Faktiske data — detaljer — Vidensbase

Hvert tal på fanen Faktiske værdier er et totalt, og et total er det eneste, du ikke kan bryde ned ved at se på det. To celler i en persons række åbner sig i de projekter, der ligger bag dem.

De besvarer forskellige spørgsmål på forskellige niveauer, og det er værd at vide, hvilken du åbner:

En ugecelle — hvad bestod denne uge af?
Pengecellen — hvad tjente, kostede og efterlod hele perioden på skærmen?

Begge opdeler på samme måde: efter de timer, der er registreret på hvert projekt. Da de deler den basis, modsiger de to aldrig hinanden.

Åbne en uge

Vælg en hvilken som helst ugecelle i en persons række — eller tryk på Enter eller Mellemrum, mens den har fokus — og et panel åbner sig med Hvor timerne gik hen, der opregner hvert projekt, som denne uges timer blev registreret mod.

Hver linje bærer projektets farve, dets timer og en bjælke, der viser dets andel af ugen. Linjerne er ordnet tungeste først, og panelet slutter med ugens total.

Andelen måles mod de timer, der faktisk er registreret den uge, ikke mod personens kontraktuge. Dette panel handler om sammensætning, ikke udnyttelse: det besvarer hvad tid blev brugt på, og en bjælke, der fylder halvdelen af den, betyder halvdelen af den registrerede tid, uanset hvad planen sagde.

Intet her udledes. Panelet reducerer de individuelle tidsposter, der allerede eksisterer, opad til én linje pr. projekt, så en uge aldrig opdeles nedad på projekter for at få et tal til at fremkomme. En uge uden noget registreret siger det ved navn frem for at åbne sig tomt.

Farverne matcher dem, rækken allerede bruger, så et projekt aldrig maler på én måde på gitteret og på en anden måde ét klik senere.

At se en persons registrerede tid kræver tilladelse til at se det. Hvor du ikke har det, siger panelet, at ugen ikke kan nedbrydes frem for at vise en tom.

Åbne pengeoversigten

I Penge-visningen åbner en persons omsætning og margin sig i en tabel med overskriften Hvordan dette tal kom frem, der dækker hele perioden på skærmen. Der er én række pr. projekt og én kolonne for hver af:

Timer — hvad der blev registreret mod det projekt i perioden.
Andel — disse timer som en procentdel af personens registrerede timer.
Omsætning — hvad projektet tjente.
Omkostning (allokeret) — projektets andel af, hvad personen kostede.
Margin — omsætning minus den allokerede omkostning, med en procentdel, hvor der er omsætning at tage en mod.

Rækkerne summer til det total, panelet blev åbnet fra, og totalen gentages i bunden, så du kan se, at de gør det.

Målt og allokeret

De to pengekolonner har ikke samme status, og panelet siger det frem for at lade dig antage.

Omsætning måles. Hver person bærer sin egen opkrævningssats for hvert projekt, så hvad et projekt tjente er et reelt tal for det projekt, ikke en del af et større.

Omkostning allokeres. En omkostningssats tilhører en person, ikke en person på et bestemt projekt — der er ingen målt pr.-projekt-omkostning at rapportere. Så periodens omkostning fordeles på projekter i forhold til de timer, der er registreret mod hvert af dem i den periode, og hvert omkostnings- og margintal på disse rækker følger af den fordeling.

Konsekvensen er årsagen til, at distinktionen overhovedet trækkes: et allokeret tal beskriver, hvordan en fælles omkostning blev fordelt, ikke hvad et projekt faktisk kostede. Det er forsvarligt til at sammenligne projekter med hinanden og til at finde det, der bærer mindst af sin vægt. Citeret uden for Flowtly som et projekts faktiske omkostning eller faktiske margin, ville det være forkert. Panelet gentager dette ved siden af tallene.

Opdeling efter timer frem for efter omsætning er bevidst. At allokere omkostning i forhold til, hvad hvert projekt tjente, ville konstruktivt drive hvert projekts marginprocentdel mod den samme værdi — hvilket ville skjule præcis det, panelet åbnes for at finde.

Rækkerne summerer altid

Af panelets ene forpligtelse, som er at forklare et total frem for at omformulere det, følger nogle regler:

Internt og ikke-fakturerbart arbejde forbliver inkluderet. Det tjener ingenting og viser en tankestreg frem for et nul i omsætningskolonnen, men det absorberer sin andel af omkostningen. Brugt tid koster penge, uanset om nogen faktureres for det, og at fjerne linjen ville forhindre rækkerne i at summere til totalen.
Et projekt uden registrerede timer bærer ingen omkostning. Det har ingen andel af timerne, så det har ingen andel af omkostningen.
De viste tal er afrundede og summerer alligevel. Afrunding distribueres, så kolonnesummen præcist svarer til den viste total, frem for at drive en enhed væk fra den.
Omkostning, der tilhører ingen, angives, sluges ikke. Hvor perioden har omkostning, men ingen timer blev registreret at hænge den på, angiver panelet det beløb, det ikke kunne allokere.

Hvor en del af timerne ikke har opkrævningssats, markeres omsætningstallet som undervurderet frem for præsenteret som komplet — den samme ærligheds regel, som totalerne over gitteret følger.

Eksempler på anvendelse

Åbn en uge, der underpræsterede i forhold til sin plan, og find ud af, at den manglende tid gik til et andet projekt.
Find ud af, hvilket af de fire projekter en person arbejdede på dette kvartal, der tjente mindst i forhold til den tid, det tog.
Tjek et projekts timeandel, inden du læser dets margin, så du ved, hvor meget af omkostningsbeløbet der er allokeret.
Bekræft, at en persons periodeomsætning virkelig er summen af projekterne under den, inden du citerer den.
Identificer en periode, hvor omkostning ikke kunne allokeres, fordi intet var registreret mod den.