Bienvenue dans ce tutoriel Flowtly ! La gestion des congés et des absences est un aspect crucial de la vie d'une entreprise, et Flowtly vous offre les outils pour la simplifier. Dans ce guide, vous apprendrez à configurer différents types de congés, à définir les jours fériés légaux, et à gérer efficacement les demandes d'absence de vos employés, de la soumission à l'approbation.
Optimisation de la gestion des congés : Configuration des types de congés et des approbations
La mise en place d'un système de gestion des congés clair et automatisé est essentielle pour garantir la transparence, réduire les erreurs administratives et améliorer la satisfaction des employés. Flowtly facilite cette tâche en vous permettant de personnaliser chaque aspect de la gestion des absences, depuis la création de différents types de congés jusqu'à la mise en place d'un processus d'approbation fluide.
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Étape 1 : Accéder aux paramètres des types de congés
Avant de pouvoir gérer les absences de vos employés, vous devez définir les différents types de congés disponibles dans votre organisation.
- Connectez-vous à votre compte Flowtly.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Administration.
- Sélectionnez l'option Paramètres dans le sous-menu.
- Dans la section "Ressources Humaines", cliquez sur Types de congés.
Vous verrez une liste des types de congés déjà configurés (s'il y en a). C'est ici que vous pourrez les modifier ou en ajouter de nouveaux.
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Étape 2 : Créer et configurer un nouveau type de congés
Flowtly vous permet de définir une multitude de types de congés, chacun avec ses propres règles. Que ce soit des congés payés, des RTT, des congés maladie ou d'autres formes d'absence, vous pouvez les modéliser avec précision.
- Sur la page des "Types de congés", cliquez sur le bouton + Ajouter un nouveau type de congé (ou similaire).
- Nom du type de congé : Saisissez un nom clair pour ce type de congé (ex: "Congés Payés", "RTT", "Congé Maladie", "Congé Sans Solde").
- Description : Ajoutez une brève description si nécessaire pour clarifier la nature de ce congé.
- Déduire du solde :
- Oui : Cochez cette option si ce type de congé doit déduire des jours du solde de congés de l'employé (ex: Congés Payés, RTT).
- Non : Laissez décoché si ce congé n'affecte pas le solde (ex: Jours Fériés, Congé Maternité/Paternité légal, Congé Maladie qui n'est pas déduit d'un solde spécifique).
- Nécessite approbation :
- Oui : Cochez cette option si les demandes pour ce type de congé doivent être approuvées par un manager ou un administrateur RH. C'est le cas pour la plupart des congés (payés, RTT).
- Non : Laissez décoché si ce congé est automatiquement validé dès sa soumission (ex: certains types d'autorisations spéciales ou jours fériés qui sont déjà pré-approuvés par le système).
- Couleur : Choisissez une couleur distinctive pour ce type de congé. Cette couleur apparaîtra dans les calendriers pour faciliter l'identification visuelle des absences.
- Ordre d'affichage : Si vous souhaitez un ordre spécifique dans les listes déroulantes, vous pouvez spécifier une valeur numérique.
Conseil pratique : Pensez à la clarté pour vos employés. Utilisez des noms de types de congés explicites et des couleurs contrastées pour une meilleure lisibilité dans les calendriers. Par exemple, le rouge pour les congés maladie, le vert pour les congés payés.
- Cliquez sur Enregistrer (ou Créer) pour sauvegarder votre nouveau type de congé.
Répétez ce processus pour tous les types de congés pertinents pour votre organisation.
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Étape 3 : Définir les jours fériés légaux (Bank Holidays)
Les jours fériés légaux sont des jours non travaillés qui ne sont généralement pas déduits du solde de congés des employés. Flowtly permet de les configurer pour qu'ils soient automatiquement pris en compte.
Bien qu'il n'y ait pas de section spécifique "Jours Fériés" distincte des "Types de Congés" dans les articles de la base de connaissances fournis, la meilleure pratique consiste à les gérer comme un type de congé spécial.
- Créez un nouveau type de congé comme décrit à l'Étape 2.
- Nommez-le "Jour Férié" ou "Férié Légal".
- Assurez-vous que l'option Déduire du solde est Non coché.
- Laissez l'option Nécessite approbation sur Non coché car ces jours sont généralement fixes et ne nécessitent pas de validation individuelle.
- Choisissez une couleur appropriée.
- Une fois le type de congé "Jour Férié" créé, vous devrez ensuite l'appliquer aux jours spécifiques du calendrier.
Conseil pratique : La configuration des jours fériés légaux peut parfois se faire directement dans la section "Calendrier" ou "Jours Fériés" si votre instance Flowtly dispose d'un module dédié. Si ce n'est pas le cas, la méthode via un "Type de congé" non déductible et non soumis à approbation est la plus simple. Pour les appliquer, un administrateur devra créer des absences pour ce type de congé pour tous les employés concernés aux dates correspondantes.
Pour créer des jours fériés pour tous les employés :
- Accédez au module Ressources Humaines > Congés.
- Cliquez sur + Demander un nouveau congé (ou Ajouter une absence en tant qu'administrateur).
- Sélectionnez le type de congé "Jour Férié" que vous venez de créer.
- Sélectionnez la ou les dates du jour férié.
- Sélectionnez les employés concernés (ou l'ensemble des employés si c'est un jour férié national).
- Validez la demande.
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Étape 4 : Soumettre une demande de congés (côté employé)
Une fois les types de congés configurés, vos employés peuvent facilement soumettre leurs demandes.
- Connectez-vous à Flowtly en tant qu'employé.
- Depuis le tableau de bord ou la section "Ressources Humaines", localisez l'option pour Demander un congé (souvent un bouton "Nouvelle demande d'absence" ou "Mon calendrier").
- Un formulaire s'affichera :
- Type de congé : Sélectionnez le type de congé approprié dans la liste déroulante (ex: "Congés Payés", "RTT").
- Dates de début et de fin : Indiquez clairement les dates de début et de fin de la période d'absence.
- Demi-journée : Si l'absence concerne une demi-journée, précisez si c'est le matin ou l'après-midi.
- Commentaires : Ajoutez toute information pertinente pour le manager ou le service RH (ex: "Départ en vacances", "Rendez-vous médical").
- Le système affichera généralement le solde de congés restant pour l'employé afin qu'il puisse vérifier la disponibilité.
- Cliquez sur Soumettre (ou Envoyer la demande).
La demande est alors envoyée aux approbateurs désignés.
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Étape 5 : Gérer les demandes d'approbation (côté manager/RH)
Les managers et les administrateurs RH jouent un rôle clé dans le processus d'approbation. Flowtly centralise ces demandes pour une gestion facile.
- Accédez au Centre d'Actions : Lorsque des demandes de congés nécessitant votre approbation sont soumises, elles apparaissent dans votre Centre d'Actions (Action Center) sur votre tableau de bord Flowtly. Vous recevrez également des notifications par e-mail si celles-ci sont configurées.
- Visualiser les demandes :
- Dans le Centre d'Actions, cliquez sur la tâche d'approbation de congé pertinente.
- Vous pouvez également naviguer vers Ressources Humaines > Congés pour voir toutes les demandes en cours.
- Examiner la demande :
- Vérifiez le type de congé, les dates demandées, et les commentaires de l'employé.
- Consultez le solde de congés de l'employé pour vous assurer qu'il dispose de suffisamment de jours.
- Vérifiez le calendrier de l'équipe pour identifier d'éventuels chevauchements ou un impact sur la couverture des effectifs.
Conseil pratique : Le calendrier d'équipe est votre meilleur ami ! Avant d'approuver une demande, consultez-le pour éviter les pénuries de personnel et assurer la continuité des opérations.
- Prendre une décision :
- Approuver : Si la demande est conforme et que les conditions sont remplies, cliquez sur Approuver.
- Refuser : Si la demande ne peut être acceptée, cliquez sur Refuser. Dans ce cas, il est impératif d'ajouter une raison claire et constructive dans le champ de commentaires afin que l'employé comprenne la décision.
- Demander des modifications : Dans certains cas, vous pourriez avoir la possibilité de renvoyer la demande à l'employé avec des commentaires pour des ajustements.
- Notifications : Une fois la décision prise (approuvée ou refusée), l'employé recevra automatiquement une notification par e-mail ou via le système Flowtly l'informant du statut de sa demande.
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Bilan et prochaines étapes
Félicitations ! Vous avez maintenant une compréhension complète de la configuration des types de congés et de la gestion des demandes d'absence dans Flowtly. En suivant ces étapes, vous pouvez créer un système de gestion des congés qui est non seulement efficace et transparent, mais aussi équitable pour tous vos employés.
Pour aller plus loin, n'hésitez pas à :
- Communiquer clairement les nouvelles politiques de congés à vos équipes.
- Former vos managers sur le processus d'approbation.
- Revoir régulièrement vos types de congés pour vous assurer qu'ils correspondent aux besoins de votre entreprise et à la législation en vigueur.
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