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Contratos Los contratos en Flowtly definen los términos financieros de sus compromisos — vinculando un presupuesto a un conjunto estructurado de líneas de calendario de pagos. Cada contrato especifica cuándo vencen los pagos, sus importes y la dirección (factura de proveedor o facturación al cliente), ofreciéndole visibilidad completa sobre los flujos de caja comprometidos. Conceptos clave Líneas de calendario de pagos — elementos individuales que definen el importe, la fecha de vencimiento y la dirección del pago (proveedor o cliente) Vinculación con presupuesto — un contrato siempre está vinculado a un presupuesto, que actúa como el marco financiero del compromiso Dirección — los contratos de proveedor registran costes que usted debe; los contratos de cliente registran ingresos que espera recibir Generación automática de líneas recurrentes — los contratos pueden generar automáticamente líneas de pago periódicas según un intervalo definido Adjuntos de documentos — adjunte directamente al registro del contrato archivos firmados, anexos o documentos justificativos Condiciones de pago — cuánto tiempo tiene la contraparte para pagar, desde qué fecha se cuenta ese plazo y si el pago vence por adelantado o vencido Lectura automática — sube un contrato firmado y Flowtly extrae de él las partes, las fechas, las condiciones de pago y los precios. Puedes volver a ejecutar la lectura cuando quieras desde los documentos del contrato, por ejemplo tras corregir un escaneo Tarifas y valor total — algunos contratos no indican ningún valor total. Un alquiler con precio por m² indica una tarifa, una superficie y un plazo, y la suma no aparece escrita en ninguna parte. Flowtly guarda la tarifa tal como la imprime el contrato y deja el total vacío en lugar de inventar una cifra; introduce el plazo y te propondrá un total calculado que puedes aceptar Condiciones de pago Un contrato establece tres elementos sobre cuándo vencen sus facturas, y Flowtly guarda cada uno por separado en lugar de resumirlos en un solo número: Plazo de pago (días) — el número de días permitidos. Contado desde — la fecha a partir de la cual corre el plazo: Entrega de factura , Emisión de factura , Inicio del período o Un evento . La entrega y la emisión se mantienen separadas deliberadamente, porque son fechas genuinamente distintas y muchos contratos vinculan el plazo a la primera. Pago — si el importe vence por adelantado o vencido. Un plazo vacío significa que el contrato guarda silencio al respecto. Eso es una declaración diferente a un plazo de cero días, y diferente de nuevo a un pago vencido — por lo que los campos se dejan en blanco en lugar de tener valores predeterminados, y abrir un contrato nunca escribe un término que el documento no contiene realmente. Estos campos aparecen tanto en el propio contrato como en la pantalla donde se revisa un contrato subido, de modo que los términos leídos del documento pueden comprobarse y corregirse en el mismo lugar donde se encontraron. Documentos del contrato Los archivos de contratos y anexos se adjuntan al registro del contrato y aparecen en él. Un documento puede previsualizarse en el lugar — el archivo se abre en un visor sin salir del contrato — lo que suele ser suficiente para confirmar lo que se firmó. Cualquier cosa que el visor no pueda mostrar se ofrece como descarga. Una acción Descargar separada permanece junto a la vista previa, porque obtener el archivo firmado fuera de Flowtly y leerlo son tareas distintas. Ejemplos de uso Facturación de proyecto a precio fijo: Cree un contrato de cliente con hitos de pago mensuales vinculados a un presupuesto de proyecto para saber siempre qué se ha facturado y qué queda pendiente. Retención de proveedor: Configure un contrato de proveedor con líneas mensuales recurrentes para una licencia de software o un honorario de consultoría — Flowtly genera las líneas y avisa de los pagos vencidos. Pagos a subcontratistas: Vincule un contrato de proveedor a un presupuesto de proyecto para controlar los costes del subcontratista frente al gasto planificado. Comprobar un término antes de reclamar un pago: Lea el plazo y desde qué fecha se cuenta directamente en el contrato, en lugar de reabrir el documento firmado para encontrar la cláusula. Confirmar lo que se firmó: Previsualice el archivo del contrato adjunto en el lugar para comprobar un detalle, sin descargarlo primero. Páginas relacionadas Presupuestos Pagos recurrentes Panel de finanzas Control de costes Rutas de la aplicación Abrir /contracts

Tarifas Tarifas Las tarifas son una parte esencial de la facturación basada en tiempo en Flowtly. Cada empleado puede tener una tarifa definida para diferentes proyectos con la posibilidad de ampliar cada una de ellas, lo que permite al sistema calcular y generar facturas con precisión en función de las horas registradas y el período de vigencia de cada tarifa. Un empleado puede tener múltiples tarifas para el mismo proyecto, pero las fechas de estas tarifas no deben solaparse. Solo es posible añadir una nueva tarifa para proyectos activos que tengan un cliente asignado. Las tarifas están vinculadas a proyectos con clientes asignados, lo que garantiza que todos los costes relacionados con el proyecto se reflejen con precisión en los informes financieros. Puntos clave sobre las tarifas en Flowtly Las tarifas definen el coste por hora que se factura por un empleado en un proyecto específico. Estas tarifas son esenciales para generar facturas basadas en las horas registradas por los empleados. Se puede establecer una tarifa para cualquier proyecto al que esté asignado un empleado (pero solo si dicho proyecto tiene un cliente asignado). La moneda de la tarifa viene determinada por la moneda establecida para el cliente al que está vinculado el proyecto. Las tarifas se pueden añadir, ampliar o editar para garantizar un seguimiento preciso. Gestión de tarifas Hay tres acciones principales que puedes realizar con las tarifas en Flowtly: Añadir una nueva tarifa Si un empleado es añadido a un proyecto por primera vez y no tiene una tarifa asignada, sigue estos pasos: Haz clic en el botón "Añadir tarifa" . Selecciona el Proyecto (solo aparecerán los proyectos asignados a un cliente). Indica el Puesto del empleado (este puesto se reflejará en las facturas). Introduce la Tarifa por hora (se establecerá en la moneda del cliente). Selecciona la Fecha desde (por defecto se rellena con la fecha actual). Selecciona la Fecha hasta (opcional). Haz clic en "Añadir tarifa" para guardar. Editar una tarifa existente Si una tarifa necesita ser actualizada (por ejemplo, debido a un cambio de puesto o una extensión de la fecha de finalización): Localiza la tarifa bajo el proyecto que deseas editar. Haz clic en el icono Editar (icono de lápiz) junto a la tarifa. Realiza los cambios necesarios. Haz clic en "Guardar" para confirmar los cambios. Los responsables también tienen la posibilidad de eliminar tarifas existentes haciendo clic en el botón de Papelera disponible para cada tarifa. Nota: Los cambios en tarifas existentes afectarán los cálculos de facturación a partir de la fecha actualizada. Ampliar la tarifa de un empleado La función Ampliar se utiliza cuando la tarifa de un empleado cambia en un momento determinado. En lugar de sobrescribir una tarifa existente, la ampliación permite rastrear el historial de cambios de tarifas. Haz clic en Ampliar junto al proyecto correspondiente. El rol y la tarifa se rellenan previamente con los valores actuales para su consulta. Ajusta la Tarifa por hora al nuevo valor. La Fecha desde se rellena con la fecha de mañana, pero es editable si es necesario. Proporciona la Fecha hasta si aplica. Haz clic en Ampliar tarifa para aplicar el cambio. Nota: Ampliar las tarifas garantiza que los responsables tengan total visibilidad de los ajustes de tarifas a lo largo del tiempo. El historial de cambios de tarifas es visible en el gráfico de seguimiento de tarifas. Cómo afectan las tarifas a la facturación (si el módulo de Facturas está activo) Flowtly calcula automáticamente los importes de las facturas en función de las horas registradas y las tarifas asignadas. Las cantidades son el tiempo exacto registrado La cantidad facturada es el tiempo exacto registrado en el proyecto, no una cifra redondeada al alza o a la baja al cuarto de hora más próximo. 15 horas y 46 minutos de trabajo registrado se facturan como 15.77 horas. Cantidades como 7.43 son por tanto normales en una factura generada a partir de horas de proyecto, y se multiplican por la tarifa exactamente como se muestra. Cada día registrado necesita una tarifa que lo cubra Una tarifa solo se aplica dentro de su propio rango de fechas, desde su Fecha desde en adelante. El tiempo registrado en un día anterior a esa fecha no está cubierto por ella — situación habitual cuando se añade una tarifa o se le aplica una fecha retroactiva tras haber registrado ya el trabajo. Si un empleado tiene una o más tarifas en un proyecto pero ninguna cubre un día registrado, la factura no se genera. Amplía una tarifa existente o añade una nueva para que su rango de fechas alcance el tiempo registrado, y a continuación genera la factura de nuevo. La vista Gestión de registro de horas señala estas lagunas mientras revisas el tiempo registrado. Un proyecto en el que el empleado no tiene ninguna tarifa se comporta de forma diferente: las horas siguen apareciendo en la factura, valoradas a cero. La línea es visible, por lo que puede detectarse y cuestionarse antes de enviar la factura. Ningún día puede estar cubierto por dos tarifas Los rangos de fechas de las tarifas de un empleado en un proyecto no deben solaparse. Si dos de ellas cubren el mismo día registrado, ese tiempo tiene dos precios y no hay forma de elegir entre ellos, por lo que la factura no se genera. El conflicto se notifica con la persona, el proyecto, la fecha y ambas tarifas en conflicto con sus valores, de modo que queda claro qué par corregir. Asigna a la tarifa anterior una Fecha hasta que caiga antes de la Fecha desde de la tarifa posterior — la acción Ampliar realiza esta operación — o elimina la que de las dos no corresponda y genera de nuevo la factura. Añadir una tarifa sin cerrar la que reemplaza es la forma más habitual en que aparece un solapamiento. Cuando un empleado tiene una tarifa establecida y tiempo registrado en un proyecto específico, el responsable puede generar una factura directamente desde la página de Informe de horas de trabajo dentro de la sección de Proyectos. Para más detalles, consulta el artículo de Lista de proyectos . Ejemplos de uso Incorporar a un nuevo empleado en un proyecto de cliente: Asignar una tarifa horaria específica según el rol del empleado en el proyecto para garantizar que su tiempo se facture con precisión desde el primer día. Promoción o cambio de rol del empleado: Actualizar la tarifa de un empleado para reflejar sus nuevas responsabilidades o mayor experiencia en un proyecto en curso, utilizando la función "Ampliar tarifa" para mantener la precisión histórica. Extensión del contrato del proyecto: Ampliar la fecha de finalización de una tarifa existente cuando se prolonga un proyecto, asegurando la continuidad en la facturación según las tarifas acordadas. Generación de facturas para clientes: Basarse en tarifas definidas y activas con precisión para calcular automáticamente los importes facturables por servicios prestados, en función de las horas registradas en los proyectos. Páginas relacionadas Contabilidad Contratos de empleado Rutas de la aplicación Ver empleados