Välkommen till Flowtly! Att hantera ledighet kan vara en komplex uppgift, men med Flowtly kan du enkelt strömlinjeforma processen. Denna tutorial guidar dig genom hur du konfigurerar olika typer av ledighet, aktiverar anställdas ansökningar och effektivt hanterar godkännandeprocessen för alla typer av ledighet i plattformen. Genom att följa dessa steg kan du minska den administrativa bördan och säkerställa en smidig hantering av alla ledighetsärenden.
Konfigurera ledighetstyper
För att effektivt hantera ledighet behöver du först definiera vilka typer av ledighet som finns tillgängliga i din organisation. Flowtly låter dig skapa och anpassa dessa för att matcha era specifika policyer.
Steg 1: Navigera till inställningarna för ledighetstyper
- Börja med att logga in på ditt Flowtly-konto.
- I sidomenyn, leta upp och klicka på Administration eller Inställningar. Dessa sektioner innehåller vanligtvis de övergripande konfigurationsalternativen för systemet.
- Inom administrations- eller inställningsområdet, sök efter en sektion som heter Ledighetstyper (eller motsvarande, t.ex. "Holiday Types" om du använder engelska gränssnittet). Klicka på den för att öppna vyn för hantering av ledighetstyper.
Steg 2: Skapa en ny ledighetstyp
- På sidan för Ledighetstyper ser du en lista över befintliga typer. För att lägga till en ny, klicka på knappen + Lägg till ny eller Skapa ny ledighetstyp.
- Du kommer nu att presenteras med ett formulär där du kan definiera den nya ledighetstypen. Här är de viktigaste fälten du bör fylla i:
- Namn: Ge ledighetstypen ett tydligt och beskrivande namn, t.ex. "Semester", "Sjukfrånvaro", "Föräldraledighet" eller "Tjänstledighet".
- Beskrivning: En kort förklaring av ledighetstypen kan vara till hjälp för både administratörer och anställda. Beskriv dess syfte och eventuella särskilda regler.
- Maximalt antal dagar per år: Om ledighetstypen har en årlig rättighet (t.ex. 25 semesterdagar), ange detta här. För ledighetstyper utan förbestämd maxgräns (som sjukfrånvaro), kan detta fält lämnas tomt eller ställas in på noll.
- Kräver godkännande: Markera denna ruta om ansökningar för denna ledighetstyp måste godkännas av en chef eller administratör innan de beviljas. Detta är oftast fallet för semester, men kanske inte för VAB (vård av barn).
- Tillåter negativt saldo: Bestäm om anställda kan ansöka om mer ledighet än vad de har tillgängligt (t.ex. ta ut semester i förskott).
- Överför resterande dagar: Om dagar från denna ledighetstyp kan överföras till nästa år, aktivera detta alternativ och ange eventuella regler för överföringen (t.ex. maximalt antal dagar som får överföras).
- Synlighet: Ställ in vem som ska kunna se och ansöka om denna ledighetstyp (t.ex. alla anställda, specifika avdelningar eller team).
- Färgkod: Välj en färg som representerar denna ledighetstyp i kalendrar och rapporter. Detta underlättar översikten och ger en visuell ledtråd.
Tips: Tänk igenom alla olika typer av ledighet er organisation erbjuder. Det är viktigt att varje typ är tydligt definierad med korrekta inställningar för att undvika missförstånd och underlätta administrationen. Se till att namnen är lätta att förstå för alla anställda.
- När du har fyllt i all nödvändig information, klicka på Spara för att skapa den nya ledighetstypen. Upprepa processen för alla andra ledighetstyper du behöver konfigurera.
Aktivera anställdas ledighetsansökningar
När ledighetstyperna är på plats behöver du se till att anställda kan begära ledighet och att systemet är redo att hantera dessa ansökningar.
Steg 3: Granska anställdas behörigheter och tillgänglighet
- Navigera till sektionen Människor (eller "Employees") i sidomenyn. Här kan du hantera individuella anställda och deras profiler.
- Klicka på en anställds namn för att öppna deras profil. Kontrollera att de är korrekt konfigurerade med ett arbetsschema och att de har tillgång till att begära ledighet via systemet.
Tips: Se till att alla anställda har korrekta arbetsscheman kopplade till sig. Detta är avgörande för att beräkna ledighetsdagar korrekt och för att säkerställa att ledighetsansökningarna hanteras på ett korrekt sätt utifrån deras ordinarie arbetstider. Se den relaterade artikeln om Arbetsscheman för mer information.
- Kontrollera också att de roller och behörigheter som är tilldelade anställda och chefer stöder processen för ledighetsansökningar och godkännanden. Exempelvis bör chefer ha behörighet att se och godkänna ansökningar från sina direktrapporterande.
Steg 4: Instruera anställda om hur de ansöker om ledighet
Även om processen är intuitiv i Flowtly, kan det vara bra att informera anställda om hur de går tillväga:
- Anställda loggar in på Flowtly.
- De navigerar till sektionen Ledighet (eller "Holidays") på sin startsida eller i sidomenyn.
- Där kan de välja Ny ledighetsansökan, välja önskad ledighetstyp, ange datum och eventuella kommentarer.
- Ansökan skickas sedan in för granskning och godkännande.
Hantera godkännandeprocessen för ledighet
Det här är kärnan i att strömlinjeforma ledighetshanteringen. Flowtly erbjuder en centraliserad plats för att hantera alla inkommande ledighetsansökningar.
Steg 5: Översikt över ledighetsansökningar i Åtgärdscenter
- Chefer och administratörer med rätt behörigheter kommer att se nya ledighetsansökningar i sitt Åtgärdscenter (Action Center) på startsidan. Detta är den centrala platsen för alla ärenden som kräver åtgärd.
- Du kan också navigera direkt till sektionen Ledighet i sidomenyn för att få en fullständig översikt över alla ansökningar, både väntande, godkända och nekade. Här kan du filtrera efter ledighetstyp, anställd eller status.
Steg 6: Granska och godkänna/neka en ledighetsansökan
- Klicka på en specifik ledighetsansökan från Åtgärdscentret eller ledighetsöversikten för att öppna detaljerna.
- Granska informationen:
- Vem har ansökt?
- Vilken ledighetstyp gäller det?
- Vilka datum avser ansökan?
- Hur många dagar återstår av den anställdes rättighet för denna ledighetstyp?
- Finns det några kommentarer från den anställde?
- Är det några andra teammedlemmar som är lediga under samma period?
Tips: Innan du godkänner en ansökan, tänk på att kontrollera teamets kalender för att undvika överlappningar som kan påverka verksamheten. Flowtlys kalendervy för ledighet ger en bra översikt.
- Baserat på din granskning kan du nu välja:
- Godkänn: Ansökan beviljas. Ledighetsdagarna dras från den anställdes saldo och kalendern uppdateras.
- Neka: Ansökan nekas. Du kan ange en anledning till nekandet, vilket är bra för transparens och feedback till den anställde.
- Begär mer information: Om du behöver ytterligare uppgifter innan du kan fatta ett beslut, kan du skicka en förfrågan till den anställde.
- När du har agerat på ansökan kommer den anställde automatiskt att få en notifikation om statusändringen via e-post eller systemmeddelande, beroende på dina inställningar.
Steg 7: Hantera ändringar och avbokningar
Ibland behöver ledighetsansökningar ändras eller avbokas efter att de har godkänts.
- Navigera till den anställdes profil eller till ledighetsöversikten.
- Hitta den relevanta ledighetsperioden.
- Du kan sedan redigera datumen, ändra status eller avboka hela ledighetsperioden. Om en ledighet avbokas, återställs motsvarande dagar till den anställdes saldo.
---
Sammanfattning och nästa steg
Genom att följa dessa steg har du nu konfigurerat ledighetstyper i Flowtly, säkerställt att anställda kan begära ledighet och etablerat en effektiv process för att granska och godkänna dessa ansökningar. Denna strömlinjeformade hantering minskar den administrativa bördan, ökar transparensen och säkerställer att dina team kan fokusera på sitt arbete, samtidigt som ledighetsplaneringen sköts professionellt.
Utforska gärna Flowtlys övriga funktioner för att ytterligare optimera er personaladministration och finansiella översikt.
