Det software dine klienter allerede bruger — og du får rene data

Kontrakter Kontrakter i Flowtly definerer de finansielle vilkår for dine engagementer — de tilknytter et budget til et struktureret sæt betalingsplanlinjer. Hver kontrakt angiver, hvornår betalinger forfalder, beløbene og retningen (leverandørfaktura eller klientfakturering), hvilket giver dig fuld synlighed over forpligtede pengestrømme. Nøglebegreber Betalingsplanlinjer — individuelle linjeelementer, der definerer beløb, forfaldsdato og betalingsretning (leverandør eller klient) Budgettilknytning — en kontrakt er altid tilknyttet et budget, der fungerer som den finansielle ramme for engagementet Retning — leverandørkontrakter sporer omkostninger, du skylder; klientkontrakter sporer indtægter, du forventer at modtage Generering af tilbagevendende plan — kontrakter kan automatisk generere tilbagevendende betalingslinjer baseret på et defineret interval Dokumentvedhæftninger — vedhæft underskrevne kontraktfiler, tillæg eller støttedokumenter direkte til kontraktposten Betalingsbetingelser — hvor lang tid modparten har til at betale, hvilken dato fristen regnes fra, og om betaling forfalder forud eller bagud Automatisk indlæsning — upload en underskrevet kontrakt, og Flowtly læser parter, datoer, betalingsbetingelser og priser ud af den. Når en ny kørsel kan hjælpe, kan du køre indlæsningen igen fra kontraktens dokumenter — for eksempel efter at have rettet en scanning Fuldstændighed — en kontrakt tjekkes for de data, planlægning har brug for, og en kontrakt, der aldrig vil have et af dem, kan angive det; se Fuldstændighedstjek for kontrakter Upload flere på én gang — slip en hel omgang underskrevne kontrakter: uploaden viser hver fils fremskridt ("3 of 20 uploaded") og derefter dens status, og du bliver på kontraktlisten imens. Hver upload venter i Awaiting sorting med sin status — læses stadig, klar til gennemgang eller kunne ikke læses, med årsagen og en vej videre: Re-extract , når en ny læsning kan hjælpe, Upload again , når selve filen er beskadiget eller ulæselig. Gennemgangen af en fil åbner, når du klikker på den Satser og samlet værdi — nogle kontrakter angiver slet ingen samlet værdi. En lejekontrakt med pris pr. m² angiver en sats, et areal og en løbetid, og summen står ingen steder. Flowtly gemmer satsen præcis som kontrakten angiver den og lader den samlede værdi stå tom i stedet for at opfinde et beløb; angiv løbetiden, så foreslås en beregnet samlet værdi, du kan acceptere Organisationsspecifikke læseregler — for nogle organisationer opsætter Flowtly-medarbejdere regler, der ændrer, hvordan en bestemt slags kontrakt læses: i hvilken retning den gemmes, en fritekstinstruktion til en usædvanlig aftale (for eksempel en lejekontrakt indgået med en ejendomsudvikler, hvor kun tilskuddet til indretning er en omkostning for organisationen, ikke huslejen), og hvilke kontraktparametre der skal udfyldes sammen med den. Når en regel matcher, viser gennemgangsskærmen, hvilken der blev anvendt, og de parametre, den læste. En lejekontrakt, hvis påkrævede beløb ikke kan findes, bogføres som en omkostning uden beløb eller plan og med flaget kræver gennemgang , i stedet for et gættet tal Betalingsbetingelser En kontrakt angiver tre ting om, hvornår dens fakturaer forfalder, og Flowtly gemmer hver enkelt separat i stedet for at samle dem i et enkelt tal: Betalingsfrist (dage) — det antal dage, der er tilladt. Regnet fra — den dato, hvorfra fristen løber: Fakturalevering , Fakturaudstedelse , Periodens begyndelse eller En hændelse . Levering og udstedelse holdes bevidst adskilt, fordi de er reelt forskellige datoer, og mange kontrakter binder fristen til den førstnævnte. Betaling — forud betyder, at beløbet betales før den periode, det dækker, for eksempel en måneds husleje, der forfalder ved månedens begyndelse. Bagud betyder, at det betales efter perioden, for det, der allerede er leveret. Regnet fra og Betaling har hver et informationsikon ved siden af feltet i formularen, som giver den samme forklaring, der hvor du vælger. En tom frist betyder, at kontrakten er tavs om emnet. Det er en anden erklæring end en frist på nul dage, og atter en anden end betaling bagud — så felterne efterlades tomme i stedet for at have standardværdier, og åbning af en kontrakt skriver aldrig en betingelse ind, som dokumentet ikke faktisk indeholder. Disse felter vises både på selve kontrakten og på skærmen, hvor en uploadet kontrakt gennemgås, så betingelser, der er læst ud af dokumentet, kan kontrolleres og rettes på samme sted, som de blev fundet. Sletning af en kontrakt En kontrakt, som andre poster stadig peger på, kan ikke slettes. Flowtly afviser sletningen i stedet for stille at kappe disse forbindelser. Sletningen blokeres af fakturaer, betalingsdokumenter, deals, signaturanmodninger og indledende budgetposter, der er knyttet til kontrakten, samt af budgetter, der bruger den. Fjern først tilknytningerne, og slet derefter kontrakten. En slettet faktura blokerer ikke sletningen. Kun fakturaer, der stadig findes, tæller med. En faktura, der tidligere er slettet, bevares i slettet tilstand og mister blot sin tilknytning til kontrakten. En deal kan ikke frakobles sin kontrakt. En vundet deal beholder sin kontrakttilknytning, så længe dealen findes, så afvisningsbeskeden siger det i stedet for at bede dig fjerne den. For at slette en kontrakt, som en deal peger på, skal du først slette dealen. Kontraktens egne dele blokerer ikke. Dens betalingsplanlinjer, dokumenter, hændelser, tillæg, klausuler og arbejdslinjer slettes sammen med den. Grænser for kontraktfelter En kontrakt afvises ved lagring, med en besked, når: dens navn er længere end 255 tegn; beløbet pr. periode er større end 99.999.999.999,9999; omsætningsminimummet er større end 99.999.999.999,9999; dens slutdato ligger før startdatoen; hændelsen, der starter dens betalingsplan, tilhører en anden kontrakt. Kontraktdokumenter Kontrakt- og bilagsfiler vedhæftes kontraktposten og vises på den. Et dokument kan forhåndsvises på stedet — filen åbner i en fremviser uden at forlade kontrakten — hvilket normalt er nok til at bekræfte, hvad der blev underskrevet. Alt hvad fremviseren ikke kan gengive, tilbydes i stedet som download. En separat Download -handling forbliver ved siden af forhåndsvisningen, fordi det at hente den underskrevne fil ud af Flowtly og at læse den er to forskellige opgaver. Når den automatiske indlæsning fejler En indlæsning, der ikke lykkes, angiver hvilken type fejl der opstod, i stedet for blot at rapportere en fejl, og Genindlæs tilbydes kun, hvor en ny kørsel faktisk kan hjælpe: Dokumentet kunne ikke læses — typisk et foto eller en scanning af lav kvalitet. Genindlæsning af den samme fil vil ikke give et andet resultat: afvis den og upload en tydeligere PDF. Filen har intet indhold — uploadet kan være afbrudt. Upload dokumentet igen. Indlæsningen kunne ikke afsluttes — problemet var på Flowtlys side og ikke med din fil, så genindlæsning fungerer normalt. I alle tilfælde forbliver felterne redigerbare, mens filen er under gennemgang, så en kontrakt kan udfyldes manuelt og gemmes som sædvanligt i stedet for at vente på en vellykket indlæsning. Genindlæsning analyserer dokumentet igen og overskriver felterne med det, den finder, herunder eventuelle rettelser foretaget i mellemtiden, og beder derfor om bekræftelse først. Kontraktparametre Nogle organisationer har et sæt kontraktparametre konfigureret til deres kontrakter — de samme typede felter, der allerede bruges til budgetter, projekter og ejendomme. Når et dokument matcher en organisationsregel, der navngiver et parametersæt, udfylder automatisk indlæsning det, den kan finde (for eksempel de angivne lejevilkår på en lejekontrakt, hvis omkostning for din organisation er noget helt andet), som referenceinformation ved siden af kontrakten. En parameter, du allerede har udfyldt manuelt, bliver aldrig overskrevet af en senere indlæsning. Eksempler på anvendelsesscenarier Fast-pris projektfakturering: Opret en klientkontrakt med månedlige betalingsmilepæle tilknyttet et projektbudget, så du altid ved, hvad der er faktureret, og hvad der resterer. Leverandørretainer: Opsæt en leverandørkontrakt med tilbagevendende månedlige linjer for en softwarelicens eller konsulentretainer — Flowtly genererer linjerne og markerer forfaldne betalinger. Underleverandørbetalinger: Tilknyt en leverandørkontrakt til et projektbudget for at spore underleverandøromkostninger mod det planlagte forbrug og sikre, at ingen linje overskrider budgetloftet. Kontrollere en betingelse, inden en betaling rykkes: Læs fristen og hvad den regnes fra direkte på kontrakten, frem for at genåbne det underskrevne dokument for at finde klausulen. Bekræfte hvad der blev underskrevet: Forhåndsvis den vedhæftede kontraktfil på stedet for at kontrollere en detalje, uden at downloade den først. Relaterede sider Fuldstændighedstjek for kontrakter Budgetter Tilbagevendende betalinger Finansdashboard Omkostningsstyring App-ruter Åbn /contracts

Takster Takster Takster er en afgørende del af tidsbaseret fakturering i Flowtly. Hver medarbejder kan have en defineret takst for forskellige projekter med mulighed for at forlænge dem, hvilket giver systemet mulighed for nøjagtigt at beregne og generere fakturaer baseret på registrerede timer og tidsrammen for hver takst. En medarbejder kan have flere takster for det samme projekt, men datoerne for disse takster må ikke overlappe. Nye takster kan kun tilføjes for aktive projekter, der har en klient tilknyttet. Takster er knyttet til projekter med tildelte klienter, hvilket sikrer, at alle projektrelaterede omkostninger afspejles nøjagtigt i finansielle rapporter. Vigtige punkter om takster i Flowtly Takster definerer omkostningen pr. time, som en medarbejder faktureres for på et specifikt projekt. Disse takster er essentielle for at generere fakturaer baseret på medarbejdernes registrerede timer. En takst kan angives for ethvert projekt, som en medarbejder er tilknyttet (men kun hvis projektet er tilknyttet en klient). Takstvalutaen bestemmes af den valuta, der er angivet for den klient, projektet er knyttet til. Takster kan tilføjes, forlænges eller redigeres for at sikre nøjagtig sporing. Administration af takster Der er tre vigtigste handlinger, du kan udføre på takster i Flowtly: Tilføjelse af en ny takst Hvis en medarbejder tilføjes til et projekt for første gang og ikke har en tildelt takst, skal du følge disse trin: Klik på knappen "Tilføj takst" . Vælg Projekt (kun projekter tilknyttet en klient vil vises). Angiv medarbejderens Stilling (denne stilling vil fremgå af fakturaerne). Indtast Taksten pr. time (den angives i klientens valuta). Vælg Startdato (udfyldes som standard med dags dato). Vælg en Slutdato (valgfrit). Klik på "Tilføj takst" for at gemme. Redigering af en eksisterende takst Hvis en takst skal opdateres (f.eks. på grund af en stillingsændring eller forlængelse af slutdato): Find taksten under det projekt, du vil redigere. Klik på Rediger (blyantikon) ud for taksten. Foretag de nødvendige ændringer. Klik på "Gem" for at bekræfte ændringerne. Ledere har også mulighed for at fjerne eksisterende takster ved at klikke på knappen Slet ud for hver takst. Bemærk: Ændringer af eksisterende takster vil påvirke faktureringsberegninger fra den opdaterede dato og frem. Forlængelse af en medarbejders takst Funktionen Forlæng bruges, når en medarbejders takst ændres på et bestemt tidspunkt. I stedet for at overskrive en eksisterende takst giver forlængelse mulighed for at spore historiske taksændringer. Klik på Forlæng ud for det relevante projekt. Rolle og takst er forudfyldt med aktuelle værdier til reference. Juster Taksten pr. time til den nye. Startdato er forudfyldt med morgendagens dato, men kan redigeres om nødvendigt. Angiv Slutdato , hvis det er relevant. Klik på Forlæng takst for at anvende ændringen. Bemærk: Forlængelse af takster sikrer, at ledere har fuld synlighed over taksojusteringer over tid. Historikken for taksændringer er synlig i takstsporing-diagrammet. Hvordan takster påvirker fakturering (hvis fakturamodulet er aktivt) Flowtly beregner automatisk fakturabeløb baseret på registrerede timer og tildelte takster. Mængder svarer til den præcise registrerede tid En faktureret mængde er den præcise tid registreret på projektet, ikke et tal afrundet op eller ned til nærmeste kvarter. 15 timer og 46 minutters registreret arbejde faktureres som 15.77 timer. Mængder som 7.43 er derfor normale på en faktura genereret fra projekttimer og ganges med taksten præcis som vist. Hver registreret dag skal have en dækkende takst En takst gælder kun inden for sit eget datointerval, fra sin Startdato og frem. Tid registreret en dag før den dato er ikke dækket af den — en almindelig situation, når en takst tilføjes eller tilbagedateres, efter at arbejdet allerede er registreret. Når en medarbejder har en eller flere takster på et projekt, men ingen af dem dækker en registreret dag, genereres fakturaen ikke. Forlæng en eksisterende takst eller tilføj en ny, så dens datointerval rækker tilbage til den registrerede tid, og generer derefter fakturaen igen. Visningen Tidsregistreringsstyring markerer disse huller, mens du gennemgår registreret tid. Et projekt, hvor medarbejderen slet ingen takst har, opfører sig anderledes: timerne placeres stadig på fakturaen, prissat til nul. Linjen er synlig, så den kan opdages og stilles spørgsmålstegn ved, inden fakturaen sendes. Ingen dag må dækkes af to takster Datointervalerne for en medarbejders takster på ét projekt må ikke overlappe. Hvis to af dem begge dækker en registreret dag, har den tid to priser og ingen måde at vælge imellem dem — fakturaen genereres ikke. Konflikten rapporteres med personen, projektet, datoen og begge de kolliderende takster og deres værdier, så det er klart, hvilket par der skal rettes. Giv den tidligere takst en Slutdato , der falder før den senere taksts Startdato — handlingen Forlæng gør dette — eller fjern den af de to, der ikke gælder, og generer derefter fakturaen igen. At tilføje en takst uden at lukke den, den erstatter, er den sædvanlige måde, en overlapning opstår på. Når en medarbejder har en takst angivet og tid registreret under et specifikt projekt, kan lederen generere en faktura direkte fra siden Arbejdstidsrapport i sektionen Projekter. For flere oplysninger, besøg Artiklen om projektliste . Eksempler på anvendelse Onboarding af en ny medarbejder til et kundeprojekt: Tildel en specifik timesats for medarbejderens rolle på projektet for at sikre, at deres tid faktureres nøjagtigt fra dag ét. Medarbejderforfremmelse eller rolleskift: Opdater en medarbejders takst for at afspejle nye ansvarsområder eller øget erfaring på et igangværende projekt ved hjælp af funktionen "Forlæng takst" for at opretholde historisk nøjagtighed. Forlængelse af projektkontrakt: Forlæng Slutdato for en eksisterende takst, når et projekt forlænges, for at sikre kontinuitet i faktureringen baseret på de aftalte takster. Generering af klientfakturaer: Brug nøjagtigt definerede og aktive takster til automatisk at beregne fakturerbare beløb for leverede ydelser baseret på timer registreret på projekter. Relaterede sider Regnskab Medarbejderaftaler App-ruter Se medarbejdere

Revisorens spørgsmål til transaktioner Revisorens spørgsmål til transaktioner I stedet for at jagte afklaringer over e-mail lader Flowtly din revisor stille spørgsmål direkte på en bestemt banktransaktion eller et indgående omkostningsbilag — og lader dig svare på samme sted. Hver udveksling forbliver knyttet til netop den post, den handler om, så du har et klart revisionsspor ved månedsafslutning. Sådan fungerer det Hver transaktionsrække i transaktionslisten, og hver række med et indgående omkostningsbilag (leverandørfaktura), har en diskussionstråd. Både du og din revisor kan åbne tråden og skrive et spørgsmål. Den anden part får en besked, svarer i tråden, og når sagen er afklaret, markeres spørgsmålet som løst. Hele samtalen bliver knyttet til posten til senere brug. Sådan stiller du et spørgsmål til en transaktion eller et omkostningsbilag Gå til listen Transaktioner (for banktransaktioner) eller listen Indgående bilag (for leverandørfakturaer og omkostningsvedhæftninger). Find den række, du vil drøfte. Hver række har et taleboble-ikon til højre; er der uafklarede spørgsmål, viser ikonet et tal. Klik på taleboble-ikonet for at åbne diskussionspanelet i højre side af skærmen. Skriv dit spørgsmål, og tryk på Send . Den anden part får besked med det samme. Din revisor kan gøre det samme fra sin revisorvisning — finde rækken, klikke på taleboble-ikonet og skrive direkte i diskussionspanelet. Sådan svarer du på et spørgsmål Åbn beskeden, eller gå selv til posten. Klik på taleboble-ikonet på rækken for at åbne diskussionspanelet. Du ser alle beskeder i tråden. Skriv dit svar, og tryk på Send . Der er ingen grænse for, hvor mange gange man kan skrive frem og tilbage i en tråd. Indbakken med spørgsmål For at se hvert åbent spørgsmål på tværs af alle transaktioner og omkostningsbilag på én gang, gå til Revision → Spørgsmål ( /accountancy/questions ). Indbakken viser alle tråde, der stadig har uafklarede spørgsmål, grupperet efter post. Det gør det nemt at arbejde sig gennem en bunke månedsafslutningsspørgsmål uden at lede i de enkelte rækker. Mærket for uafklarede Punktet Revision i navigationsmenuen viser et mærke med antallet af uafklarede spørgsmål. Mærket opdateres i realtid, efterhånden som spørgsmål stilles og løses, så du altid med et blik kan se, om noget kræver din opmærksomhed. Sådan løser du et spørgsmål Når en sag er afklaret, åbner du diskussionspanelet på den relevante række og klikker på Markér som løst på spørgsmålet. Løste spørgsmål skjules fra indbakken, men er stadig synlige i trådhistorikken på selve posten, så revisionssporet aldrig mistes. En løst tråd kan også åbnes igen, hvis der er brug for flere afklaringer. Beskeder Flowtly sender beskeder gennem kategorien Revision , hver gang: Der stilles et nyt spørgsmål på en transaktion eller et omkostningsbilag, du er involveret i. Nogen svarer i en tråd, du deltager i. Et spørgsmål på din post markeres som løst. Du kan styre, på hvilke kanaler (i appen, e-mail, mobilnotifikation) du modtager disse beskeder, under Indstillinger → Beskeder . Eksempler på brug Månedsafslutning: Din revisor spørger om et manglende momsnummer på en omkostningstransaktion. Du svarer med leverandørens oplysninger, revisoren markerer det som løst, og udvekslingen gemmes på transaktionen til revisor. Spørgsmål til et omkostningsbilag: En leverandørfaktura er fordelt på to budgetlinjer, og revisoren har brug for en bekræftelse. Tråden på bilaget fastholder beslutningen, uden et e-mail-spor der senere skal rekonstrueres. Samlet gennemgang: Brug indbakken med spørgsmål under Revision til at arbejde dig gennem alle åbne spørgsmål på én gang i stedet for at åbne posterne én for én. Ruter i appen Åbn Økonomi

Regnskabseksporter Modulet Regnskabseksporter i Flowtly giver organisationer mulighed for at overføre økonomi- og HR-data fra platformen til eksterne regnskabssystemer. Det understøtter eksportformater, der er kompatible med populær polsk regnskabssoftware: Comarch Optima , Symfonia , Wapro (inklusive Wapro Kaper / Fakir-målet til Księga Podatkowa) og enova365 . Hvert målsystem anvender et dedikeret, importklart filformat. Alle fire ERP-formater understøtter eksport af fakturaer og omkostninger . Comarch Optima understøtter derudover medarbejderes ferie- og fraværsdata, hvilket gør det særligt nyttigt for organisationer, der håndterer lønadministration via Optima. Eksportprocessen giver brugerne mulighed for at vælge en måned eller et specifikt datointerval og vælge eksporttypen. Dette hjælper med at sikre nøjagtighed og fuldstændighed, inden data overdrages til regnskabsteamet eller importeres til ekstern software. Konverterede beløb Når en eksporteret linje er i en anden valuta end organisationens egen, konverterer eksporten den til kursen på linjens dato. Hvis et valutapar slet ikke kan prissættes, stopper eksporten med en fejl, der angiver valutaerne, datoen og linjen — i stedet for at aflevere et dokument til din revisor med tal, der ikke kan stoles på. Se Valutaer og valutakurser for at se, hvilke valutaer der kan konverteres, og hvad du skal gøre med en linje, der ikke kan konverteres. Eksempler på anvendelse Eksporter månedlige fakturaer i Comarch Optima-format til import af det eksterne regnskabsteam. Generér en Symfonia-kompatibel eksport efter afstemning af omkostninger. Eksporter medarbejdernes ferie og fravær via Optima-eksporten til lønadministration. Brug Wapro-eksporten til at synkronisere omkostningsdata med organisationens regnskabssystem, eller Wapro Kaper-eksporten til bogføring via Księga Podatkowa (KPiR + momsregister). Brug enova365-eksporten til at importere fakturaer og omkostninger i en enova365-database via "Plik → Importuj zapisy". Eksporter omkostningsopgørelser filtreret efter datointerval til kvartalsvise økonomireviews. Relaterede sider Fakturaer Omkostningsstyring Medarbejdere Momsgrupper Økonomi-dashboard Valutaer og valutakurser App-ruter Åbn /accountancy