Deling af et jobopslag og booking af samtaler

Et jobopslag i "Recruitment" kan åbnes for folk uden for din organisation. Flowtly giver dig et link; du sender det derhen, hvor du vil have kandidater til at finde stillingen. Den, der åbner linket, ser stillingen, ansøger med sine oplysninger og sit CV og havner i jobopslagets kolonne "Applied" — uden en Flowtly-konto og uden at være inviteret.

Samtaler fungerer på samme måde. Du tilbyder en række tidspunkter, Flowtly gør dem til et bookinglink, og kandidaten vælger ét. De to trin adskiller sig i, hvem der sender. Linket til jobopslaget giver du selv videre — Flowtly sender det ikke til nogen, så du deler det, hvor du vil have ansøgere til at finde det. Bookinglinket til samtalen sender Flowtly til kandidaten pr. e-mail, når du opretter det, medmindre du vælger selv at sende linket, og når kandidaten har booket et tidspunkt, sender Flowtly en bekræftelse pr. e-mail til kandidaten og en notifikation til intervieweren.

Udgivelse af et jobopslag

Jobopslag findes under "Recruitment", på fanen "Recruitments", og "New job offer" åbner formularen til et nyt. Det kræver rollen "HR manager" at oprette eller redigere et.

Et jobopslag er "Draft", "Active" eller "Archived", og menuen på dets felt flytter det mellem dem: "Publish recruitment", mens det er en kladde, "Move back to draft", mens det er aktivt, og "Archive recruitment" når som helst.

Disse tilstande organiserer dine egne lister. De er ikke det, der gør stillingen offentlig — det gør linket. Et jobopslag kan nås af enhver, der har dets link, uanset hvilken tilstand det er i, også en kladde, så betragt deling af linket som det øjeblik, hvor stillingen går ud, og giv det ikke videre, før opslaget lyder, som du vil have en fremmed til at læse det.

Hent linket

Åbn jobopslaget, og vælg "Link to recruitment form". "Share job offer" åbnes med forklaringen "Share this link so candidates can apply without logging in." og et skrivebeskyttet "Shareable link", som du kopierer med knappen ved siden af.

Linket forbliver det samme i jobopslagets levetid, så det kan stå flere steder på én gang — i en besked til én person, i et opslag på en jobportal, på en side på dit eget websted. Intet i Flowtly sender det ud.

Hvad en kandidat ser

Siden åbner i to halvdele. Til venstre er stillingen: din organisations logo og navn, stillingen som overskrift, stedet — eller "N/A", hvor jobopslaget ikke har noget — derefter "Job details" med den beskrivelse, du skrev, "Requirements" som mærkede tags under den kravgruppe, hver hører til, og "Salary range".

Til højre er "Apply for this job" med linjen "Submit your details and we'll add you as a candidate."

"Apply with LinkedIn" udfylder fornavn, efternavn, e-mailadresse og LinkedIn-profil ud fra kandidatens LinkedIn-konto. Det er en genvej, ikke et krav; formularen kan i stedet udfyldes i hånden.
"Firstname", "Lastname" og "Email" er påkrævet. "Phone number", "Location", "Position", "Birth date", LinkedIn, "Expectations" og "Notes" er valgfri, og alt, hvad kandidaten udfylder, havner på vedkommendes kandidatprofil.
"CV (optional)" og "Cover letter (optional)" tager hver én PDF-, JPG- eller PNG-fil på op til 64 MB. De to tilsammen skal holde sig under 70 MB, og formularen siger fra, hvis de ikke gør.
"Submit application" afslutter det. Siden svarer "Application sent" — "Thanks for applying. We'll be in touch if there's a match." Læs det bogstaveligt: den næste kontakt er en, du tager.

En kandidat, der når siden med en delvis adresse, får at vide "This job offer link is incomplete." og bliver bedt om et nyt, så kopiér hele linket i stedet for at skrive det af eller lade en besked bryde det over flere linjer.

Ansøgningen i dit jobopslag

Ansøgninger lander på jobopslagets fane "Candidates", som har tre kolonner — "Applied", "Best Selected" og "Rejected" — der hver viser, hvor mange ansøgere den rummer, og hvad den er til. Træk et kort mellem kolonnerne, efterhånden som processen skrider frem. En offentlig ansøgning starter i "Applied" med alt, hvad kandidaten indsendte, og CV og følgebrev ligger på vedkommendes profil.

Kandidater, du har tilføjet i hånden fra din egen søgning, står i de samme kolonner, så ét jobopslag rummer begge veje.

Tilbyd samtaletidspunkter

Urknappen på en kandidats kort åbner "Propose slots". Indtil du vælger en dato, står der "No slots available for this day", fordi der endnu ikke er nogen dag at lave tidspunkter til. Vælg en "Slot length" — 15, 30, 45 eller 60 minutter — og en dato under "Select date", og "Available slots" fyldes med alle tidsrum af den længde mellem 09:00 og 17:00 på den dato. Vælg så mange, som du er villig til at tilbyde.

Tidspunkterne kommer kun fra det vindue og tidsrummets længde, så hver dato tilbyder det samme sæt starttidspunkter. Hvis du tilbyder et tidspunkt, du allerede har tilbudt, tilføjes det en gang til i stedet for at erstatte det første, og en kandidat ville så se det to gange — så tilbyd hvert tidspunkt én gang.

Tidspunkterne holdes på dig som interviewer, gennem din egen medarbejderprofil. En konto uden medarbejderprofil har intet at tilbyde og siger det: "Your account has no employee profile, so there are no interview slots to offer."

Fordi tidspunkterne tilhører dig og ikke én kandidat, vises ethvert tidspunkt, du har, og som stadig er åbent, for hver kandidat, du sender et bookinglink til, og et tidspunkt forsvinder fra alle de lister i det øjeblik, én af dem tager det. Tilbyd det, du reelt kan dække, og tilføj flere, når du vil — kandidater med et gyldigt link ser tilføjelserne, næste gang de åbner det.

Send bookinglinket

Linkknappen på kortet åbner "Send booking link". Den kræver rollen "HR manager"; at foreslå tidspunkter kræver kun adgang til kandidater, så på nogle konti vises uret, men linkknappen gør ikke.

Vælg, hvor længe linket skal gælde, under "Link valid for" — "24 hours", "3 days", "7 days" eller "30 days", hvor 3 dage er valgt for dig. Tredive dage er det længste, Flowtly udsteder.

"Create link" frembringer selve "Booking link", en knap "Copy link" og datoen og tidspunktet, hvor det udløber. "Done" lukker dialogen.

Når linket oprettes, sendes det også pr. e-mail til kandidaten, til den adresse, der står på vedkommendes kandidatprofil. E-mailen nævner stillingen og din organisation, har en knap, der åbner bookingsiden, fortæller kandidaten, at linket kun er ment til vedkommende, og angiver, hvornår det holder op med at virke — skrevet i UTC og mærket "UTC". Medmindre du vælger selv at sende linket, er den e-mail den måde, kandidaten modtager det på. Sender du det selv, sender Flowtly ingen e-mail, og kandidaten får kun linket fra dig; det samme gælder en kandidat, hvis profil ikke har nogen e-mailadresse.

Giver du linket videre selv, så kopiér det helt. Det indeholder både invitationskoden og det arbejdsområde, invitationen hører til, og en kandidat, der kun modtager en del af det, får at vide, at linket mangler en del af sin adresse.

Hvad kandidaten gør med bookinglinket

Linket kræver heller ingen konto. Det åbner på "Choose a time for your interview" og nævner, hvem de skal møde, over de tidspunkter, du lod stå åbne. At vælge ét bekræfter med det samme: "Your interview is booked".

Bookingsiden viser tidspunkterne i tidszonen på kandidatens enhed uden at nævne zonen. De e-mails, Flowtly sender, angiver i stedet tidspunkter i UTC, så en kandidat i en anden tidszone kan sammenholde de to.

Et bookinglink gælder til én booking. Når det er brugt — eller når det er udløbet — svarer det "This invitation can no longer be used" og beder kandidaten om en ny invitation, så at flytte en samtale betyder at oprette et nyt link. Hvis to kandidater rækker ud efter det samme tidspunkt, ser den, der taber, "That time was just taken", beholder en gyldig invitation og vælger igen blandt det, der er tilbage. En kandidat, der kommer, når intet er åbent, får at vide "No times are open right now" og bliver bedt om at vende tilbage til den, der sendte linket.

Hvad Flowtly sender pr. e-mail efter en booking

Når kandidaten booker et tidspunkt, sender Flowtly to e-mails:

Til kandidaten en bekræftelse med stillingen, din organisation og det bookede tidspunkt, med råd om at kontakte din organisation direkte, hvis vedkommende skal ændre det.
Til intervieweren — den medarbejder, hvis tidspunkter blev tilbudt, og som afholder samtalen — en notifikation med kandidatens navn, stillingen og det bookede tidspunkt, og som siger, at tidspunktet nu er markeret som booket i Flowtly.

Begge angiver det bookede tidspunkt i UTC, mærket "UTC". Intervieweren får notifikationen på e-mailadressen i vedkommendes medarbejderprofil; en interviewer uden e-mailadresse dér får ingen notifikation, og kandidaten modtager stadig sin bekræftelse.

Hver e-mail sendes på din organisations grænsefladesprog. Ingen af dem indeholder en kalenderinvitation, og Flowtly føjer ikke samtalen til nogen ekstern kalender, så læg det bookede tidspunkt i din egen kalender selv.

Eksempler på anvendelse

Åbn et jobopslag til en stilling, kopiér dets link, og slå det op på en jobportal, så ansøgere når det uden en konto.
Send det samme link til en person, du har henvendt dig direkte til, og læs vedkommendes ansøgning i kolonnen "Applied" sammen med resten.
Indsaml et CV og et følgebrev sammen med en ansøgning i stedet for at bede om dem bagefter.
Tilbyd fire halvtimes samtaletidspunkter på én eftermiddag, og lad kandidaten vælge det, der passer.
Lad Flowtly sende et bookinglink direkte til kandidaten pr. e-mail, og modtag det bookede tidspunkt pr. e-mail, når vedkommende har valgt et.
Udsted et bookinglink, der gælder i 24 timer, når en samtale skal på plads hurtigt, eller i 30 dage, når kandidaten er væk.
Opret et andet bookinglink til en kandidat, der skal omlægge en samtale, vedkommende allerede har booket.