Vilken ekonomisk vy ska du använda

När en budget väl är planerad utifrån dina kontrakt visar två ställen i Flowtly pengar för samma arbete: Budgetsammanfattning och Finansiell instrumentpanel. De är inte två versioner av ett och samma tal. De besvarar olika frågor, och ett belopp som ser ut att saknas i det ena finns oftast i det andra, daterat på ett annat sätt.

Vad var och en är till för

Budgetsammanfattning — följer den här budgeten planen? Den omfattar en budget och ställer det du planerade mot det som faktiskt har hänt, period för period. Använd den för att besvara ”är vi där vi räknade med att vara nu”.

Finansiell instrumentpanel — var finns företagets pengar? Den omfattar hela organisationen och följer kassaflödet: vad som är avtalat, vad som fakturerats mot det och vad som faktiskt nått eller lämnat banken. Använd den för att besvara ”vad har vi bundit oss till, och vad är reglerat”.

Varför de två planbeloppen skiljer sig

Det här är skillnaden som är värd att förstå, eftersom det är den som ser ut som ett fel.

En budget som planeras utifrån kontrakt hämtar sin plan från kontraktens betalningsplanrader — de daterade delbetalningarna — och inte från kontraktssumman. Varje delbetalning räknas i den period som dess eget datum faller i.

Beloppet Avtalat på den Finansiella instrumentpanelen är hela summan av de undertecknade åtagandena, utan fördelning över datum.

Ett kontrakt som skrivs under i dag, med delbetalningar i oktober och november, syns därför omedelbart på instrumentpanelen med sitt fulla värde, medan budgeten placerar det i oktober och november. Jämför man de två beloppen i dag ser skillnaden ut som pengar som försvunnit. Det har de inte: de är planerade senare.

Till dags dato eller för hela året

Av samma skäl kan en budgets plan med rätta visas som två olika tal, och vilket du ser beror på var du tittar.

Var	Vilket planbelopp
Rubrikkorten i Budgetsammanfattning	planen till dags dato — endast perioder som redan har börjat — med helårsplanen angiven intill
Brickorna i budgetlistan, instrumentpanelens widget, budgetavsnittet i ett projekt	planen för hela året

Ingen av dem är fel. Jämför ett utfall till dags dato med en plan till dags dato, och ett helårsåtagande med en helårsplan. Att jämföra det ena med det andra är vad som skapar en avvikelse som egentligen inte finns.

Vad som matar en budget

En budget bygger på det du låter den omfatta: projekt, kontrakt med betalningsplaner, löner och personalkostnader, intäkter från registrerade timmar samt taggade fakturor. För projekt och för kontrakt väljer du också hur budgeten avgör vilka av dem som tillhör den — en lista du väljer, eller alla med en valfri undantagslista. Se Budgetkonfiguration.

Taggar är det som binder en budgetrad till de kontrakt och fakturor som belastar den, och därför är uppdelningstabellerna ordnade efter tagg. Projekt avgör vilket arbete som ingår i omfattningen. Kontrakt levererar själva planen genom sina betalningsplaner, när budgeten planeras utifrån dem.

Vilken du använder när

Du vill veta	Använd
Följer den här budgeten planen, denna månad eller detta år?	Budgetsammanfattning
Varför ligger en period över eller under plan?	Budgetsammanfattning, och öppna sedan perioden för att se raderna bakom beloppet
Vad har företaget bundit sig till totalt?	Finansiell instrumentpanel
Har det vi fakturerat faktiskt betalats?	Finansiell instrumentpanel
Vilka taggar eller projekt förbrukar budgeten?	Budget-resultaträkning