Qué vista financiera usar
Una vez que un presupuesto se planifica a partir de tus contratos, dos lugares de Flowtly muestran el dinero del mismo trabajo: el Resumen del presupuesto y el Dashboard Financiero. No son dos versiones de una misma cifra. Responden a preguntas distintas, y un importe que parece faltar en uno suele estar presente en el otro, con otra fecha.
Para qué sirve cada uno
Resumen del presupuesto — ¿va este presupuesto según el plan? Abarca un presupuesto y compara lo planificado con lo que realmente ha ocurrido, periodo a periodo. Úsalo para responder «¿estamos donde esperábamos estar a estas alturas?».
Dashboard Financiero — ¿dónde está el dinero de la empresa? Abarca toda la organización y sigue la caja: lo que se ha contratado, lo que se ha facturado contra ello y lo que realmente ha llegado o salido del banco. Úsalo para responder «¿a qué nos hemos comprometido y qué se ha liquidado?».
Por qué difieren las dos cifras del plan
Esta es la diferencia que conviene entender, porque es la que parece un error.
Un presupuesto planificado a partir de contratos toma su plan de las líneas del calendario de pagos de esos contratos — los plazos con fecha — y no del total del contrato. Cada plazo cuenta en el periodo en el que cae su propia fecha.
La cifra Contratado del Dashboard Financiero es el total íntegro de los compromisos firmados, sin reparto por fechas.
Así, un contrato firmado hoy, con plazos en octubre y noviembre, aparece de inmediato en el dashboard por su valor completo, mientras que el presupuesto lo sitúa en octubre y noviembre. Comparar ambas cifras hoy hace que la diferencia parezca dinero desaparecido. No lo es: está planificado para más adelante.
Hasta la fecha o del año completo
Por la misma razón, el plan de un presupuesto puede mostrarse legítimamente como dos cifras distintas, y la que ves depende de dónde estés mirando.
| Dónde | Qué cifra del plan |
|---|---|
| Tarjetas de cabecera del Resumen del presupuesto | el plan hasta la fecha — solo los periodos ya iniciados — con el plan del año completo indicado al lado |
| Tarjetas de la lista de presupuestos, el widget del dashboard, la sección de presupuesto de un proyecto | el plan del año completo |
Ninguna es incorrecta. Compara un real hasta la fecha con un plan hasta la fecha, y un compromiso anual con un plan anual. Comparar una con la otra es lo que produce una desviación que en realidad no existe.
Qué alimenta un presupuesto
Un presupuesto se nutre de lo que le indicas que incluya: proyectos, contratos con calendarios de pago, nómina y costos de personal, ingresos por horas registradas, y facturas etiquetadas. Para proyectos y para contratos también eliges cómo decide el presupuesto cuáles de ellos le pertenecen — una lista que seleccionas, o todos con una lista opcional de exclusiones. Consulta Configuración de Presupuestos.
Las etiquetas son lo que vincula una línea del presupuesto con los contratos y las facturas que gastan contra ella, y por eso las tablas de desglose se organizan por etiqueta. Los proyectos deciden qué trabajo entra en el alcance. Los contratos aportan el propio plan, a través de sus calendarios de pago, cuando el presupuesto se planifica a partir de ellos.
Cuál usar y cuándo
| Quieres saber | Usa |
|---|---|
| ¿Va este presupuesto según el plan, este mes o este año? | Resumen del presupuesto |
| ¿Por qué un periodo está por encima o por debajo del plan? | Resumen del presupuesto, y luego abre el periodo para ver las líneas que hay detrás de la cifra |
| ¿A qué se ha comprometido la empresa en total? | Dashboard Financiero |
| ¿Se ha pagado realmente lo que facturamos? | Dashboard Financiero |
| ¿Qué etiquetas o proyectos están consumiendo el presupuesto? | P&G del presupuesto |