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Contratti I Contratti in Flowtly definiscono i termini finanziari dei tuoi impegni, collegando un budget a un insieme strutturato di righe del piano di pagamento. Ogni contratto specifica le scadenze dei pagamenti, gli importi e la direzione (fattura fornitore o fatturazione cliente), offrendoti piena visibilità sui flussi di cassa impegnati. Concetti chiave Righe del piano di pagamento — singole voci che definiscono importo, data di scadenza e direzione del pagamento (fornitore o cliente) Collegamento al budget — un contratto è sempre associato a un budget, che funge da involucro finanziario per l'impegno Direzione — i contratti con fornitori tracciano i costi che devi; i contratti con clienti tracciano i ricavi che ti aspetti di ricevere Generazione di pianificazione ricorrente — i contratti possono generare automaticamente righe di pagamento ricorrenti in base a un intervallo definito Allegati documentali — allega file di contratto firmati, modifiche o documenti di supporto direttamente al record del contratto Termini di pagamento — quanto tempo ha la controparte per pagare, da quale data decorre il termine e se il pagamento è dovuto in anticipo o in ritardo Termini di pagamento Un contratto indica tre elementi riguardanti la scadenza delle sue fatture, e Flowtly li conserva separatamente invece di comprimerli in un unico numero: Scadenza di pagamento (giorni) — il numero di giorni consentiti. Calcolato da — la data da cui decorre il termine: Consegna della fattura , Emissione della fattura , Inizio del periodo o Un evento . Consegna ed emissione sono tenute deliberatamente distinte, perché sono date genuinamente diverse e molti contratti vincolano il termine alla prima. Pagamento — se l'importo è dovuto in anticipo o in ritardo. Una scadenza vuota significa che il contratto tace sull'argomento. È un'affermazione diversa da una scadenza di zero giorni, e diversa ancora da un pagamento in ritardo — quindi i campi vengono lasciati vuoti piuttosto che ricevere valori predefiniti, e l'apertura di un contratto non inserisce mai una condizione che il documento non contiene effettivamente. Questi campi compaiono sia nel contratto stesso che nella schermata dove viene esaminato un contratto caricato, in modo che i termini letti dal documento possano essere verificati e corretti nello stesso posto in cui sono stati trovati. Documenti del contratto I file di contratto e di allegato vengono allegati al record del contratto e vi sono elencati. Un documento può essere visualizzato in anteprima sul posto — il file si apre in un visualizzatore senza lasciare il contratto — il che di solito è sufficiente per confermare ciò che è stato firmato. Qualsiasi cosa il visualizzatore non riesca a rendere viene offerta come download. Un'azione separata Scarica rimane accanto all'anteprima, perché ottenere il file firmato da Flowtly e leggerlo sono compiti diversi. Esempi di casi d'uso Fatturazione a tariffa fissa per progetti: Crea un contratto cliente con scadenze di pagamento mensili collegate a un budget di progetto, in modo da sapere sempre cosa è stato fatturato e cosa rimane. Contratto di fidelizzazione con fornitore: Configura un contratto fornitore con righe mensili ricorrenti per una licenza software o un contratto di consulenza continuativo — Flowtly genera le righe e segnala i pagamenti scaduti. Pagamenti a subappaltatori: Collega un contratto fornitore a un budget di progetto per monitorare i costi dei subappaltatori rispetto alla spesa pianificata e assicurarti che nessuna riga superi il tetto del budget. Verificare un termine prima di sollecitare un pagamento: Leggere la scadenza e da quale data viene calcolata direttamente sul contratto, invece di riaprire il documento firmato per trovare la clausola. Confermare ciò che è stato firmato: Visualizzare in anteprima il file del contratto allegato sul posto per controllare un dettaglio, senza scaricarlo prima. Pagine correlate Budget Pagamenti ricorrenti Dashboard finanziaria Controllo dei costi Percorsi dell'app Apri /contracts

Tariffe Tariffe Le tariffe sono una componente fondamentale della fatturazione basata sul tempo in Flowtly. Ogni dipendente può avere una tariffa definita per diversi progetti con la possibilità di estenderla, il che consente al sistema di calcolare e generare accuratamente le fatture in base alle ore registrate e al periodo di validità di ciascuna tariffa. Un dipendente può avere più tariffe per lo stesso progetto, ma le date di queste tariffe non devono sovrapporsi. È possibile aggiungere una nuova tariffa solo per i progetti attivi a cui è stato assegnato un cliente. Le tariffe sono collegate ai progetti con clienti assegnati, garantendo che tutti i costi relativi al progetto siano accuratamente riflessi nei report finanziari. Punti chiave sulle tariffe in Flowtly Le tariffe definiscono il costo orario addebitato a un dipendente su un progetto specifico. Queste tariffe sono essenziali per generare fatture basate sulle ore registrate dai dipendenti. La tariffa può essere impostata per qualsiasi progetto a cui un dipendente è assegnato (ma solo se il progetto è assegnato a un cliente). La valuta della tariffa è determinata dalla valuta impostata per il cliente a cui è collegato il progetto. Le tariffe possono essere aggiunte, estese o modificate per garantire un monitoraggio accurato. Gestione delle tariffe In Flowtly è possibile eseguire tre azioni principali sulle tariffe: Aggiunta di una nuova tariffa Se un dipendente viene aggiunto a un progetto per la prima volta e non ha una tariffa assegnata, seguire questi passaggi: Fare clic sul pulsante "Aggiungi tariffa" . Selezionare il Progetto (appariranno solo i progetti assegnati a un cliente). Fornire la Posizione del dipendente (questa posizione sarà riportata nelle fatture). Inserire la Tariffa oraria (sarà impostata nella valuta del cliente). Selezionare la Data inizio (per impostazione predefinita è precompilata con la data corrente). Selezionare la Data fine (opzionale). Fare clic su "Aggiungi tariffa" per salvare. Modifica di una tariffa esistente Se è necessario aggiornare una tariffa (ad esempio, a causa di un cambio di posizione o dell'estensione della data di fine): Individuare la tariffa sotto il progetto che si desidera modificare. Fare clic su Modifica (icona a matita) accanto alla tariffa. Apportare le modifiche necessarie. Fare clic su "Salva" per confermare le modifiche. I manager possono anche rimuovere le tariffe esistenti facendo clic sul pulsante Cestino presente per ogni tariffa. Nota: Le modifiche alle tariffe esistenti incideranno sui calcoli di fatturazione a partire dalla data di aggiornamento. Estensione della tariffa di un dipendente La funzione Estendi viene utilizzata quando la tariffa di un dipendente cambia in un momento specifico. Invece di sovrascrivere una tariffa esistente, l'estensione consente di tenere traccia delle variazioni storiche della tariffa. Fare clic su Estendi accanto al progetto pertinente. Ruolo e tariffa vengono precompilati con i valori attuali per maggiore visibilità. Aggiustare la Tariffa oraria con quella nuova. La Data inizio è precompilata con la data di domani, ma è modificabile se necessario. Indicare la Data fine se applicabile. Fare clic su Estendi tariffa per applicare la modifica. Nota: L'estensione delle tariffe garantisce ai manager una piena visibilità sulle variazioni delle tariffe nel tempo. La cronologia delle variazioni di tariffa è visibile nel grafico di monitoraggio delle tariffe. Come le tariffe influenzano la fatturazione (se il modulo Fatture è attivo) Flowtly calcola automaticamente gli importi delle fatture in base alle ore registrate e alle tariffe assegnate. Le quantità corrispondono all'esatto tempo registrato La quantità fatturata corrisponde all'esatto tempo registrato sul progetto, non a un valore arrotondato per eccesso o per difetto al quarto d'ora più vicino. 15 ore e 46 minuti di lavoro registrato vengono fatturati come 15.77 ore. Quantità come 7.43 sono quindi normali su una fattura generata dalle ore di progetto e vengono moltiplicate per la tariffa esattamente come mostrato. Ogni giorno registrato deve avere una tariffa che lo copra Una tariffa si applica solo all'interno del proprio intervallo di date, dalla sua Data inizio in poi. Il tempo registrato in un giorno precedente a tale data non è coperto — situazione frequente quando una tariffa viene aggiunta o retrodatata dopo che il lavoro è già stato registrato. Se un dipendente ha una o più tariffe su un progetto ma nessuna copre un giorno registrato, la fattura non viene generata. Estendi una tariffa esistente o aggiungine una nuova in modo che il suo intervallo di date raggiunga il tempo registrato, quindi genera nuovamente la fattura. La vista Gestione monitoraggio tempi segnala queste lacune durante la revisione del tempo registrato. Un progetto in cui il dipendente non ha nessuna tariffa si comporta diversamente: le ore vengono comunque inserite nella fattura, al prezzo di zero. La riga è visibile, in modo da poter essere notata e verificata prima dell'invio della fattura. Nessun giorno può essere coperto da due tariffe Gli intervalli di date delle tariffe di un dipendente su un progetto non devono sovrapporsi. Se due di esse coprono entrambe un giorno registrato, quel tempo ha due prezzi e non c'è modo di scegliere tra di essi — la fattura non viene generata. Il conflitto viene segnalato con la persona, il progetto, la data ed entrambe le tariffe in conflitto e i loro valori, in modo che sia chiaro quale coppia correggere. Assegna alla tariffa precedente una Data fine che cade prima della Data inizio della tariffa successiva — l'azione Estendi esegue questa operazione — oppure rimuovi quella delle due che non si applica, quindi genera nuovamente la fattura. Aggiungere una tariffa senza chiudere quella che sostituisce è il modo più comune in cui appare una sovrapposizione. Quando un dipendente ha una tariffa impostata e del tempo registrato su un progetto specifico, il manager può generare una fattura direttamente dalla pagina del Report ore lavorate nella sezione Progetti. Per ulteriori dettagli, visitare l' articolo sull'Elenco progetti . Esempi di utilizzo Inserimento di un nuovo dipendente per un progetto cliente: Assegnare una tariffa oraria specifica per il ruolo del dipendente nel progetto, per garantire che il suo tempo venga fatturato correttamente fin dal primo giorno. Promozione o cambio di ruolo del dipendente: Aggiornare la tariffa di un dipendente per riflettere le nuove responsabilità o la maggiore esperienza su un progetto in corso, utilizzando la funzione "Estendi tariffa" per mantenere l'accuratezza storica. Proroga del contratto di progetto: Estendere la Data fine di una tariffa esistente quando un progetto viene prolungato, garantendo la continuità della fatturazione in base alle tariffe concordate. Generazione di fatture per i clienti: Fare affidamento su tariffe accuratamente definite e attive per calcolare automaticamente gli importi fatturabili per i servizi resi, in base alle ore registrate sui progetti. Pagine correlate Contabilità Accordi con i dipendenti Percorsi dell'app Visualizza dipendenti