Partilhar uma oferta de emprego e marcar entrevistas

Equipa Editorial Flowtly10 min

Uma oferta de emprego em "Recruitment" pode ser aberta a pessoas fora da sua organização. O Flowtly dá-lhe uma ligação; envia-a para onde quiser que os candidatos encontrem a função. Quem abrir essa ligação vê a posição, candidata-se com os seus dados e o seu CV e chega à coluna "Applied" da oferta de emprego — sem conta Flowtly e sem ter sido convidado.

As entrevistas funcionam da mesma forma. Oferece um conjunto de horários, o Flowtly transforma-os numa ligação de marcação e o candidato escolhe um. Os dois passos diferem quanto a quem envia. A ligação da oferta de emprego é você quem a transmite — o Flowtly não a envia por e-mail a ninguém, por isso partilha-a onde quiser que os candidatos a encontrem. A ligação de marcação da entrevista é enviada por e-mail ao candidato pelo Flowtly quando a cria, a menos que escolha enviar a ligação você mesmo, e quando o candidato marcar um horário o Flowtly envia por e-mail uma confirmação ao candidato e uma notificação ao entrevistador.

Publicar uma oferta de emprego

As ofertas de emprego ficam em "Recruitment", no separador "Recruitments", e "New job offer" abre o formulário para uma nova. Criar ou editar uma requer a função "HR manager".

Uma oferta de emprego está em "Draft", "Active" ou "Archived", e o menu no seu cartão move-a entre estes estados: "Publish recruitment" enquanto é um rascunho, "Move back to draft" enquanto está ativa e "Archive recruitment" em qualquer momento.

Esses estados organizam as suas próprias listas. Não são eles que tornam a função pública — é a ligação. Uma oferta de emprego é acessível a qualquer pessoa que tenha a sua ligação, seja qual for o estado, incluindo um rascunho, por isso trate a partilha da ligação como o momento em que a função sai para o exterior, e não a transmita até a oferta estar redigida como quer que um desconhecido a leia.

Obter a ligação

Abra a oferta de emprego e escolha "Link to recruitment form". "Share job offer" abre com a explicação "Share this link so candidates can apply without logging in." e um campo só de leitura "Shareable link" que copia com o botão ao lado.

A ligação mantém-se igual durante toda a vida da oferta de emprego, por isso pode estar em vários sítios ao mesmo tempo — numa mensagem a uma pessoa, numa publicação num portal de emprego, numa página do seu próprio site. Nada no Flowtly a envia por e-mail.

O que um candidato vê

A página abre em duas metades. À esquerda está a função: o logótipo e o nome da sua organização, a posição como título, a localização — ou "N/A" quando a oferta de emprego não tem nenhuma — depois "Job details" com a descrição que escreveu, "Requirements" como etiquetas sob o grupo de requisitos a que cada uma pertence, e o "Salary range".

À direita está "Apply for this job", com a linha "Submit your details and we'll add you as a candidate."

  • "Apply with LinkedIn" preenche o nome próprio, o apelido, o endereço de e-mail e o perfil de LinkedIn a partir da conta de LinkedIn do candidato. É um atalho, não um requisito; o formulário pode ser preenchido à mão.
  • "Firstname", "Lastname" e "Email" são obrigatórios. "Phone number", "Location", "Position", "Birth date", LinkedIn, "Expectations" e "Notes" são opcionais, e tudo o que o candidato preenche fica no seu perfil de candidato.
  • "CV (optional)" e "Cover letter (optional)" aceitam cada um um ficheiro PDF, JPG ou PNG até 64 MB. Os dois em conjunto têm de ficar abaixo de 70 MB, e o formulário avisa se não ficarem.
  • "Submit application" conclui o processo. A página responde "Application sent" — "Thanks for applying. We'll be in touch if there's a match." Leia isto à letra: o contacto seguinte é um que você estabelece.

Um candidato que chegue à página com um endereço parcial ouve "This job offer link is incomplete." e é-lhe pedida uma nova ligação, por isso copie a ligação inteira em vez de a reescrever ou de deixar que uma mensagem a parta por várias linhas.

A candidatura na sua oferta de emprego

As candidaturas chegam ao separador "Candidates" da oferta de emprego, que tem três colunas — "Applied", "Best Selected" e "Rejected" — cada uma a mostrar quantos candidatos contém e para que serve. Arraste um cartão entre colunas à medida que o processo avança. Uma candidatura pública começa em "Applied", com tudo o que o candidato submeteu, e o CV e a carta de apresentação ficam no seu perfil.

Os candidatos adicionados à mão a partir da sua própria pesquisa ficam nas mesmas colunas, por isso uma oferta de emprego reúne os dois percursos.

Oferecer horários de entrevista

O botão do relógio no cartão de um candidato abre "Propose slots". Enquanto não escolher uma data, mostra "No slots available for this day", porque ainda não há um dia para o qual construir horários. Escolha uma "Slot length" — 15, 30, 45 ou 60 minutos — e uma data em "Select date", e "Available slots" preenche-se com todos os intervalos dessa duração entre as 09:00 e as 17:00 dessa data. Selecione tantos quantos estiver disposto a oferecer.

Os horários vêm apenas dessa janela e da duração do intervalo, por isso todas as datas oferecem o mesmo conjunto de horas de início. Oferecer um horário que já ofereceu acrescenta-o uma segunda vez em vez de substituir o primeiro, e o candidato veria então o horário duas vezes — por isso ofereça cada horário uma só vez.

Os horários são atribuídos a si como entrevistador, através do seu próprio perfil de colaborador. Uma conta sem perfil de colaborador não tem nada para oferecer e diz isso: "Your account has no employee profile, so there are no interview slots to offer."

Como os horários pertencem a si e não a um candidato, cada horário ainda aberto que mantém é mostrado a todos os candidatos a quem enviar uma ligação de marcação, e um horário desaparece de todas essas listas no momento em que um deles o escolhe. Ofereça o que realmente consegue cobrir e acrescente mais quando quiser — os candidatos com uma ligação válida veem os acrescentos da próxima vez que a abrirem.

Enviar a ligação de marcação

O botão da ligação no cartão abre "Send booking link". Requer a função "HR manager"; propor horários só exige acesso a candidatos, por isso em algumas contas aparece o relógio e o botão da ligação não.

Escolha durante quanto tempo a ligação deve ser válida em "Link valid for" — "24 hours", "3 days", "7 days" ou "30 days", com 3 dias selecionados por si. Trinta dias é o máximo que o Flowtly emite.

"Create link" produz o próprio "Booking link", um botão "Copy link" e a data e hora em que expira. "Done" fecha a caixa de diálogo.

Criar a ligação também a envia por e-mail ao candidato, para o endereço que consta do seu perfil de candidato. O e-mail indica a posição e a sua organização, inclui um botão que abre a página de marcação, diz ao candidato que a ligação se destina apenas a ele e indica quando deixa de funcionar — escrito em UTC e com a etiqueta "UTC". A menos que escolha enviar a ligação você mesmo, esse e-mail é a forma como o candidato a recebe. Se a enviar você mesmo, o Flowtly não envia nenhum e-mail e o candidato recebe a ligação apenas de si; o mesmo vale para um candidato cujo perfil não tem endereço de e-mail.

Se transmitir a ligação você mesmo, copie-a inteira. Contém tanto o código do convite como o espaço de trabalho a que o convite pertence, e um candidato que receba apenas uma parte ouve que falta parte do endereço à ligação.

O que o candidato faz com a ligação de marcação

Esta ligação também não requer conta. Abre em "Choose a time for your interview", indicando com quem se vai reunir, acima dos horários que deixou abertos. Escolher um confirma imediatamente: "Your interview is booked".

A página de marcação mostra os horários no fuso horário do dispositivo do candidato, sem indicar o fuso. Os e-mails que o Flowtly envia indicam, em vez disso, os horários em UTC, para que um candidato noutro fuso horário os possa comparar.

Uma ligação de marcação serve para uma única marcação. Depois de utilizada — ou depois de expirar — responde "This invitation can no longer be used" e pede ao candidato um novo convite, por isso reagendar significa criar uma nova ligação. Se dois candidatos pegarem no mesmo horário, o que perde vê "That time was just taken", mantém um convite válido e escolhe de novo entre o que resta. A um candidato que chegue quando nada está aberto é dito "No times are open right now" e é-lhe pedido que volte a quem enviou a ligação.

O que o Flowtly envia por e-mail após uma marcação

Quando o candidato marca um horário, o Flowtly envia dois e-mails:

  • Ao candidato, uma confirmação com a posição, a sua organização e o horário marcado, com o conselho de contactar diretamente a sua organização se precisar de o alterar.
  • Ao entrevistador — o colaborador cujos horários foram oferecidos e que conduz a entrevista — uma notificação com o nome do candidato, a posição e o horário marcado, a dizer que o horário está agora assinalado como marcado no Flowtly.

Ambos indicam o horário marcado em UTC, com a etiqueta "UTC". A notificação do entrevistador vai para o endereço de e-mail do seu perfil de colaborador; um entrevistador sem endereço de e-mail aí não é notificado, e o candidato continua a receber a sua confirmação.

Todos os e-mails saem no idioma da interface da sua organização. Nenhum inclui um convite de calendário, e o Flowtly não adiciona a entrevista a nenhum calendário externo, por isso coloque você mesmo o horário marcado no seu calendário.

Exemplos de utilização

  • Abrir uma oferta de emprego para uma função, copiar a sua ligação e publicá-la num portal de emprego para que os candidatos lhe cheguem sem conta.
  • Enviar a mesma ligação a uma pessoa que abordou diretamente e ler a sua candidatura na coluna "Applied" juntamente com as restantes.
  • Recolher um CV e uma carta de apresentação com uma candidatura em vez de os pedir depois.
  • Oferecer quatro horários de entrevista de meia hora numa só tarde e deixar o candidato escolher o que lhe convém.
  • Deixar o Flowtly enviar por e-mail uma ligação de marcação diretamente ao candidato e receber por e-mail o horário marcado quando ele escolher um.
  • Emitir uma ligação de marcação válida durante 24 horas quando é preciso acertar rapidamente uma entrevista, ou durante 30 dias quando o candidato está ausente.
  • Criar uma segunda ligação de marcação para um candidato que precisa de reorganizar uma entrevista que já marcou.