Datos reales — detalles
Cada cifra en la pestaña Valores reales es un total, y un total es lo único que no se puede descomponer mirándolo. Dos celdas en la fila de una persona se abren en los proyectos que hay detrás de ellas.
Responden preguntas diferentes en niveles diferentes, y vale la pena saber cuál está abriendo:
- Una celda semanal — ¿de qué estaba compuesta esta semana?
- La celda de dinero — ¿cuánto ganó, costó y dejó todo el período en pantalla?
Ambas se dividen de la misma manera: por las horas registradas en cada proyecto. Como comparten esa base, las dos nunca se contradicen.
Abrir una semana
Seleccione cualquier celda semanal en la fila de una persona — o presione Intro o Espacio mientras tiene el foco — y se abre un panel con Adónde fueron las horas, que lista cada proyecto en el que se registraron horas esa semana.
Cada línea lleva el color del proyecto, sus horas y una barra que muestra su parte de la semana. Las líneas están ordenadas de mayor a menor, y el panel termina con el total de la semana.
La proporción se mide con respecto a las horas efectivamente registradas esa semana, no con respecto a la semana contractual de la persona. Este panel trata sobre la composición, no sobre la utilización: responde a en qué se empleó el tiempo, y una barra que llena la mitad significa la mitad del tiempo registrado, independientemente de lo que diga el plan.
Nada aquí se infiere. El panel reduce las entradas de tiempo individuales que ya existen hacia arriba en una línea por proyecto, de modo que una semana nunca se divide hacia abajo en proyectos para que aparezca una cifra. Una semana sin nada registrado lo dice por nombre en lugar de abrirse vacía.
Los colores coinciden con los que la fila ya usa, de modo que un proyecto nunca se muestra de una manera en la cuadrícula y de otra después de un clic.
Ver el tiempo registrado de una persona requiere permiso para verlo. Donde no lo tiene, el panel indica que la semana no puede desglosarse en lugar de mostrar una vacía.
Abrir la vista de dinero
En la vista Dinero, los ingresos y el margen de una persona se abren en una tabla encabezada Cómo se llegó a esta cifra, que cubre todo el período en pantalla. Hay una fila por proyecto, y una columna para cada uno de:
- Horas — lo que se registró en ese proyecto durante el período.
- Proporción — esas horas como porcentaje de las horas registradas de la persona.
- Ingresos — lo que ganó el proyecto.
- Costo (asignado) — la parte del proyecto en el costo de la persona.
- Margen — ingresos menos ese costo asignado, con un porcentaje donde hay ingresos para calcularlo.
Las filas suman el total a partir del cual se abrió el panel, y el total se repite al pie para que pueda ver que lo hacen.
Medido y asignado
Las dos columnas de dinero no tienen el mismo nivel, y el panel lo dice en lugar de dejarle asumir.
Los ingresos se miden. Cada persona lleva su propia tarifa de cargo para cada proyecto, por lo que lo que ganó un proyecto es una cifra real para ese proyecto, no una porción de una mayor.
El costo se asigna. Una tarifa de costo pertenece a una persona, no a una persona en un proyecto particular — no hay un costo por proyecto medido que reportar. Así que el costo del período se divide entre proyectos en proporción a las horas registradas en cada uno durante ese período, y cada cifra de costo y margen en estas filas se deriva de esa división.
La consecuencia es la razón por la que se traza la distinción: una cifra asignada describe cómo se distribuyó un costo compartido, no lo que un proyecto realmente costó. Es válida para comparar proyectos entre sí y para encontrar el que está aportando menos de su peso. Citada fuera de Flowtly como el costo real o el margen real de un proyecto, sería incorrecta. El panel repite esto junto a los números.
Dividir por horas en lugar de por ingresos es deliberado. Distribuir el costo en proporción a lo que cada proyecto ganó llevaría por construcción el porcentaje de margen de cada proyecto hacia el mismo valor — lo que ocultaría exactamente lo que se abre el panel para encontrar.
Las filas siempre suman
De la única obligación del panel, que es explicar un total en lugar de reformularlo, derivan algunas reglas:
- El trabajo interno y no facturable permanece incluido. No gana nada y muestra un guión en lugar de un cero en la columna de ingresos, pero absorbe su parte del costo. El tiempo empleado cuesta dinero, se facture o no, y eliminar la línea haría que las filas no sumasen el total.
- Un proyecto sin horas registradas no absorbe ningún costo. No tiene parte de las horas, por lo que no tiene parte del costo.
- Las cifras mostradas están redondeadas y aun así suman. El redondeo se distribuye para que la suma de la columna corresponda exactamente al total mostrado, en lugar de desviarse una unidad.
- El costo que no pertenece a nadie se indica, no se absorbe. Cuando el período tiene costo pero no se registraron horas en las que colgarlo, el panel indica el monto que no pudo asignar.
Donde parte de las horas no tiene tarifa de cargo, la cifra de ingresos se marca como subestimada en lugar de presentarse como completa — la misma regla de honestidad que siguen los totales por encima de la cuadrícula.
Ejemplos de uso
- Abra una semana que no alcanzó su plan y descubra que el tiempo faltante fue a otro proyecto.
- Encuentre cuál de los cuatro proyectos en los que trabajó una persona este trimestre ganó menos en relación al tiempo que tomó.
- Revise la proporción de horas de un proyecto antes de leer su margen, para saber cuánto del costo está asignado.
- Confirme que los ingresos del período de una persona son realmente la suma de los proyectos que los sustentan antes de citarlos.
- Detecte un período donde el costo no pudo asignarse porque nada fue registrado.