Kapacitet pr. projekt — Vidensbase

Resourcing-rasteret læses oppefra og ned: projekt → rolle → person. Når man tager udgangspunkt i arbejdet frem for i teamet, bliver et ubesat job synligt som et hul i planen i stedet for at være usynligt, fordi der ikke står nogen i det.

De tre niveauer

En rolle måles mod den efterspørgsel, den beder om. Hver rolle har et mål — den mængde tid, arbejdet faktisk kræver hver uge — og rasteret måler de personer, der er på rollen, mod det mål. En rolle, der beder om én persons fulde uge, har et mål på 100%. En rolle, der har brug for to personer, har et mål på 200%. Hvor en rolle ikke beder om noget bestemt, falder den tilbage til én fuldtidsplads, hvilket er det almindelige tilfælde.

Du sætter en rolles mål fra rasteret: mål-ikonet på en rollerække åbner dens efterspørgsel, hvor du angiver, hvor mange personer arbejdet kræver, og over hvilken periode. Hver fuldtidsperson bliver til én åben plads, og pladserne lægges sammen til målet — to åbne pladser à 100% giver en rolle, der har brug for 200%. Se Fastsæt en rolles efterspørgsel.

Personer på en rolle lægges sammen og sammenlignes med målet. Hvis to personer er booket på den samme 100%-rolle med 75% og 50%, læser den rolle 125% — én plads med flere personer i, end den kan rumme, ikke to behageligt halvfyldte pladser. Men hvis rollen beder om 200%, læser to personer à 100% 200 / 200: fuldt bemandet og ikke markeret. Overkapacitet betyder reelt flere personer, end arbejdet bad om, og det er meningen, at det skal se forkert ud, for det er en beslutning, der venter på at blive truffet: enten flytter nogen sig, eller også var rollens mål sat for lavt.

Et projekt er gennemsnittet af sine roller. Et projekt med én rolle dækket 60% og en anden rolle uden nogen i læser 30%, ikke 60%. Åbne roller trækker gennemsnittet ned, og det er netop pointen — et projekt er ikke velbemandet, bare fordi de personer, der er på det, har travlt.

Kun roller, der faktisk har brug for nogen den uge, tæller med i gennemsnittet. En rolle uden booking og uden ledig plads den uge er simpelthen ikke i gang endnu, og den trækker ikke projektets tal ned.

Sådan læses en celle

I visningen 9 uger dækker hver celle én uge og viser en bjælke med en etiket. Hvis ikke alle kolonner kan være på skærmen, scroller du rasteret vandret. Projektnavnene bliver stående, mens du læser senere perioder. Uge- og fjortendagskolonner beholder plads nok til hele efterspørgselsetiketten.

Cellen siger	Det betyder
`80%`	Rollen er dækket 80% denne uge.
`50 / 100`	Delvist dækket: 50% bemandet mod et mål på 100%.
`200 / 200`	Fuldt dækket mod et mål på 200% — to personer à 100%.
`needs 100%`	Ingen er booket. Hele målet er åbent.
`on leave`	Den bookede person er fraværende denne uge.
`40% draft`	En foreslået booking, der ikke er bekræftet.

Bjælken tegnes mod en kapacitetslinje, og den linje er rollens eget mål — så en rolle, der har brug for 200%, har sin linje ved 200%, og en rolle, der er fuldt bemandet mod den, ligger præcis på linjen i stedet for at se overbooket ud. Bjælken bliver ved med at stige forbi linjen til en kvart over den. Derudover viser den en markør i toppen frem for at vokse videre, men tallet er altid det sande — en rolle booket til 200% siger 200%. Intet rundes ned for at få planen til at se sundere ud, end den er.

Når bookinger og fravær tilsammen skubber en uge forbi fuld, får cellen en ring og en rød vask. Det er signalet om at handle.

Fravær trækkes fra, det ignoreres ikke. Godkendte fridage vises som et skraveret bånd, der hænger ned fra kapacitetslinjen, i størrelse efter de dage, der faktisk er taget — tre fridage i en femdagesuge fylder tre femtedele af den. En person, der er væk hele ugen, læser on leave og tæller slet ikke som dækning, så et projekt fremstår ikke bemandet af en, der ligger på stranden.

Åbne roller

En rolle uden nogen på fremhæves og læser Nobody assigned efterfulgt af den uge, hvor den ledige plads åbner — for eksempel needed from W28. Den uge kan ligge tidligere end noget på skærmen, og det er med vilje: en rolle, der har stået åben siden foråret, bør sige det, ikke fremstå som åbnet i morges.

Dens celler viser efterspørgslen som needs 100% i en ravfarvet skravering. En åben rolle har intet at folde ud, så den har ingen pil ved siden af.

Sæt rollefilteret til Open roles only for kun at se disse.

At åbne en celle

Vælg en vilkårlig celle, og der åbner et panel i højre side, som forklarer, hvor tallet kom fra — rollerne bag et projekts gennemsnit, personerne bag en rolles dækning, eller alt andet, en person er booket på den uge. Det læser planen og ændrer den ikke. En tom celle åbner også og siger, hvilket faktum den fastslår.

Se Celledetaljer.

At indsnævre rasteret

To filtre sidder på båndet over rasteret ved siden af periodekontrollerne, og de kombineres: Roles tilbyder All roles eller Open roles only, og Project indsnævrer til ét projekt. Sætter du begge, står de åbne roller på det projekt tilbage. Hvert valg tilføjer et chip, du kan fjerne for sig.

Filtrerer du til ingenting, vises en kort No results-linje med et link til at rydde filtrene frem for den vejledende tomme tilstand — der er data, de er bare skjult.

At folde en rolle ud

Vælg pilen ved siden af en rolle — eller selve rollenavnet — for at vise de personer, der er booket på den, én række hver, med deres egne ugentlige bjælker. Vælg den igen for at folde sammen.

Hver personrække viser navnet. Hvis navnet ikke er tilgængeligt for din visning, læser rækken Name unavailable og beholder bookingen i totalerne. Medarbejder-id'er bruges ikke som visningsnavne.

Roller starter foldet sammen, og rasteret husker ikke, hvilke du åbnede: genindlæser du siden, vender den tilbage til den sammenfoldede visning. Udfoldede rækker træder ind i tastaturrækkefølgen med det samme, så piletasterne bevæger sig gennem dem som gennem enhver anden række.

Arbejde med tastaturet

Rasteret opfører sig som et regneark. Piletasterne flytter mellem celler og stopper ved kanterne i stedet for at løbe rundt, Home og End springer til enderne af en række, og Ctrl+Home og Ctrl+End springer til første og sidste celle i hele rasteret.

Skærmlæsere annoncerer rasteret som et raster: hver celle melder sin række- og kolonneposition og størrelsen på det raster, den sidder i, og en rollerække siger, om den er foldet ud eller sammen, når du bevæger dig ind på den — så du kan sige, hvor du er, uden at se skærmen. At folde en rolle ud ændrer det annoncerede rækketal med det samme.

Signaturforklaringen

Under rasteret navngiver en signaturforklaring de fire ting, en celle kan vise: Staffed, Open role — demand with nobody in it, Assigned person is on leave og Internal / non-billable.

Tre ting at vide om tallene

En rolle uden åbne pladser falder tilbage til én fuldtidsplads. Dens mål er 100%, så en rolle, der reelt kun har brug for en dag om ugen, vil læse som underdækket, indtil du siger andet. Sæt rollens efterspørgsel til den brøkdel af en person, arbejdet reelt kræver, så følger målet med.
At tildele nogen reducerer ikke en rolles mål. De åbne pladser er udsagnet om, hvad arbejdet kræver, ikke en nedtælling over, hvad der er tilbage at fylde — så de bliver stående, efterhånden som personer tilføjes, og rasteret regner underskuddet ud for dig. Lav om på, hvad en rolle kræver, i dens efterspørgselsdialog, ikke ved at bemande den.
Visningen 13 uger bruger syv kolonner, der hver spænder over op til to uger. Udfyldningen viser gennemsnittet hen over kolonnen, mens en overbelastning i en af ugerne stadig markeres. Den sidste kolonne indeholder den resterende enkelte uge.

Hvis rasteret siger, at tallene er ufuldstændige

Meget store planer kan overstige det, siden indlæser på én gang. Når det sker, vises en besked over rasteret om, at kun en del af listen er vist. Indsnævr perioden eller filteret, så bliver tallene fuldstændige igen.

Eksempler på brug

Skan et kvartal for røde celler for at finde hver eneste overcommittede rolle, før planen aftales.
Filtrér til åbne roller for at se præcis hvilke jobs, der er ubesatte, og fra hvilken uge.
Fold en rolle, der læser 130%, ud for at se hvilke to bookinger, der kolliderer, og beslut hvilken der flytter.
Tjek et projekt, der læser 40%, og opdag at underskuddet er en ubesat rolle frem for et ledigt team.
Bekræft at en godkendt ferie allerede er medregnet, før en leveringsdato loves.

Relaterede sider

Hovedprojekter og underprojekter

Underprojekter vises under deres hovedprojekt, når du folder det ud. Folder du et hovedprojekt sammen, skjules dets roller og efterkommere. Hovedprojektets timetotal Including sub-projects lægger dets egne bekræftede allokeringstimer sammen med efterkommernes; totalen kan overstige en fuldtidsuge.

Dækningsmåleren beskriver stadig hovedprojektets eget behov. En allokering på et underprojekt kan ikke dække et behov, der er erklæret på hovedprojektet. Hvis underprojekterne er fuldt bemandede, mens hovedprojektet stadig viser et udækket behov, så tjek, at behovet blev erklæret på det projekt, hvor arbejdet skal bookes.

Vælger du et projekt i projektfilteret, holdes hele dets undertræ samlet.