Actuele gegevens — details — Kennisbank

Elk getal op het tabblad Actuele waarden is een totaal, en een totaal is het enige dat je niet kunt ontleden door ernaar te kijken. Twee cellen in de rij van een persoon openen zich in de projecten erachter.

Ze beantwoorden verschillende vragen op verschillende niveaus, en het is de moeite waard om te weten welke je opent:

Een weekcel — waaruit bestond deze week?
De geldcel — wat heeft de gehele periode op het scherm verdiend, gekost en overgelaten?

Beide verdelen op dezelfde manier: naar de uren die op elk project zijn geregistreerd. Omdat ze die basis delen, spreken de twee elkaar nooit tegen.

Een week openen

Selecteer een weekcel in de rij van een persoon — of druk op Enter of Spatie terwijl deze focus heeft — en er opent zich een paneel met Waar de uren naartoe zijn gegaan, met een lijst van elk project waarop de uren van die week zijn geregistreerd.

Elke regel draagt de kleur van het project, zijn uren en een balk die zijn aandeel van de week toont. De regels zijn geordend van zwaarste naar lichtste, en het paneel eindigt met het totaal van de week.

Het aandeel wordt gemeten ten opzichte van de daadwerkelijk die week geregistreerde uren, niet ten opzichte van de contractweek van de persoon. Dit paneel gaat over samenstelling, niet over bezettingsgraad: het beantwoordt waaraan de tijd is besteed, en een balk die de helft vult betekent de helft van de geregistreerde tijd, ongeacht wat het plan zei.

Hier wordt niets afgeleid. Het paneel reduceert de individuele tijdregistraties die al bestaan omhoog naar één regel per project, zodat een week nooit omlaag wordt verdeeld over projecten om een getal te laten verschijnen. Een week zonder geregistreerde uren zegt dat bij naam in plaats van leeg te openen.

De kleuren komen overeen met die de rij al gebruikt, zodat een project nooit op één manier in het raster en op een andere manier na één klik wordt weergegeven.

Het bekijken van de geregistreerde tijd van een persoon vereist toestemming om het te bekijken. Waar u die niet heeft, zegt het paneel dat de week niet kan worden uitgesplitst in plaats van een lege te tonen.

De geldweergave openen

In de Geld-weergave openen de omzet en marge van een persoon zich in een tabel met het opschrift Hoe dit getal tot stand is gekomen, die de gehele periode op het scherm bestrijkt. Er is één rij per project en een kolom voor elk van:

Uren — wat in die periode op dat project is geregistreerd.
Aandeel — die uren als percentage van de geregistreerde uren van de persoon.
Omzet — wat het project heeft verdiend.
Kosten (toegerekend) — het aandeel van het project in wat de persoon heeft gekost.
Marge — omzet minus die toegerekende kosten, met een percentage waar er omzet is om er een tegen te berekenen.

De rijen tellen op tot het totaal waaruit het paneel is geopend, en het totaal wordt onderaan herhaald zodat u kunt zien dat ze dat doen.

Gemeten en toegerekend

De twee geldkolommen hebben niet dezelfde status, en het paneel zegt dat in plaats van u te laten veronderstellen.

Omzet wordt gemeten. Elke persoon draagt zijn eigen facturatietarief voor elk project, zodat wat een project heeft verdiend een echt getal is voor dat project, geen deel van een groter.

Kosten worden toegerekend. Een kostentarief behoort toe aan een persoon, niet aan een persoon bij een bepaald project — er zijn geen gemeten kosten per project te rapporteren. Dus de kosten van de periode worden verdeeld over projecten in verhouding tot de uren die in die periode op elk zijn geregistreerd, en elk kosten- en margeaandeel op deze rijen vloeit voort uit die verdeling.

De consequentie is de reden waarom het onderscheid überhaupt wordt gemaakt: een toegerekend getal beschrijft hoe een gedeelde kostenpost is verdeeld, niet wat een project werkelijk heeft gekost. Het is valide voor het vergelijken van projecten met elkaar en voor het vinden van het project dat het minst van zijn gewicht draagt. Buiten Flowtly geciteerd als de werkelijke kosten of werkelijke marge van een project, zou het onjuist zijn. Het paneel herhaalt dit naast de getallen.

Verdelen naar uren in plaats van naar omzet is bewust. Het toerekenen van kosten in verhouding tot wat elk project heeft verdiend, zou constructief het margepercentage van elk project naar dezelfde waarde drijven — wat precies zou verbergen wat het paneel wordt geopend om te vinden.

De rijen tellen altijd op

Uit de ene verplichting van het paneel, die is om een totaal uit te leggen in plaats van het te herformuleren, volgen enkele regels:

Intern en niet-factureerbaar werk blijft erin. Het verdient niets en toont een streepje in plaats van een nul in de omzetkolom, maar het absorbeert zijn deel van de kosten. Bestede tijd kost geld, of er nu iemand voor wordt gefactureerd of niet, en het verwijderen van de regel zou de rijen beletten op te tellen tot het totaal.
Een project zonder geregistreerde uren neemt geen kosten op. Het heeft geen aandeel in de uren, dus geen aandeel in de kosten.
De getoonde getallen zijn afgerond en tellen toch op. Afronding wordt verdeeld zodat de kolomsom precies overeenkomt met het getoonde totaal, in plaats van een eenheid af te wijken.
Kosten die aan niemand toebehoren, worden vermeld, niet opgeslokt. Waar de periode kosten heeft maar er geen uren zijn geregistreerd om ze aan op te hangen, vermeldt het paneel het bedrag dat het niet kon toerekenen.

Waar een deel van de uren geen facturatietarief heeft, wordt het omzetgetal gemarkeerd als onderschat in plaats van als volledig gepresenteerd — dezelfde eerlijkheidsregel die de totalen boven het raster volgen.

Voorbeelden van gebruik

Open een week die zijn plan niet haalde en ontdek dat de ontbrekende tijd naar een ander project is gegaan.
Zoek uit welk van de vier projecten waaraan een persoon dit kwartaal heeft gewerkt het minst heeft opgeleverd ten opzichte van de tijd die het kostte.
Controleer het uurandeel van een project voordat u de marge leest, zodat u weet hoeveel van het kostenbedrag is toegerekend.
Bevestig dat de periodeomzet van een persoon echt de som is van de onderliggende projecten voordat u deze citeert.
Identificeer een periode waarbij kosten niet konden worden toegerekend omdat er niets tegen was geregistreerd.