Flyt dine data til Flowtly

Inden du begynder

Det skal du bruge

• Dine MT940-kontoudtogsfiler fra netbanken samt eksporter af kunder, fakturaer, kontrakter eller aktiver fra dit tidligere system.
• Rettighed i Flowtly til at administrere transaktioner og til at administrere hver type post, du planlægger at importere.
• En AI-assistent forbundet til din Flowtly-organisation over MCP.

1. 1

   Tilføj dine bankkonti med deres numre

   Åbn Transactions i sidemenuen, og klik på Add account. I dialogen Create new account udfylder du Account name, Currency og Type, angiver Account number og klikker på Create. Upload af kontoudtog har ingen kontovælger, så tilføj hver konto med dens Account number, før du uploader dens kontoudtog. Gentag dette for hver konto, du vil importere historik til.

   Tips

   • Regular- og VAT-konti kræver et kontonummer. Cash- og Manual-konti gør ikke.
   • Currency og Type kan ikke ændres, når kontoen har fået dem, så kontrollér begge, før du klikker på Create.

   • Åbn Transactions i Flowtly
2. 2

   Upload dine kontoudtog

   Eksportér dine kontoudtog fra netbanken i MT940-format. Klik på Choose file på siden Transactions, vælg en eller flere filer, og klik på Upload. Flowtly fortæller dig, hvor mange transaktioner der blev importeret, og hvor mange der allerede fandtes i systemet. Matchning af leverandører og dokumenter fortsætter derefter i baggrunden.

   Tips

   • Flowtly accepterer MT940-filer, der ender på .sta, .txt, .mt940 eller .940. En CSV-, XML- eller PDF-eksport fra din bank kan ikke importeres.
   • Overlappende kontoudtog er sikre. En bevægelse, som Flowtly allerede har, tilføjes ikke en gang til.
   • Hvis en fil afvises, så åbn Accountancy og derefter fanen Bank Statements / MT940, og se årsagen under Refused uploads.

   • Åbn Bank Statements / MT940 i Flowtly
3. 3

   Forbind din AI-assistent

   Kunder, fakturaer, kontrakter og aktiver importeres via Flowtly MCP ved hjælp af en AI-assistent, som du forbinder til din organisation. Hvis du endnu ikke har forbundet en, så følg først vejledningen Business management with Claude. Forbindelsen logger ind som dig, så en import kan kun gøre det, dine egne rettigheder i Flowtly tillader. Før du importerer noget, så spørg assistenten, hvilken Flowtly-organisation den er forbundet til.

   Tips

   • Hvis en import afvises på grund af manglende adgang, så bed en administrator om rettigheden til at administrere den type post, for eksempel kunder eller fakturaer.
4. 4

   Importér dine kunder, først som prøvekørsel

   Giv assistenten din kundeliste fra dit tidligere system, og bed den importere kunderne med clients_import som en prøvekørsel. En prøvekørsel skriver intet. Den rapporterer række for række, hvilke kunder der ville blive oprettet, opdateret eller sprunget over. Hver kunde skal have den reference, dit gamle system brugte for den, et navn, et land og en valuta. Når tallene ser rigtige ud, beder du assistenten køre den samme batch for alvor.

   Tips

   • Kunder matches på referencen fra det gamle system. Hvis du kører den samme batch igen, ændres intet, og ét kald tager op til 500 kunder.
   • En kontaktperson oprettes kun, når rækken har en kontakt-e-mail. Et skatte-id kræver også sin type og sit land.
5. 5

   Hent din fakturahistorik ind

   For salgsfakturaer, du allerede har udstedt, beder du assistenten bruge invoices_import. Den beholder det oprindelige fakturanummer. Den opretter ikke en PDF, sender ikke e-mail til kunden og sender intet til KSeF. For leverandørfakturaer giver du den dit købsregister og beder om incomingInvoices_import. Bed først om en prøvekørsel af begge, og læs tallene, før noget skrives.

   Tips

   • Hvis du importerer et fakturanummer, der allerede findes, rapporteres den eksisterende faktura i stedet for at oprette en ny, så en genkørsel er sikker, når importerne kører efter hinanden.
   • I Polen kan en administrator med KSeF forbundet også slå Fetch sales invoices from KSeF til i faktureringsindstillingerne og vælge måneden i Fetch from.

   • Åbn faktureringsindstillinger i Flowtly
6. 6

   Tilføj kontrakter og aktiver, og kontrollér derefter resultatet

   Bed assistenten importere dine kontrakter med contracts_import. De matches på aftalenummer og kan pege på de kunder, du importerede i trin 4. Hvis du administrerer ejendomme eller udstyr, så importér dem med assets_import. De matches på aktivkode. Åbn derefter Clients og Invoices i Flowtly, og stikprøvekontrollér nogle få poster mod dit gamle system.

   Tips

   • En kontraktbatch, der indeholder det samme aftalenummer to gange, afvises i sin helhed, så ret dubletter i kilden først.
   • Kør hver batch som en prøvekørsel, før du skriver. Ét kald tager op til 500 kontrakter eller 1000 aktiver.

   • Åbn Clients i Flowtly