Mover os seus dados para o Flowtly

Antes de começar

O que precisa

• Os seus ficheiros de extrato MT940 do homebanking, mais as exportações de clientes, faturas, contratos ou ativos do seu sistema anterior.
• Permissão no Flowtly para gerir transações e para gerir cada tipo de registo que pretende importar.
• Um assistente de IA ligado à sua organização Flowtly por MCP.

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   Adicionar as suas contas bancárias com os respetivos números

   Abra Transactions no menu lateral e clique em Add account. No diálogo Create new account, preencha Account name, Currency e Type, introduza o Account number e clique em Create. O carregamento de extratos não tem seletor de conta, por isso adicione cada conta, com o respetivo Account number, antes de carregar os seus extratos. Repita para cada conta para a qual pretende importar histórico.

   Dicas

   • As contas Regular e VAT precisam de um número de conta. As contas Cash e Manual não.
   • Currency e Type não podem ser alterados depois de a conta os ter, por isso verifique ambos antes de clicar em Create.

   • Abrir Transactions no Flowtly
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   Carregar os seus extratos bancários

   Exporte os seus extratos do homebanking no formato MT940. Na página Transactions, clique em Choose file, selecione um ou mais ficheiros e clique em Upload. O Flowtly indica quantas transações importou e quantas já estavam no sistema. A associação de contrapartes e documentos continua depois em segundo plano.

   Dicas

   • O Flowtly aceita ficheiros MT940 terminados em .sta, .txt, .mt940 ou .940. Uma exportação CSV, XML ou PDF do seu banco não é importada.
   • Extratos sobrepostos são seguros. Um movimento que o Flowtly já tem não é adicionado uma segunda vez.
   • Se um ficheiro for recusado, abra Accountancy, depois o separador Bank Statements / MT940, e consulte Refused uploads para ver o motivo.

   • Abrir Bank Statements / MT940 no Flowtly
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   Ligar o seu assistente de IA

   Os clientes, as faturas, os contratos e os ativos são importados através do Flowtly MCP, com um assistente de IA que liga à sua organização. Se ainda não ligou nenhum, siga primeiro o tutorial Gestão empresarial com o Claude. A ligação inicia sessão em seu nome, pelo que uma importação só pode fazer o que as suas próprias permissões no Flowtly permitem. Antes de importar o que quer que seja, pergunte ao assistente a que organização Flowtly está ligado.

   Dicas

   • Se uma importação for recusada por falta de acesso, peça a um administrador a permissão para gerir esse tipo de registo, como clientes ou faturas.
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   Importar os seus clientes, primeiro em simulação

   Entregue ao assistente a lista de clientes do seu sistema anterior e peça-lhe que importe os clientes com clients_import em modo de simulação. Uma simulação não grava nada. Indica, linha a linha, que clientes seriam criados, atualizados ou ignorados. Cada cliente precisa da referência que o seu sistema antigo usava para ele, de um nome, de um país e de uma moeda. Quando as contagens estiverem corretas, peça ao assistente que execute o mesmo lote a sério.

   Dicas

   • Os clientes são associados por essa referência do sistema antigo. Executar o mesmo lote novamente não altera nada, e uma chamada aceita até 500 clientes.
   • Uma pessoa de contacto só é criada quando a linha tem um e-mail de contacto. Um número de identificação fiscal precisa também do respetivo tipo e país.
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   Trazer o seu histórico de faturas

   Para faturas de venda que já emitiu, peça ao assistente que use invoices_import. Esta ferramenta mantém o número original da fatura. Não cria um PDF, não envia e-mail ao cliente nem envia nada para o KSeF. Para faturas de fornecedores, entregue-lhe o seu registo de compras e peça incomingInvoices_import. Peça primeiro uma simulação de ambas e leia as contagens antes de qualquer gravação.

   Dicas

   • Importar um número de fatura que já existe indica a fatura existente em vez de criar uma segunda, pelo que repetir é seguro quando as importações são executadas uma após a outra.
   • Na Polónia, com o KSeF ligado, um administrador pode também ativar Fetch sales invoices from KSeF nas definições de faturação e escolher o mês em Fetch from.

   • Abrir as definições de faturação no Flowtly
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   Adicionar contratos e ativos e verificar o resultado

   Peça ao assistente que importe os seus contratos com contracts_import. São associados pelo número do acordo e podem apontar para os clientes que importou no passo 4. Se gere imóveis ou equipamentos, importe-os com assets_import. São associados pelo código do ativo. Depois, abra Clients e Invoices no Flowtly e verifique alguns registos por amostragem face ao seu sistema antigo.

   Dicas

   • Um lote de contratos que inclua o mesmo número de acordo duas vezes é recusado na totalidade, por isso corrija primeiro os duplicados na origem.
   • Execute cada lote em simulação antes de gravar. Uma chamada aceita até 500 contratos ou 1000 ativos.

   • Abrir Clients no Flowtly