Hantering av ledighet: Ställa in ledighetstyper och godkänna ansökningar

I den här handledningen får du lära dig hur du effektivt hanterar semester och annan ledighet för dina anställda i Flowtly. Vi går igenom hur du konfigurerar anpassade ledighetstyper, etablerar smidiga godkännandeprocesser och hanterar ansökningar från dina medarbetare, vilket säkerställer en strukturerad och transparent process för alla. Följ dessa steg för att optimera er ledighetshantering och minska den administrativa bördan.

Steg 1: Konfigurera ledighetstyper

Det första steget i att hantera ledighet är att definiera de olika typer av ledighet som dina anställda kan ansöka om. Flowtly låter dig anpassa detta helt efter din organisations behov, oavsett om det gäller årssemester, sjukledighet, föräldraledighet eller någon annan typ av frånvaro.

• Navigera till Inställningar för ledighetstyper:
• Börja med att logga in på Flowtly som administratör.
• Gå till Administration i vänstermenyn.
• Klicka på Ledighetstyper under avsnittet för HR-hantering. Här hittar du en lista över befintliga ledighetstyper och möjligheten att lägga till nya.

• Skapa en ny ledighetstyp:
• Klicka på knappen Lägg till ny ledighetstyp (eller liknande, beroende på din Flowtly-version) för att starta konfigurationsprocessen.
• Du kommer nu att presenteras med en formulär där du definierar egenskaperna för den nya ledighetstypen.

• Namn: Ange ett tydligt namn för ledighetstypen, till exempel "Årssemester", "Sjukledighet", "Föräldraledighet" eller "Tjänstledighet". Detta namn kommer att vara synligt för anställda när de ansöker om ledighet.
• Beskrivning: Lägg till en kort beskrivning som förklarar syftet med ledighetstypen, eventuella regler eller kvalifikationer.
• Standardtilldelning (dagar/timmar): Här anger du den standardiserade tilldelningen för denna ledighetstyp för anställda. Till exempel, om årssemester är 25 dagar, ange "25". Detta värde kan ofta åsidosättas för enskilda anställda vid behov.
• Kräver godkännande: Välj Ja om ansökningar av denna ledighetstyp måste godkännas av en chef eller administratör innan de beviljas. Välj Nej om det är en typ av ledighet som automatiskt godkänns (t.ex. vissa korta sjukledigheter enligt policy).
• Godkännare: Om ledighetstypen kräver godkännande, välj vem som ska godkänna. De vanligaste alternativen är:
• Direkt chef: Standardalternativet där den anställdes närmsta chef är godkännare.
• Specifik användare/roll: Du kan ange att en specifik användare (t.ex. HR-ansvarig) eller en specifik roll alltid ska godkänna denna typ av ledighet, oavsett den anställdes chef.
• Färgkod: Tilldela en unik färg till ledighetstypen. Denna färg kommer att användas i kalendervyer, vilket gör det enkelt att snabbt identifiera olika ledighetstyper på en översiktsbild.
• Typ av beräkning: Välj om ledigheten ska beräknas i dagar eller timmar. Detta är viktigt för att hantera deltidsanställdas ledighet eller om ni hanterar ledighet på timbasis.
• Återställning av saldo: Bestäm när ledighetssaldot ska återställas. Vanliga alternativ är Årligen (vid årsskiftet) eller Efter anställningsdatum (på årsdagen av anställningen). Vissa system kan även ha ackumuleringsregler (t.ex. att en anställd tjänar in X dagar per månad).
• Maximalt uttag: Om det finns en gräns för hur många dagar av denna ledighetstyp som kan tas ut i följd, ange detta här.
• Synlighet: Bestäm om ledighetstypen ska vara synlig för alla anställda eller endast för vissa grupper/roller.

Tips: Tänk igenom era företagspolicys för ledighet innan ni börjar konfigurera. Detta underlättar besluten om godkännandekrav, tilldelningar och återställningsdatum, och säkerställer att Flowtly speglar era interna regler korrekt. Det är också bra att skapa en tydlig namngivningskonvention för era ledighetstyper.

• Spara dina inställningar:
• När du har konfigurerat alla relevanta fält, klicka på Spara för att lägga till den nya ledighetstypen i Flowtly. Upprepa processen för alla ledighetstyper ni behöver hantera.

Steg 2: Skapa godkännandeflöden

Godkännandeflöden är avgörande för att säkerställa att ledighetsansökningar hanteras effektivt och enligt företagets policy. I Flowtly är godkännandeflödet direkt kopplat till inställningarna du gjorde i Steg 1, särskilt fälten "Kräver godkännande" och "Godkännare".

• Definiera godkännare för anställda:
• För att "Direkt chef" ska fungera som godkännare måste varje anställds chef vara korrekt angiven i Flowtly.
• Gå till Personer i vänstermenyn.
• Välj en anställd och redigera deras profil.
• Under avsnittet för Anställningsinformation eller Roll (exakta namn kan variera), se till att fältet Chef är korrekt ifyllt med den relevanta chefen. Upprepa detta för alla anställda.

Tips: Säkerställ att alla chefer som ska godkänna ledighetsansökningar är korrekt inställda som chefer för sina team i Flowtly för att godkännandeflödet ska fungera smidigt. Detta minimerar fel och fördröjningar i processen.

• Förstå flödet:
• När en anställd ansöker om ledighet som kräver godkännande, skickas en notifikation automatiskt till den definierade godkännaren (chefen eller den specifika personen/rollen).
• Godkännaren får vanligtvis en notifikation via e-post och/eller direkt i Flowtlys Åtgärdscenter.
• Processen är transparent; den anställde kan se statusen på sin ansökan, och godkännaren har all nödvändig information för att fatta ett beslut.

Steg 3: Hantera ledighetsansökningar

När ledighetstyperna och godkännandeflödena är på plats kan dina anställda börja ansöka om ledighet, och cheferna kan hantera dessa ansökningar.

För anställda: Skicka in en ledighetsansökan

• Navigera till ledighetsmodulen:
• Anställda loggar in på Flowtly.
• De hittar vanligtvis ledighetsfunktionen via sin Medarbetarportal, Personer-översikten eller en dedikerad Ledighet-modul i vänstermenyn.

• Skapa en ny ansökan:
• Klicka på Ansök om ledighet (eller liknande).
• Välj ledighetstyp: Välj den relevanta ledighetstypen från listan (t.ex. "Årssemester").
• Välj datum: Ange start- och slutdatum för den önskade ledighetsperioden. Flowtly kommer att beräkna antalet dagar/timmar baserat på era arbetscheman.
• Lägg till kommentarer: Anställda kan lägga till en kommentar till sin chef, t.ex. anledning till ansökan eller ytterligare information.
• Bifoga filer (valfritt): För vissa ledighetstyper (t.ex. sjukintyg för längre sjukledighet) kan anställda ha möjlighet att bifoga relevanta dokument.
• Granska saldo: Anställda kan se sitt tillgängliga ledighetssaldo innan de skickar in ansökan.

• Skicka in ansökan:
• När all information är ifylld, klicka på Skicka ansökan.
• Statusen på ansökan kommer att ändras till "Väntar på godkännande". Anställda får notifikationer när ansökan har behandlats.

För godkännare (chefer/administratörer): Granska och godkänna ansökningar

Som godkännare är din roll att granska ansökningar, fatta beslut och kommunicera detta tillbaka till den anställde.

• Öppna Åtgärdscenter:
• Logga in på Flowtly.
• Huvudnavigeringspunkten för alla väntande uppgifter, inklusive ledighetsansökningar, är Åtgärdscenter (Action Center). Du kan också hitta översikter över ledighet i Personer-översikten eller under Holidays.
• Du kommer också att få notifikationer via e-post och/eller direkt i systemet när en ny ansökan väntar på ditt godkännande.

• Granska ansökan:
• Klicka på den specifika ledighetsansökan i Åtgärdscenter för att se detaljerna.
• Information som visas inkluderar:
• Den anställdes namn
• Ledighetstyp
• Datum och längd för ansökan
• Den anställdes aktuella ledighetssaldo
• Eventuella kommentarer från den anställde
• En översikt över andra anställdas ledighet under samma period (för att undvika bemanningskonflikter).

Tips: Använd kalendervyn för att snabbt se hur en ansökan påverkar teamets bemanning och för att undvika personalkonflikter under kritiska perioder. Detta hjälper dig att fatta välgrundade beslut.

• Fatta ett beslut:
• Efter att ha granskat ansökan och eventuella teamkalendrar har du flera alternativ:
• Godkänn: Om ansökan uppfyller alla krav och kan beviljas.
• Neka: Om ansökan inte kan beviljas (t.ex. p.g.a. bemanningsbrist, felaktig ledighetstyp, etc.). Du bör alltid ange en tydlig anledning.
• Begär mer information: Om du behöver ytterligare uppgifter från den anställde innan du kan fatta ett beslut. Detta skickar ansökan tillbaka till den anställde med dina frågor.
• Lägg till en kommentar i beslutsdialogen för att ge feedback till den anställde.

• Slutför hanteringen:
• När du har godkänt eller nekat ansökan uppdateras statusen automatiskt i systemet, och den anställde får en notifikation om beslutet.
• Godkänd ledighet kommer att synas i relevanta kalendrar för planering och översikt.

Sammanfattning och Nästa Steg

Genom att följa dessa steg kan du etablera en robust och användarvänlig process för ledighetshantering i Flowtly. Detta säkerställer att både anställda och chefer har tydliga riktlinjer och verktyg för att effektivt hantera ledighetsansökningar, vilket leder till ökad transparens, bättre planering och minskad administrativ börda.

Fortsätt att regelbundet granska era ledighetstyper och godkännandeflöden för att säkerställa att de överensstämmer med företagets policyer och eventuella lagändringar. Utforska även Flowtlys rapporteringsfunktioner för att få insikter i ledighetsmönster och trender inom organisationen.

Läs mer

• Hantering av ledighet
• Ledighetstyper
• Personer
• Åtgärdscenter
• E-post & Notifikationer