Programvaran dina kunder redan använder — och du får ren data

Kontrakt Kontrakt i Flowtly definierar de finansiella villkoren för dina åtaganden — genom att länka ett budget till en strukturerad uppsättning betalningsplanrader. Varje kontrakt anger när betalningar förfaller, deras belopp och riktning (leverantörsfaktura eller kundfakturering), vilket ger dig full insyn i bundna kassaflöden. Nyckelbegrepp Betalningsplanrader — enskilda poster som definierar belopp, förfallodag och betalningsriktning (leverantör eller kund) Budgetlänkning — ett kontrakt är alltid kopplat till ett budget, som fungerar som det finansiella ramverket för åtagandet Riktning — leverantörskontrakt spårar kostnader du är skyldig; kundkontrakt spårar förväntade intäkter Automatisk generering av återkommande rader — kontrakt kan automatiskt generera återkommande betalningsrader baserade på ett definierat intervall Dokumentbilagor — bifoga signerade kontraktsfiler, tillägg eller stöddokument direkt till kontraktsposten Betalningsvillkor — hur lang tid motparten har pa sig att betala, vilket datum fristen raker fran och om betalningen forfaller i forskott eller i efterskott Automatisk inläsning — ladda upp ett undertecknat kontrakt så läser Flowtly ut parter, datum, betalningsvillkor och priser ur det. Du kan köra inläsningen igen när som helst från kontraktets dokument, till exempel efter att ha rättat en skanning Priser och totalt värde — vissa kontrakt anger inget totalt värde alls. Ett hyresavtal med pris per m² anger ett pris, en yta och en löptid, och summan står ingenstans. Flowtly sparar priset exakt som kontraktet anger det och lämnar totalsumman tom i stället för att hitta på ett belopp; ange löptiden så föreslås ett beräknat totalvärde som du kan godkänna Betalningsvillkor Ett kontrakt anger tre saker om nar dess fakturor forfaller, och Flowtly haller var och en separat i stallet for att komprimera dem till ett enda tal: Betalningsfrist (dagar) — det antal dagar som tillats. Raknat fran — det datum fran vilket fristen raker: Fakturaleverans , Fakturalagande , Periodens borjan eller En handelse . Leverans och utfardande hallas avsiktligt isara, eftersom de ar genuint olika datum och manga kontrakt binder fristen till det forra. Betalning — om beloppet forfaller i forskott eller i efterskott. En tom frist innebar att kontraktet inte sager nagot om det. Det ar ett annat pastende an en frist pa noll dagar, och ett annat pastende an betalning i efterskott — sa falten lamnas tomma i stallet for att fyllas med standardvarden, och att oppna ett kontrakt skriver aldrig in ett villkor som dokumentet inte faktiskt innehaller. Dessa falt visas bade pa sjalva kontraktet och pa skarmen dar ett uppladdats kontrakt granskas, sa att villkor som lastes ur dokumentet kan kontrolleras och korrigeras pa samma stalle dar de hittades. Kontraktsdokument Kontrakt- och bilagefiler bifogas kontraktsposten och listas pa den. Ett dokument kan forshandsgranskas pa plats — filen oppnas i ett visningsprogram utan att lamna kontraktet — vilket vanligtvis racker for att bekrafta vad som underskrevs. Allt som visningsprogrammet inte kan rendera erbjuds istallet som nedladdning. En separat Ladda ner -atgard finns kvar bredvid forhandsgranskningen, eftersom att fa ut den underskrivna filen fran Flowtly och att lasa den ar olika uppgifter. Användningsexempel Fast pris-projektfakturering: Skapa ett kundkontrakt med månatliga betalningsmilstolpar kopplade till ett projektbudget, så att du alltid vet vad som fakturerats och vad som återstår. Leverantörsretainer: Ställ in ett leverantörskontrakt med återkommande månatliga rader för en programlicens eller konsultarvode — Flowtly genererar raderna och flaggar försenade betalningar. Underleverantörsbetalningar: Länka ett leverantörskontrakt till ett projektbudget för att spåra underleverantörens kostnader mot planerade utgifter. Kontrollera ett villkor innan man jagar betalning: Las fristen och vad den rakers fran direkt pa kontraktet, i stallet for att oppna det underskrivna dokumentet pa nytt for att hitta klausulen. Bekrafta vad som skrevs under: Forhandsgranska den bifogade kontraktsfilen pa plats for att kontrollera en detalj, utan att ladda ner den forst. Relaterade sidor Budget Återkommande betalningar Finansiell instrumentpanel Kostnadskontroll Apprutter Öppna /contracts

Timpriser Timpriser Timpriser är en avgörande del av tidsbaserad fakturering i Flowtly. Varje anställd kan ha ett definierat timpris för olika projekt, med möjlighet att justera och förnya dem. Detta gör att systemet noggrant kan beräkna och generera fakturor baserat på loggade timmar och respektive timprisperiod. En anställd kan ha flera timpriser för samma projekt, men datumen för dessa timpriser får inte överlappa varandra. Nya timpriser kan endast läggas till för aktiva projekt som har en kopplad kund. Timpriser kopplas till projekt som i sin tur har en tilldelad kund, vilket säkerställer att alla projektrelaterade kostnader korrekt återspeglas i finansiella rapporter. Viktiga punkter om timpriser i Flowtly Timpriser definierar kostnaden per timme som en anställd debiteras för ett specifikt projekt. Dessa timpriser är avgörande för att generera fakturor baserat på anställdas loggade timmar. Ett timpris kan ställas in för alla projekt som en anställd är tilldelad (men endast om projektet är kopplat till en kund). Valutan för timpriset bestäms av valutan som är inställd för den kund projektet är kopplat till. Timpriser kan läggas till, förlängas eller redigeras för att säkerställa noggrann uppföljning. Hantera timpriser Det finns tre huvudsakliga åtgärder du kan utföra med timpriser i Flowtly: Lägga till ett nytt timpris Om en anställd läggs till i ett projekt för första gången och inte har ett timpris tilldelat, följ dessa steg: Klicka på knappen "Lägg till timpris" . Välj Projekt (endast projekt kopplade till en kund kommer att visas). Ange den anställdes Befattning (denna befattning kommer att visas på fakturorna). Ange Timpriset per timme (detta kommer att ställas in i kundens valuta). Välj Datum från (standard är dagens datum). Välj ett Datum till (valfritt). Klicka på "Lägg till timpris" för att spara. Redigera ett befintligt timpris Om ett timpris behöver uppdateras (t.ex. på grund av en befattningsförändring eller en justering av slutdatumet) Leta upp timpriset under det projekt du vill redigera. Klicka på Redigera (pennikonen) bredvid timpriset. Gör nödvändiga ändringar. Klicka på "Spara" för att bekräfta ändringarna. Chefer har också möjlighet att ta bort befintliga timpriser genom att klicka på Papperskorgsikonen som finns för varje timpris. Obs: Ändringar av befintliga timpriser kommer att påverka fakturaberäkningar från det datum de uppdateras. Förlänga en anställds timpris Funktionen förläng används när en anställds timpris ska ändras från en viss tidpunkt. Istället för att skriva över ett befintligt timpris, gör funktionen det möjligt att spåra historiska prisändringar. Klicka på Förläng bredvid det relevanta projektet. Roll och timpris är förifyllda med aktuella värden för att underlätta. Justera Timpriset per timme till det nya. Datum från är förifyllt med morgondagens datum, men kan redigeras vid behov. Ange Datum till om tillämpligt. Klicka på Förläng timpris för att verkställa ändringen. Obs: Att förlänga timpriser säkerställer att chefer har full insyn i prisjusteringar över tid. Historiken över prisändringar visas i diagrammet för prisuppföljning. Hur timpriser påverkar faktureringen (om fakturamodulen är aktiv) Flowtly beräknar automatiskt fakturabelopp baserat på loggade timmar och tilldelade timpriser. Kvantiteterna är den exakta registrerade tiden En fakturerad kvantitet är den exakta tid som registrerats mot projektet, inte ett tal avrundat upp eller ned till närmaste kvart. 15 timmar och 46 minuter registrerat arbete faktureras som 15.77 timmar. Kvantiteter som 7.43 är därför normala på en faktura genererad från projekttimmar och multipliceras mot timpriset exakt som visat. Varje loggad dag behöver ett timpris som täcker den Ett timpris gäller endast inom sitt eget datumintervall, från sitt Datum från och framåt. Tid registrerad en dag före detta datum täcks inte av det — en vanlig situation när ett timpris läggs till, eller antedateras, efter att arbetet redan registrerats. Om en anställd har ett eller flera timpriser på ett projekt men inget av dem täcker en loggad dag genereras inte fakturan. Förläng ett befintligt timpris, eller lägg till ett nytt, så att dess datumintervall når tillbaka till den registrerade tiden, och generera sedan fakturan igen. Vyn Tidrapporteringshantering markerar dessa luckor när du granskar registrerad tid. Ett projekt där den anställde inte har något timpris alls beter sig annorlunda: timmarna placeras ändå på fakturan, prissatta till noll. Raden är synlig så att den kan uppmärksammas och ifrågasättas innan fakturan skickas. Ingen dag får täckas av två timpriser Datumintervallen för en anställds timpriser på ett projekt får inte överlappa varandra. Om två av dem båda täcker en loggad dag har den tiden två priser och det finns inget sätt att välja mellan dem — fakturan genereras inte. Konflikten rapporteras med personen, projektet, datumet samt båda de kolliderade timpriserna och deras värden, så att det är tydligt vilket par som behöver korrigeras. Ge det tidigare timpriset ett Datum till som infaller före det senare timprisets Datum från — åtgärden Förläng gör detta — eller ta bort det av de två som inte är tillämpligt och generera sedan fakturan igen. Att lägga till ett timpris utan att stänga det det ersätter är det vanligaste sättet en överlappning uppstår. När en anställd har ett inställt timpris och har loggat tid på ett specifikt projekt, kan chefen generera en faktura direkt från sidan för arbetstidsrapporter under sektionen Projekt. För mer detaljer, besök artikeln Projektlista . Exempel på användningsfall Introduktion av en ny medarbetare för ett kundprojekt: Tilldela ett specifikt timpris för medarbetarens roll i projektet för att säkerställa att tiden faktureras korrekt från första dagen. Befordran eller rollbyte för medarbetare: Uppdatera en medarbetares timpris för att återspegla nya ansvarsområden eller ökad erfarenhet i ett pågående projekt med hjälp av funktionen "Förläng timpris" för att bibehålla historisk noggrannhet. Förlängning av projektkontrakt: Förläng Datum till för ett befintligt timpris när ett projekt förlängs, vilket säkerställer kontinuitet i faktureringen baserat på överenskomna timpriser. Generera kundfakturor: Förlita dig på korrekt definierade och aktiva timpriser för att automatiskt beräkna fakturerbara belopp för utförda tjänster, baserat på de timmar som loggats mot projekt. Relaterade sidor Redovisning Anställningsavtal Appvägar Visa anställda