Перенесіть свої дані у Flowtly

Перед початком

Що вам потрібно

• Ваші файли виписок MT940 з інтернет-банкінгу, а також експорти клієнтів, рахунків, договорів чи майна з попередньої системи.
• Дозвіл у Flowtly на керування транзакціями та на керування кожним видом записів, які ви плануєте імпортувати.
• AI-асистент, підключений до вашої організації Flowtly через MCP.

1. 1

   Додайте банківські рахунки з їхніми номерами

   Відкрийте Транзакції в бічному меню та натисніть Додати рахунок. У діалозі Створити новий рахунок заповніть Назва рахунку, валюту й тип, введіть Номер рахунку і натисніть Створити. Під час завантаження виписок рахунок не вибирається, тож перш ніж завантажувати виписки, додайте кожен рахунок з його Номер рахунку. Повторіть це для кожного рахунку, до якого хочете імпортувати історію.

   Поради

   • Рахунки типу Звичайний і ПДВ-рахунок потребують номера рахунку. Рахунки типу Готівка і Вручну його не потребують.
   • Валюту й тип не можна змінити після того, як їх задано для рахунку, тож перевірте обидва, перш ніж натиснути Створити.

   • Відкрити Транзакції у Flowtly
2. 2

   Завантажте банківські виписки

   Експортуйте виписки з інтернет-банкінгу у форматі MT940. На сторінці Транзакції натисніть Вибрати файл, виберіть один або кілька файлів і натисніть Завантажити. Flowtly повідомить, скільки транзакцій імпортовано і скільки вже було в системі. Після цього зіставлення контрагентів і документів продовжується у фоновому режимі.

   Поради

   • Flowtly приймає файли MT940 із закінченням .sta, .txt, .mt940 або .940. Експорт вашого банку у CSV, XML чи PDF не імпортується.
   • Виписки, що перетинаються, безпечні. Операція, яка вже є у Flowtly, вдруге не додається.
   • Якщо файл відхилено, відкрийте Бухгалтерія, потім вкладку Виписки банку / MT940, і перевірте причину в Відхилені файли.

   • Відкрити Виписки банку / MT940 у Flowtly
3. 3

   Підключіть AI-асистента

   Клієнти, рахунки, договори та майно імпортуються через Flowtly MCP за допомогою AI-асистента, якого ви підключаєте до своєї організації. Якщо ви ще не підключили асистента, спершу пройдіть туторіал Керування бізнесом із Claude. Підключення входить у систему від вашого імені, тож імпорт може робити лише те, що дозволяють ваші власні дозволи у Flowtly. Перш ніж щось імпортувати, запитайте асистента, до якої організації Flowtly він підключений.

   Поради

   • Якщо імпорт відхилено через брак доступу, попросіть адміністратора надати дозвіл на керування відповідним видом записів, наприклад клієнтами чи рахунками.
4. 4

   Імпортуйте клієнтів, спочатку пробним запуском

   Передайте асистенту список клієнтів із попередньої системи та попросіть імпортувати клієнтів за допомогою clients_import у режимі пробного запуску. Пробний запуск нічого не записує. Він показує, рядок за рядком, яких клієнтів буде створено, оновлено чи пропущено. Кожному клієнту потрібні ідентифікатор, який використовувала ваша стара система, назва, країна та валюта. Коли кількості виглядають правильно, попросіть асистента виконати той самий пакет насправді.

   Поради

   • Клієнтів зіставляють за цим ідентифікатором зі старої системи. Повторний запуск того самого пакета нічого не змінює, а один виклик приймає до 500 клієнтів.
   • Контактна особа створюється лише тоді, коли рядок містить контактний email. Податковий номер потребує також свого типу та країни.
5. 5

   Перенесіть історію рахунків

   Для вже виставлених вихідних рахунків попросіть асистента використати invoices_import. Він зберігає оригінальний номер рахунку. Він не створює PDF, не надсилає email клієнту і нічого не відправляє до KSeF. Для рахунків постачальників передайте йому реєстр закупівель і попросіть incomingInvoices_import. Спершу попросіть пробний запуск обох і перегляньте кількості, перш ніж щось буде записано.

   Поради

   • Імпорт номера рахунку, який уже існує, повідомляє про наявний рахунок замість створення другого, тож повторний запуск безпечний, коли імпорти виконуються один за одним.
   • У Польщі, з підключеним KSeF, адміністратор може також увімкнути Отримувати вихідні рахунки-фактури з KSeF у налаштуваннях рахунків і вибрати місяць у Отримувати з.

   • Відкрити налаштування рахунків у Flowtly
6. 6

   Додайте договори та майно, а потім перевірте результат

   Попросіть асистента імпортувати ваші договори за допомогою contracts_import. Їх зіставляють за номером угоди, і вони можуть посилатися на клієнтів, імпортованих на кроці 4. Якщо ви керуєте нерухомістю чи обладнанням, імпортуйте їх за допомогою assets_import. Їх зіставляють за кодом майна. Потім відкрийте Клієнти та Рахунки у Flowtly й вибірково звірте кілька записів зі старою системою.

   Поради

   • Пакет договорів, у якому той самий номер угоди вказано двічі, відхиляється повністю, тож спершу виправте дублікати в джерелі.
   • Запускайте кожен пакет пробним запуском перед записом. Один виклик приймає до 500 договорів або 1000 обʼєктів майна.

   • Відкрити Клієнти у Flowtly