Поділитися вакансією та забронювати співбесіди

Редакція Flowtly8 min

Вакансію в розділі Рекрутинг можна відкрити для людей поза вашою організацією. Flowtly дає вам посилання; ви надсилаєте його туди, де хочете, щоб кандидати знайшли позицію. Той, хто відкриє це посилання, бачить посаду, подає заявку зі своїми даними та резюме й потрапляє до колонки Подані цієї вакансії — без облікового запису Flowtly і без запрошення.

Зі співбесідами все працює так само. Ви пропонуєте набір часових проміжків, Flowtly перетворює їх на посилання для бронювання, а кандидат обирає один із них. Ці два кроки відрізняються тим, хто надсилає. Посилання на вакансію ви передаєте самі — Flowtly нікому не надсилає його електронною поштою, тож ви ділитеся ним там, де хочете, щоб його знайшли претенденти. Посилання для бронювання співбесіди Flowtly надсилає кандидату електронною поштою в момент, коли ви його створюєте, якщо ви не вирішите надіслати посилання самі, а коли кандидат забронює час, Flowtly надсилає електронною поштою підтвердження кандидату та сповіщення інтерв'юеру.

Публікація вакансії

Вакансії містяться в розділі Рекрутинг, на вкладці Рекрутинги, а Нова вакансія відкриває форму для нової. Для створення чи редагування потрібна роль HR-менеджер.

Вакансія має стан Чернетка, Активна або Архівовано, а меню на її плитці переміщує її між ними: Опублікувати рекрутинг, поки це чернетка, Повернути в чернетку, поки вона активна, і Архівувати рекрутинг у будь-який момент.

Ці стани впорядковують ваші власні списки. Вони не роблять позицію публічною — це робить посилання. Вакансія доступна будь-кому, хто має її посилання, незалежно від стану, зокрема й чернетка, тож вважайте поширення посилання моментом, коли позиція виходить назовні, і не передавайте його далі, доки вакансія не читається так, як її має прочитати стороння людина.

Отримання посилання

Відкрийте вакансію та оберіть Посилання на форму рекрутингу. Відкриється Поділитися вакансією з поясненням "Поділіться цим посиланням, щоб кандидати могли податися без входу." і полем лише для читання Посилання для поширення, яке ви копіюєте кнопкою поруч.

Посилання залишається незмінним протягом усього життя вакансії, тож його можна розмістити одразу в кількох місцях — у повідомленні одній людині, в публікації на сайті з пошуку роботи, на сторінці вашого власного сайту. Flowtly нікому не надсилає його поштою.

Що бачить кандидат

Сторінка відкривається у двох половинах. Ліворуч — позиція: логотип і назва вашої організації, посада як заголовок, локація — або Н/Д, якщо у вакансії її не вказано, — далі Деталі вакансії з описом, який ви написали, Вимоги як підписані теги під групою вимог, до якої кожна належить, і Діапазон зарплати.

Праворуч — Подати заявку на цю вакансію з рядком "Надішліть свої дані, і ми додамо вас як кандидата."

  • Податися через LinkedIn заповнює ім'я, прізвище, адресу електронної пошти та профіль LinkedIn з облікового запису LinkedIn кандидата. Це скорочення, а не вимога; форму можна заповнити й вручну.
  • Ім'я, Прізвище та Email обов'язкові. Номер телефону, Локація, Посада, Дата народження, LinkedIn, Очікування та Нотатки необов'язкові, а все, що заповнює кандидат, потрапляє до його профілю кандидата.
  • Резюме (необов'язково) і Супровідний лист (необов'язково) приймають по одному файлу PDF, JPG або PNG розміром до 64 МБ. Разом вони мають займати менше 70 МБ, і форма повідомляє, якщо це не так.
  • Надіслати заявку завершує подання. Сторінка відповідає Заявку надіслано — "Дякуємо за заявку. Ми зв'яжемося, якщо буде відповідність." Розумійте це буквально: наступний контакт налагоджуєте ви.

Кандидату, який потрапляє на сторінку з неповною адресою, повідомляють "Посилання на вакансію неповне." і просять нове, тож копіюйте посилання повністю, а не передруковуйте його й не дозволяйте повідомленню розбити його на кілька рядків.

Заявка у вашій вакансії

Заявки надходять на вкладку Кандидати вакансії, яка складається з трьох колонок — Подані, Очікують і Відхилені — кожна показує, скільки претендентів у ній і для чого вона призначена. Перетягуйте картку між колонками в міру просування процесу. Публічна заявка починається в колонці Подані, з усім, що надіслав кандидат, а резюме та супровідний лист лежать у його профілі.

Кандидати, яких ви додали вручну зі свого власного пошуку, перебувають у тих самих колонках, тож одна вакансія охоплює обидва шляхи.

Пропонування часу для співбесід

Кнопка з годинником на картці кандидата відкриває Запропонувати слоти. Доки ви не оберете дату, там написано Немає доступних слотів на цей день, бо ще немає дня, для якого можна побудувати проміжки часу. Оберіть Тривалість слоту — 15, 30, 45 або 60 хвилин — і дату в полі Виберіть дату, і Доступні слоти заповниться всіма слотами цієї тривалості між 09:00 і 17:00 цієї дати. Позначте стільки, скільки готові запропонувати.

Час береться лише з цього вікна та тривалості слоту, тому кожна дата пропонує однаковий набір годин початку. Повторне пропонування часу, який ви вже пропонували, додає його вдруге, а не замінює перший, і кандидат тоді бачив би його двічі — тож пропонуйте кожен час один раз.

Час закріплюється за вами як інтерв'юером, через ваш власний профіль працівника. Обліковий запис без профілю працівника не має чого пропонувати й повідомляє про це: "Ваш обліковий запис не має профілю працівника, тому немає слотів для співбесіди."

Оскільки час належить вам, а не одному кандидату, кожен ще вільний час, який ви тримаєте, показується кожному кандидату, якому ви надсилаєте посилання для бронювання, а час зникає з усіх цих списків у ту мить, коли його займає один із них. Пропонуйте те, що справді можете забезпечити, і додавайте ще, коли захочете — кандидати з чинним посиланням побачать доповнення, коли відкриють його наступного разу.

Надсилання посилання для бронювання

Кнопка з посиланням на картці відкриває Надіслати посилання для бронювання. Для цього потрібна роль HR-менеджер; для пропонування часу достатньо доступу до кандидатів, тож в окремих облікових записах годинник з'являється, а кнопка з посиланням — ні.

Оберіть, як довго діятиме посилання, у полі Посилання дійсне — 24 години, 3 дні, 7 днів або 30 днів, і 3 дні вибрано за вас. Тридцять днів — найдовший строк, на який Flowtly видасть посилання.

Створити посилання створює саме Посилання для бронювання, кнопку Копіювати посилання, а також дату й час закінчення його дії. Готово закриває діалогове вікно.

Створення посилання також надсилає його кандидату електронною поштою — на адресу з його профілю кандидата. У листі названо посаду та вашу організацію, є кнопка, що відкриває сторінку бронювання, сказано кандидату, що посилання призначене лише для нього, і вказано, коли воно перестає діяти — у UTC із позначкою "UTC". Якщо ви не вирішите надіслати посилання самі, цей лист і є способом, яким кандидат його отримує. Якщо ви надсилаєте його самі, Flowtly не надсилає жодного листа, а кандидат отримує посилання лише від вас; те саме стосується кандидата, чий профіль не має адреси електронної пошти.

Якщо ви передаєте посилання самі, копіюйте його повністю. Воно містить і код запрошення, і робочий простір, до якого належить запрошення, а кандидату, який отримає лише частину, повідомлять, що в посиланні бракує частини адреси.

Що кандидат робить із посиланням для бронювання

Це посилання теж не потребує облікового запису. Воно відкривається на Оберіть час для співбесіди, із зазначенням того, з ким кандидат зустрінеться, над часом, який ви залишили вільним. Вибір одного з них підтверджує бронювання негайно: Вашу співбесіду заброньовано.

Сторінка бронювання показує час у часовому поясі пристрою кандидата, не називаючи цей пояс. Листи, які надсилає Flowtly, натомість зазначають час у UTC, щоб кандидат в іншому часовому поясі міг їх зіставити.

Посилання для бронювання діє для одного бронювання. Після використання — або після закінчення строку дії — воно відповідає "Це запрошення більше не можна використати" і просить кандидата отримати нове запрошення, тож перенесення означає створення нового посилання. Якщо двоє кандидатів тягнуться до того самого часу, той, хто не встиг, бачить "Цей час щойно зайняли", зберігає чинне запрошення й обирає знову з того, що лишилося. Кандидату, який приходить, коли нічого не відкрито, повідомляють "Наразі немає вільного часу" і просять звернутися до того, хто надіслав посилання.

Що Flowtly надсилає електронною поштою після бронювання

Коли кандидат бронює час, Flowtly надсилає два листи:

  • Кандидату — підтвердження з назвою посади, вашою організацією та заброньованим часом, із порадою звернутися безпосередньо до вашої організації, якщо потрібно його змінити.
  • Інтерв'юеру — працівнику, чий час було запропоновано і який проводить співбесіду, — сповіщення з іменем кандидата, посадою та заброньованим часом і з повідомленням, що цей час тепер позначено у Flowtly як заброньований.

В обох заброньований час зазначено у UTC із позначкою "UTC". Сповіщення інтерв'юеру надходить на адресу електронної пошти з його профілю працівника; інтерв'юер без адреси електронної пошти там не отримує сповіщення, а кандидат усе одно отримує своє підтвердження.

Кожен лист надсилається мовою інтерфейсу вашої організації. Жоден не містить запрошення до календаря, а Flowtly не додає співбесіду до жодного зовнішнього календаря, тож унесіть заброньований час у свій календар самі.

Приклади використання

  • Відкрити вакансію на позицію, скопіювати її посилання та опублікувати на сайті з пошуку роботи, щоб претенденти потрапляли до неї без облікового запису.
  • Надіслати те саме посилання людині, до якої ви звернулися напряму, і прочитати її заявку в колонці Подані поруч з іншими.
  • Зібрати резюме та супровідний лист разом із заявкою, а не просити їх згодом.
  • Запропонувати чотири півгодинні проміжки для співбесіди в один день по обіді й дозволити кандидату обрати зручний.
  • Дозволити Flowtly надіслати посилання для бронювання безпосередньо кандидату й отримати заброньований час електронною поштою, щойно він його обере.
  • Видати посилання для бронювання, дійсне 24 години, коли співбесіду треба узгодити швидко, або 30 днів, коли кандидата немає на місці.
  • Створити друге посилання для бронювання для кандидата, якому потрібно перенести вже заброньовану співбесіду.