Actuele waarden — plan vs gerapporteerd

Het tabblad Actuele waarden is waar het plan de realiteit ontmoet. Overal elders in Resourceplanning kijk je vooruit — wie het werk zou moeten doen. Actuele waarden kijkt terug: voor elke persoon, week voor week, plaatst het de geplande uren naast de daadwerkelijk gerapporteerde uren in Tijdregistratie, en toont het verschil tussen beide.

Dat verschil — de afwijking — is het getal waarvoor het tabblad bestaat. Het beantwoordt de ene vraag die een plan alleen nooit kan beantwoorden: Heeft het contact met de realiteit overleefd?

Hoe een cel te lezen

Elke cel is een klein bullet-diagram. De gevulde balk zijn de uren die de persoon die week daadwerkelijk heeft gerapporteerd; de lijn die erdoorheen is getekend is het plan. Beide samen lezen vertelt het verhaal in één oogopslag:

• Vulling voorbij de lijn — de persoon heeft meer gerapporteerd dan het plan. Iemand die stilletjes meer doet dan het plan toegeeft, is precies wat onzichtbaar blijft totdat een project te laat is.
• Vulling voor de lijn — de persoon heeft minder gerapporteerd dan het plan, hetzij omdat het werk is verschoven of omdat de tijd nooit is geregistreerd.
• Vulling op gelijke hoogte met de lijn — plan en realiteit zijn het eens. Zo ziet een gezonde toestand eruit.

Alles wordt gemeten ten opzichte van de eigen contractweek van de persoon. Iemand met een 0,6 fte-contract die zijn volledige deeltijdweek rapporteert, wordt gelezen als volledig geleverd ten opzichte van een volledig plan — niet als tekort. Het aandeel is altijd relatief aan de uren waarvoor die persoon contractueel is vastgelegd.

Twee lege cellen zien er hetzelfde uit maar betekenen verschillende dingen:

• Een lege vulling binnen een planlijn — de persoon was geboekt, maar er werd niets gerapporteerd voor die week. Het luidste signaal op het scherm, en het vraagt geen extra lezing.
• Een cel zonder lijn en zonder vulling — de persoon had die week geen actief contract, er is dus niets te meten. Dit leest als geen contract, niet als een tekort.

De afwijkingskolom

De rechterkolom telt de periode op tot één getal per persoon: de gerapporteerde uren ten opzichte van de geplande, als percentage en in uren. Het is gekleurd zodat uitschieters u vinden — boven het plan, onder het plan, of precies. «Plan gehaald» is het stille, gezonde geval.

Waar de uren naartoe zijn gegaan

Een persoon die onder zijn plan rapporteert, roept een voor de hand liggende vraag op: waar is de rest van de tijd naartoe gegaan? Het uitklappen van een rij beantwoordt dat ter plaatse. De verdeling verdeelt de gerapporteerde uren per project, grootste eerst, en eindigt met Niet gerapporteerd — de capaciteit die het plan verwachtte maar die geen geregistreerde uren heeft.

Niet gerapporteerd is bewust zijn eigen rij, met zijn eigen gearceerde markering. Het is een lacune in de gegevens, geen bewijs dat er niets is gebeurd — en het wordt nooit stilletjes in een andere categorie opgenomen. Het zien is het punt: het is meestal een aansporing om de ontbrekende tijd te gaan registreren, geen bewijs van inactieve capaciteit.

Die verdeling bestrijkt de gehele periode op het scherm. Dezelfde vraag over een enkele week wordt beantwoord door de cel van die week te openen — zie Actuele gegevens — details.

Bezettingsgraad, omzet en marge

Boven het raster verandert een schakelaar Uren / Bezetting / Geld wat de rechterkolom meet — het plan-vs-gerapporteerd bullet-diagram eronder blijft hetzelfde.

• Bezettingsgraad beantwoordt hoeveel van de week van elke persoon naar factureerbaar werk ging. Het zijn factureerbare uren ÷ de eigen contractweek van de persoon. Een project telt als factureerbaar wanneer het type vaste prijs of tijd en materiaal is; interne en niet-factureerbare projecten niet. De rij verdeelt ook de gerapporteerde uren in factureerbaar en niet-factureerbaar, zodat een onderbenutte week en een drukke maar niet-factureerbare week er niet meer hetzelfde uitzien.
• Geld plaatst omzet en marge bij elke persoon. Omzet zijn factureerbare uren × het tarief van de persoon voor het project; kosten zijn alle geregistreerde uren × hun kostentarief — bestede tijd is bestede tijd, factureerbaar of niet; marge is het verschil. Alles wordt weergegeven in de valuta van uw organisatie, met omrekening wanneer een tarief of contract in een andere valuta wordt bijgehouden.

Er gelden twee eerlijkheidsregels. Waar een persoon geen uurtarief heeft voor een project, of geen kostencontract, worden die uren uitgesloten van de totalen en toont de persoon een streepje — nooit een gefabriceerde nul — met een noot bovenaan die telt hoeveel er zijn uitgesloten. En de weergaven Geld en Bezettingsgraad zijn, net als het hele tabblad Actuele waarden, alleen zichtbaar voor mensen die de resourceplanning kunnen beheren.

De omzet en marge van een persoon openen in de projecten die eraan ten grondslag liggen. Zie Actuele gegevens — details, dat ook verklaart waarom een kostenaandeel per project een toewijzing is en geen meting.

De periode kiezen

Boven het raster staan Vorige, het bereik op het scherm, Volgende en Vandaag. De kop geeft het exacte bereik aan, bijvoorbeeld 20 jul – 20 sep 2026; Vorige en Volgende schuiven het venster met één week, en Vandaag keert terug naar de huidige week.

Het venster is een vaste reeks weken en behoudt die lengte. Actuele waarden heeft geen zoombesturing, omdat de cijfers per week worden bijgehouden: er is geen kortere eenheid om een week in te openen, en het verspreiden van de uren van een week over vijf dagen om een dagkolom te tekenen zou getallen produceren die gerapporteerd lijken maar uitgevonden zouden zijn.

Waar dit thuishoort

Actuele waarden leest twee dingen die Flowtly al bevat — de boekingen waaruit het plan bestaat en de tegen projecten bijgehouden tijd — en plaatst ze op één plek zodat niemand de aftrekking in zijn hoofd hoeft te doen. Het verandert niets: het rapporteert. Boeken en bevestigen gebeurt nog steeds in Capacity by project; tijd registreren gebeurt nog steeds in Tijdregistratie.