colaborador: Atualizar a tarifa de um colaborador para refletir as suas novas responsabilidades ou maior experiência num projeto em curso, utilizando a função "Prolongar Tarifa" para manter a precisão histórica. Extensão de Contrato de Projeto: Prolongar a Data de Fim de uma tarifa existente quando um projeto é prorrogado, garantindo continuidade na faturação com base nas tarifas acordadas. Geração de Faturas de Clientes: Recorrer a tarifas corretamente definidas e ativas para calcular automaticamente os montantes faturáveis pelos serviços prestados, com base nas horas registadas nos projetos. Páginas relacionadas Contabilidade Contratos de Trabalho Rotas da aplicação Ver Colaboradores

Perguntas do contabilista sobre transações Perguntas do contabilista sobre transações Em vez de andar atrás de esclarecimentos por e-mail, o Flowtly permite que o seu contabilista coloque perguntas diretamente numa transação bancária específica ou num documento de custo recebido — e permite-lhe responder no mesmo local. Cada troca fica associada exatamente ao registo a que se refere, dando-lhe um rasto claro no fecho do mês. Como funciona Cada linha de transação na lista de transações, e cada linha de documento de custo recebido (fatura de fornecedor), tem um fio de discussão. Tanto o utilizador como o contabilista podem abrir o fio e colocar uma pergunta. A outra parte recebe uma notificação, responde no fio e, resolvido o assunto, a pergunta é marcada como resolvida. A conversa completa fica ligada ao registo para consulta futura. Colocar uma pergunta numa transação ou num documento de custo Vá à lista Transações (para transações bancárias) ou à lista Documentos recebidos (para faturas de fornecedor e anexos de custo). Encontre a linha que quer discutir. Cada linha tem um ícone de balão de fala à direita; se houver perguntas em aberto, o ícone mostra um contador. Clique no ícone de balão de fala para abrir o painel de discussão do lado direito do ecrã. Escreva a sua pergunta e prima Enviar . A outra parte é notificada de imediato. O seu contabilista pode fazer o mesmo a partir da vista de Contabilidade — encontra a linha, clica no ícone de balão de fala e escreve diretamente no painel de discussão. Responder a uma pergunta Abra a notificação ou navegue você mesmo até ao registo. Clique no ícone de balão de fala na linha para abrir o painel de discussão. Verá todas as mensagens do fio. Escreva a sua resposta e prima Enviar . Não há limite para o número de mensagens trocadas num fio. A caixa de perguntas Para ver de uma só vez todas as perguntas em aberto em todas as transações e documentos de custo, vá a Contabilidade → Perguntas ( /accountancy/questions ). A caixa lista todos os fios que ainda têm perguntas em aberto, agrupados por registo. Assim é fácil despachar um conjunto de dúvidas de fecho do mês sem procurar linha a linha. O contador de perguntas em aberto A entrada Contabilidade na barra de navegação mostra um contador com o número de perguntas em aberto. Atualiza-se em tempo real à medida que as perguntas são colocadas e resolvidas, para saber sempre num relance se algo precisa da sua atenção. Resolver uma pergunta Resolvido o assunto, abra o painel de discussão na linha em causa e clique em Marcar como resolvida na pergunta. As perguntas resolvidas ficam escondidas da caixa, mas continuam visíveis no histórico do fio no próprio registo, para que o rasto nunca se perca. Um fio resolvido também pode ser reaberto se forem necessários mais esclarecimentos. Notificações O Flowtly envia notificações pela categoria Contabilidade sempre que: É colocada uma nova pergunta numa transação ou documento de custo em que está envolvido. Alguém responde num fio em que participa. Uma pergunta num registo seu é marcada como resolvida. Pode gerir em que canais (na aplicação, e-mail, notificação móvel) recebe estas notificações em Definições → Notificações . Exemplos de utilização Fecho do mês: o contabilista pergunta por um número de IVA em falta numa transação de custo. Responde com os dados do fornecedor, ele marca como resolvida, e a troca fica guardada na transação para o auditor. Dúvida sobre um documento de custo: uma fatura de fornecedor está repartida por duas linhas de orçamento e o contabilista precisa de confirmação. O fio no documento fixa a decisão, sem um rasto de e-mails para reconstruir mais tarde. Revisão em bloco: use a caixa de perguntas em Contabilidade para despachar todas as questões em aberto de uma só vez, em vez de abrir registo a registo. Rotas da aplicação Abrir Finanças

Exportações de Contabilidade O módulo Exportações de Contabilidade do Flowtly permite às organizações transferir dados financeiros e de RH da plataforma para sistemas de contabilidade externos. Suporta formatos de exportação compatíveis com o software de contabilidade polaco mais popular: Comarch Optima , Symfonia , Wapro (incluindo o destino Wapro Kaper / Fakir para a Księga Podatkowa) e enova365 . Cada sistema de destino utiliza um formato de ficheiro dedicado, pronto a importar. Os quatro formatos de ERP suportam exportações de faturas e custos . O Comarch Optima suporta ainda dados de faltas e ausências de colaboradores , tornando-o especialmente útil para organizações que processam o processamento de salários através do Optima. O processo de exportação permite ao utilizador selecionar um mês ou um intervalo de datas específico e escolher o tipo de exportação. Isto contribui para garantir a exatidão e a completude dos dados antes de serem entregues à equipa de contabilidade ou importados para o software externo. Montantes convertidos Quando uma linha exportada está numa moeda diferente da da organização, a exportação converte-a à taxa de câmbio da data dessa linha. Se um par de moedas não puder ser avaliado de todo, a exportação para com um erro que identifica as moedas, a data e a linha — em vez de entregar ao contabilista um ficheiro com valores nos quais não se pode confiar. Consulte Moedas e taxas de câmbio para saber quais as moedas que podem ser convertidas e o que fazer com uma linha que não pode ser convertida. Exemplos de utilização Exportar faturas mensais no formato Comarch Optima para importação pela equipa de contabilidade externa. Gerar uma exportação compatível com Symfonia após a reconciliação de custos. Exportar faltas e ausências de colaboradores através da exportação Optima para processamento salarial. Utilizar a exportação Wapro para sincronizar dados de custos com o sistema de contabilidade da organização, ou a exportação Wapro Kaper para contabilidade em regime de Livro Fiscal (KPiR + registo de IVA). Utilizar a exportação enova365 para importar faturas e custos numa base de dados enova365 através de "Plik → Importuj zapisy". Exportar extratos de custos filtrados por intervalo de datas para revisões financeiras trimestrais. Páginas relacionadas Faturas Controlo de Custos Colaboradores Grupos de IVA Dashboard Financeiro Moedas e taxas de câmbio Rotas da aplicação Abrir /accountancy