Det software dine klienter allerede bruger — og du får rene data

Kontrakter Kontrakter i Flowtly definerer de finansielle vilkår for dine engagementer — de tilknytter et budget til et struktureret sæt betalingsplanlinjer. Hver kontrakt angiver, hvornår betalinger forfalder, beløbene og retningen (leverandørfaktura eller klientfakturering), hvilket giver dig fuld synlighed over forpligtede pengestrømme. Nøglebegreber Betalingsplanlinjer — individuelle linjeelementer, der definerer beløb, forfaldsdato og betalingsretning (leverandør eller klient) Budgettilknytning — en kontrakt er altid tilknyttet et budget, der fungerer som den finansielle ramme for engagementet Retning — leverandørkontrakter sporer omkostninger, du skylder; klientkontrakter sporer indtægter, du forventer at modtage Generering af tilbagevendende plan — kontrakter kan automatisk generere tilbagevendende betalingslinjer baseret på et defineret interval Dokumentvedhæftninger — vedhæft underskrevne kontraktfiler, tillæg eller støttedokumenter direkte til kontraktposten Betalingsbetingelser — hvor lang tid modparten har til at betale, hvilken dato fristen regnes fra, og om betaling forfalder forud eller bagud Betalingsbetingelser En kontrakt angiver tre ting om, hvornår dens fakturaer forfalder, og Flowtly gemmer hver enkelt separat i stedet for at samle dem i et enkelt tal: Betalingsfrist (dage) — det antal dage, der er tilladt. Regnet fra — den dato, hvorfra fristen løber: Fakturalevering , Fakturaudstedelse , Periodens begyndelse eller En hændelse . Levering og udstedelse holdes bevidst adskilt, fordi de er reelt forskellige datoer, og mange kontrakter binder fristen til den førstnævnte. Betaling — om beløbet forfalder forud eller bagud. En tom frist betyder, at kontrakten er tavs om emnet. Det er en anden erklæring end en frist på nul dage, og atter en anden end betaling bagud — så felterne efterlades tomme i stedet for at have standardværdier, og åbning af en kontrakt skriver aldrig en betingelse ind, som dokumentet ikke faktisk indeholder. Disse felter vises både på selve kontrakten og på skærmen, hvor en uploadet kontrakt gennemgås, så betingelser, der er læst ud af dokumentet, kan kontrolleres og rettes på samme sted, som de blev fundet. Kontraktdokumenter Kontrakt- og bilagsfiler vedhæftes kontraktposten og vises på den. Et dokument kan forhåndsvises på stedet — filen åbner i en fremviser uden at forlade kontrakten — hvilket normalt er nok til at bekræfte, hvad der blev underskrevet. Alt hvad fremviseren ikke kan gengive, tilbydes i stedet som download. En separat Download -handling forbliver ved siden af forhåndsvisningen, fordi det at hente den underskrevne fil ud af Flowtly og at læse den er to forskellige opgaver. Eksempler på anvendelsesscenarier Fast-pris projektfakturering: Opret en klientkontrakt med månedlige betalingsmilepæle tilknyttet et projektbudget, så du altid ved, hvad der er faktureret, og hvad der resterer. Leverandørretainer: Opsæt en leverandørkontrakt med tilbagevendende månedlige linjer for en softwarelicens eller konsulentretainer — Flowtly genererer linjerne og markerer forfaldne betalinger. Underleverandørbetalinger: Tilknyt en leverandørkontrakt til et projektbudget for at spore underleverandøromkostninger mod det planlagte forbrug og sikre, at ingen linje overskrider budgetloftet. Kontrollere en betingelse, inden en betaling rykkes: Læs fristen og hvad den regnes fra direkte på kontrakten, frem for at genåbne det underskrevne dokument for at finde klausulen. Bekræfte hvad der blev underskrevet: Forhåndsvis den vedhæftede kontraktfil på stedet for at kontrollere en detalje, uden at downloade den først. Relaterede sider Budgetter Tilbagevendende betalinger Finansdashboard Omkostningsstyring App-ruter Åbn /contracts

Takster Takster Takster er en afgørende del af tidsbaseret fakturering i Flowtly. Hver medarbejder kan have en defineret takst for forskellige projekter med mulighed for at forlænge dem, hvilket giver systemet mulighed for nøjagtigt at beregne og generere fakturaer baseret på registrerede timer og tidsrammen for hver takst. En medarbejder kan have flere takster for det samme projekt, men datoerne for disse takster må ikke overlappe. Nye takster kan kun tilføjes for aktive projekter, der har en klient tilknyttet. Takster er knyttet til projekter med tildelte klienter, hvilket sikrer, at alle projektrelaterede omkostninger afspejles nøjagtigt i finansielle rapporter. Vigtige punkter om takster i Flowtly Takster definerer omkostningen pr. time, som en medarbejder faktureres for på et specifikt projekt. Disse takster er essentielle for at generere fakturaer baseret på medarbejdernes registrerede timer. En takst kan angives for ethvert projekt, som en medarbejder er tilknyttet (men kun hvis projektet er tilknyttet en klient). Takstvalutaen bestemmes af den valuta, der er angivet for den klient, projektet er knyttet til. Takster kan tilføjes, forlænges eller redigeres for at sikre nøjagtig sporing. Administration af takster Der er tre vigtigste handlinger, du kan udføre på takster i Flowtly: Tilføjelse af en ny takst Hvis en medarbejder tilføjes til et projekt for første gang og ikke har en tildelt takst, skal du følge disse trin: Klik på knappen "Tilføj takst" . Vælg Projekt (kun projekter tilknyttet en klient vil vises). Angiv medarbejderens Stilling (denne stilling vil fremgå af fakturaerne). Indtast Taksten pr. time (den angives i klientens valuta). Vælg Startdato (udfyldes som standard med dags dato). Vælg en Slutdato (valgfrit). Klik på "Tilføj takst" for at gemme. Redigering af en eksisterende takst Hvis en takst skal opdateres (f.eks. på grund af en stillingsændring eller forlængelse af slutdato): Find taksten under det projekt, du vil redigere. Klik på Rediger (blyantikon) ud for taksten. Foretag de nødvendige ændringer. Klik på "Gem" for at bekræfte ændringerne. Ledere har også mulighed for at fjerne eksisterende takster ved at klikke på knappen Slet ud for hver takst. Bemærk: Ændringer af eksisterende takster vil påvirke faktureringsberegninger fra den opdaterede dato og frem. Forlængelse af en medarbejders takst Funktionen Forlæng bruges, når en medarbejders takst ændres på et bestemt tidspunkt. I stedet for at overskrive en eksisterende takst giver forlængelse mulighed for at spore historiske taksændringer. Klik på Forlæng ud for det relevante projekt. Rolle og takst er forudfyldt med aktuelle værdier til reference. Juster Taksten pr. time til den nye. Startdato er forudfyldt med morgendagens dato, men kan redigeres om nødvendigt. Angiv Slutdato , hvis det er relevant. Klik på Forlæng takst for at anvende ændringen. Bemærk: Forlængelse af takster sikrer, at ledere har fuld synlighed over taksojusteringer over tid. Historikken for taksændringer er synlig i takstsporing-diagrammet. Hvordan takster påvirker fakturering (hvis fakturamodulet er aktivt) Flowtly beregner automatisk fakturabeløb baseret på registrerede timer og tildelte takster. Mængder svarer til den præcise registrerede tid En faktureret mængde er den præcise tid registreret på projektet, ikke et tal afrundet op eller ned til nærmeste kvarter. 15 timer og 46 minutters registreret arbejde faktureres som 15.77 timer. Mængder som 7.43 er derfor normale på en faktura genereret fra projekttimer og ganges med taksten præcis som vist. Hver registreret dag skal have en dækkende takst En takst gælder kun inden for sit eget datointerval, fra sin Startdato og frem. Tid registreret en dag før den dato er ikke dækket af den — en almindelig situation, når en takst tilføjes eller tilbagedateres, efter at arbejdet allerede er registreret. Når en medarbejder har en eller flere takster på et projekt, men ingen af dem dækker en registreret dag, genereres fakturaen ikke. Forlæng en eksisterende takst eller tilføj en ny, så dens datointerval rækker tilbage til den registrerede tid, og generer derefter fakturaen igen. Visningen Tidsregistreringsstyring markerer disse huller, mens du gennemgår registreret tid. Et projekt, hvor medarbejderen slet ingen takst har, opfører sig anderledes: timerne placeres stadig på fakturaen, prissat til nul. Linjen er synlig, så den kan opdages og stilles spørgsmålstegn ved, inden fakturaen sendes. Ingen dag må dækkes af to takster Datointervalerne for en medarbejders takster på ét projekt må ikke overlappe. Hvis to af dem begge dækker en registreret dag, har den tid to priser og ingen måde at vælge imellem dem — fakturaen genereres ikke. Konflikten rapporteres med personen, projektet, datoen og begge de kolliderende takster og deres værdier, så det er klart, hvilket par der skal rettes. Giv den tidligere takst en Slutdato , der falder før den senere taksts Startdato — handlingen Forlæng gør dette — eller fjern den af de to, der ikke gælder, og generer derefter fakturaen igen. At tilføje en takst uden at lukke den, den erstatter, er den sædvanlige måde, en overlapning opstår på. Når en medarbejder har en takst angivet og tid registreret under et specifikt projekt, kan lederen generere en faktura direkte fra siden Arbejdstidsrapport i sektionen Projekter. For flere oplysninger, besøg Artiklen om projektliste . Eksempler på anvendelse Onboarding af en ny medarbejder til et kundeprojekt: Tildel en specifik timesats for medarbejderens rolle på projektet for at sikre, at deres tid faktureres nøjagtigt fra dag ét. Medarbejderforfremmelse eller rolleskift: Opdater en medarbejders takst for at afspejle nye ansvarsområder eller øget erfaring på et igangværende projekt ved hjælp af funktionen "Forlæng takst" for at opretholde historisk nøjagtighed. Forlængelse af projektkontrakt: Forlæng Slutdato for en eksisterende takst, når et projekt forlænges, for at sikre kontinuitet i faktureringen baseret på de aftalte takster. Generering af klientfakturaer: Brug nøjagtigt definerede og aktive takster til automatisk at beregne fakturerbare beløb for leverede ydelser baseret på timer registreret på projekter. Relaterede sider Regnskab Medarbejderaftaler App-ruter Se medarbejdere