Faktiske værdier — plan vs rapporteret

Fanen Faktiske værdier er, hvor planen møder virkeligheden. Overalt ellers i Ressourceplanlægning ser du fremad — hvem der skal udføre arbejdet. Faktiske værdier ser tilbage: for hver person, uge for uge, placerer det de planlagte timer ved siden af de timer, der faktisk er rapporteret i Tidsregistrering, og viser forskellen mellem de to.

Den forskel — afvigelsen — er det tal, fanen eksisterer for at producere. Den besvarer det ene spørgsmål, som en plan alene aldrig kan besvare: Overlevede den kontakten med virkeligheden?

Sådan læser du en celle

Hver celle er et lille punktdiagram. Den fyldte bjælke er de timer, personen faktisk rapporterede den uge; linjen trukket henover er planen. At læse de to sammen fortæller historien ved første øjekast:

• Fyldning ud over linjen — personen rapporterede mere end planen. Nogen, der stille gør mere end planen indrømmer, er præcis det, der forbliver usynligt, indtil et projekt er forsinket.
• Fyldning kortere end linjen — personen rapporterede mindre end planen, enten fordi arbejdet er forskudt, eller fordi tiden aldrig blev registreret.
• Fyldning på niveau med linjen — plan og virkelighed er enige. Sådan ser en sund tilstand ud.

Alt måles mod personens egen kontraktuge. Nogen med en 0,6 årsværk-kontrakt, der rapporterer sin fulde deltidsuge, læses som fuldt leveret i forhold til en fuld plan — ikke som et underskud. Andelen er altid relativ til de timer, den person er kontraktmæssigt forpligtet til.

To tomme celler ligner hinanden, men betyder forskellige ting:

• En tom fyldning inde i en planlinje — personen var booket, men intet blev rapporteret for den uge. Det stærkeste signal på skærmen, og det kræver ingen ekstra aflæsning.
• En celle uden linje og uden fyldning — personen havde ingen aktiv kontrakt den uge, så der er intet at måle. Dette læses som ingen kontrakt, ikke som et underskud.

Afvigelseskolonnen

Den højre kolonne summerer perioden til ét tal per person: de rapporterede timer i forhold til de planlagte, som en procentdel og i timer. Den er farvet, så udliggerne finder dig — over planen, under planen eller præcist. «Plan holdt» er det stille, sunde tilfælde.

Hvor timerne gik hen

En person, der rapporterer under sin plan, rejser et oplagt spørgsmål: hvor gik resten af tiden hen? At udvide en række besvarer det på stedet. Opdelingen opdeler de rapporterede timer efter projekt, størst først, og slutter med Ikke rapporteret — den kapacitet, planen forventede og som ikke har registrerede timer.

Ikke rapporteret er bevidst sin egen linje med sin egen skraverede markering. Det er en lakune i data, ikke bevis for, at intet skete — og det absorberes aldrig stille i en anden kategori. At se det er pointen: det er normalt en opfordring til at gå og registrere den manglende tid, ikke bevis for ledig kapacitet.

Den opdeling dækker hele perioden vist på skærmen. Det samme spørgsmål om en enkelt uge besvares ved at åbne den uges celle — se Faktiske data — detaljer.

Udnyttelsesgrad, omsætning og margin

Over gitteret ændrer en Timer / Udnyttelse / Penge-kontakt, hvad den højre kolonne måler — plan-vs-rapporteret punktdiagrammet nedenunder forbliver det samme.

• Udnyttelsesgrad besvarer hvor meget af hver persons uge der gik til fakturerbart arbejde. Det er fakturerbare timer ÷ personens egen kontraktuge. Et projekt tæller som fakturerbart, når dets type er fast pris eller tid og materialer; interne og ikke-fakturerbare projekter gør det ikke. Rækken opdeler også de rapporterede timer i fakturerbare og ikke-fakturerbare, så en underudnyttet uge og en travl men ikke-fakturerbar uge ikke længere ser ens ud.
• Penge placerer omsætning og margin på hver person. Omsætning er fakturerbare timer × personens opkrævningssats for projektet; omkostninger er alle deres registrerede timer × deres omkostningssats — brugt tid er brugt tid, fakturerbar eller ej; margin er forskellen. Alt vises i din organisations valuta med konvertering, hvor en sats eller kontrakt er i en anden valuta.

To ærligheds regler gælder. Hvor en person ikke har timesats for et projekt, eller omkostningskontrakt, udelukkes disse timer fra totalerne og personen viser en tankestreg — aldrig et fabrikeret nul — med en note øverst, der tæller, hvor mange der blev udelukket. Og Penge- og Udnyttelsesvisningerne er, ligesom hele fanen Faktiske værdier, kun synlige for personer, der kan administrere ressourceplanlægning.

En persons omsætning og margin åbner sig i de projekter, der ligger bag dem. Se Faktiske data — detaljer, som også forklarer, hvorfor en omkostning per projekt er en allokering og ikke en måling.

Vælge perioden

Over gitteret er Forrige, det viste interval på skærmen, Næste og I dag. Overskriften angiver det nøjagtige interval, for eksempel 20. jul. – 20. sep. 2026; Forrige og Næste skyder vinduet en uge, og I dag vender tilbage til den aktuelle uge.

Vinduet er en fast række uger og beholder den længde. Faktiske værdier har ingen zoomkontrol, fordi dens tal opbevares pr. uge: der er ingen kortere enhed at åbne en uge i, og at sprede en uges timer over fem dage for at tegne en dagskolonne ville producere tal, der ser rapporterede ud men var opfundne.

Hvor dette hører hjemme

Faktiske værdier læser to ting, Flowtly allerede opbevarer — de bookinger, der udgør planen, og den tid, der er registreret mod projekter — og placerer dem ét sted, så ingen behøver at lave subtraktionen i hovedet. Det ændrer ingenting: det rapporterer. Booking og bekræftelse sker stadig i Capacity by project; tidsregistrering sker stadig i Tidsregistrering.