Denna handledning visar dig hur du effektivt kan hantera dina anställdas ledighet i Flowtly. Du kommer att lära dig hur du konfigurerar anpassade ledighetstyper, etablerar enkla godkännandeflöden och hanterar ledighetsansökningar på ett smidigt sätt, vilket sparar tid och minskar administrativt arbete.
---
Konfigurera Ledighetstyper i Flowtly
Att definiera olika ledighetstyper är grunden för effektiv frånvarohantering. Flowtly låter dig skapa anpassade ledighetstyper som passar din organisations behov, oavsett om det gäller semester, sjukfrånvaro eller föräldraledighet.
- Navigera till Inställningar för Ledighetstyper
- Börja med att logga in på ditt Flowtly-konto.
- Klicka på ikonen "Inställningar" (ofta representerad av ett kugghjul) i navigationsmenyn till vänster.
- Under avsnittet "Personalhantering" (Human Resources), välj "Ledighetstyper" (Holiday Types).
Tips: Om du inte ser "Ledighetstyper" under "Personalhantering", kontrollera att du har tillräckliga administratörsrättigheter. Du kan behöva kontakta en administratör i ditt Flowtly-system.
- Skapa en Ny Ledighetstyp
- På sidan för "Ledighetstyper" ser du en översikt över befintliga typer.
- Klicka på knappen "Lägg till ny ledighetstyp" (oftast uppe till höger på skärmen).
- Ett formulär öppnas där du kan definiera den nya ledighetstypen:
- Namn: Ange ett tydligt namn för ledighetstypen, t.ex. "Semester", "Sjukfrånvaro", "VAB" (Vård av Barn).
- Beskrivning: Lägg till en kort beskrivning som förklarar syftet med ledighetstypen. Detta kan vara till hjälp för både anställda och chefer.
- Färg: Välj en färg som representerar ledighetstypen i kalendrar och översikter. Detta underlättar visuell igenkänning.
- Kräver godkännande: Markera denna ruta om ansökningar för denna ledighetstyp alltid ska kräva godkännande av en chef eller administratör. Detta är avgörande för att upprätta ett godkännandeflöde.
- Påverkar arbetsschema: Markera denna ruta om denna ledighetstyp ska räknas som frånvaro från det ordinarie arbetsschemat. För ledighet som ska dras från semesterdagar eller påverka närvaro är detta viktigt. För interna arrangemang som "Utbildning" som fortfarande räknas som arbetstid, kanske denna ruta inte ska markeras.
- Spara och Granska
- När du har fyllt i all information, klicka på "Spara".
- Den nya ledighetstypen kommer nu att visas i listan. Du kan när som helst redigera eller inaktivera en ledighetstyp om dina behov ändras.
Obs! Tänk igenom vilka ledighetstyper din organisation verkligen behöver. Att ha för många kan leda till förvirring, medan för få kanske inte täcker alla scenarier. Standardtyper som semester, sjukfrånvaro och föräldraledighet är en bra startpunkt.
---
Etablera Godkännandeflöden för Ledighet
Flowtly förenklar processen för ledighetsansökningar genom att integrera godkännandeflöden direkt i systemet. Detta bygger på inställningen "Kräver godkännande" som du gjorde i föregående steg och på systemets hantering av ansvarsområden.
- Definiera Vem som Godkänner
- I Flowtly är godkännandeprocessen ofta kopplad till rollen som "Chef" eller andra definierade ansvarsområden (Responsibilities) inom systemet.
- Se till att dina anställda är korrekt tilldelade en chef eller relevant godkännare i sektionen "Medarbetare" (People) under "Administration".
- Navigera till "Administration" -> "Medarbetare".
- Välj en anställd och se till att deras "Chef" eller motsvarande godkännanderoll är korrekt inställd.
Tips: För mer komplexa organisationer kan du konfigurera anpassade "Ansvarsområden" för att definiera specifika godkännare för olika typer av ledighet eller avdelningar. Mer information finns i kunskapsartikeln om "Ansvarsområden".
- Hur Godkännanden Initieras
- När en anställd ansöker om ledighet för en typ som är markerad som "Kräver godkännande", skickas automatiskt en notis till den utsedda godkännaren.
- Denna notis dyker upp i godkännarens "Åtgärdscenter" (Action Center) och eventuellt som ett e-postmeddelande, beroende på systemets inställningar för aviseringar.
- Godkännarens Roll
- Godkännaren kan enkelt granska ansökan och antingen godkänna eller neka den.
- Eventuella kommentarer kan läggas till, vilket är användbart för att ge feedback eller förklara beslut.
- När en ansökan godkänns, uppdateras den anställdes kalender och arbetsschema automatiskt. Om den nekas, återgår statusen till "väntande" eller nekas helt, och den anställde meddelas.
---
Hantera Anställdas Ledighetsansökningar Effektivt
När dina ledighetstyper är konfigurerade och godkännandeflödena på plats, blir hanteringen av ledighetsansökningar en strömlinjeformad process.
- Hur Anställda Ansöker om Ledighet
- Anställda kan enkelt ansöka om ledighet direkt från sin instrumentpanel i Flowtly eller via sektionen "Ledighet" (Holidays) i menyn.
- De väljer önskad ledighetstyp, anger start- och slutdatum samt lägger till eventuella anteckningar.
- Efter att ha skickat in ansökan får de en bekräftelse och ansökan får statusen "väntar på godkännande".
- Översikt och Åtgärder för Chefer/Administratörer
- I Åtgärdscenter (Action Center): Som chef eller administratör är ditt "Åtgärdscenter" den primära platsen för att hantera nya ledighetsansökningar. Varje ny ansökan som kräver ditt godkännande visas här.
- Klicka på "Åtgärdscenter" i navigationsmenyn.
- Du ser en lista över uppgifter som kräver din uppmärksamhet, inklusive ledighetsansökningar.
- Klicka på en ansökan för att granska detaljerna. Du kan sedan "Godkänna", "Neka" eller "Redigera" ansökan.
Tips: Använd kommentarsfältet när du nekar en ansökan för att tydligt förklara skälet. Detta kan förhindra missförstånd och ytterligare frågor.
- I Ledighet-sektionen (Holidays): För en mer detaljerad översikt över all ledighet, navigera till "Personalhantering" -> "Ledighet".
- Här kan du se en kalendervy över all planerad och godkänd ledighet för hela organisationen eller filtrera per anställd, avdelning eller ledighetstyp.
- Du kan även manuellt lägga till ledighet för anställda, vilket är användbart för att registrera oplanerad sjukfrånvaro eller justeringar.
- Sektionen "Ledighet" ger dig en komplett bild av frånvaron, vilket är ovärderligt för planering och personalstyrning.
- Automatisk Uppdatering av Arbetsscheman
- När en ledighetsansökan godkänns (för en ledighetstyp som "påverkar arbetsschema"), uppdateras den anställdes arbetsschema automatiskt. Detta säkerställer att alla relevanta system och rapporter reflekterar den aktuella närvaron, vilket är viktigt för lönehantering och projektplanering.
Obs! Se till att dina "Arbetsscheman" är korrekt konfigurerade i Flowtly för att ledighetsfunktionen ska fungera optimalt. Detta påverkar hur ledighet registreras och rapporteras.
---
Sammanfattning och Nästa Steg
Genom att följa stegen i denna handledning har du nu konfigurerat anpassade ledighetstyper, etablerat godkännandeflöden och lärt dig att effektivt hantera anställdas ledighetsansökningar i Flowtly. Denna strömlinjeformade process hjälper dig att minska administrationen, säkerställa korrekta uppgifter och förbättra transparensen kring frånvaro.
Nästa steg är att informera dina anställda om de nya ledighetstyperna och hur de ska ansöka om ledighet via Flowtly. Se även till att dina chefer och godkännare är bekväma med att använda "Åtgärdscenter" för att hantera ansökningar.
---
