Dans ce tutoriel, vous apprendrez à configurer et gérer efficacement les différents types de congés au sein de votre entreprise à l'aide du module Congés de Flowtly. Nous allons explorer comment définir des catégories de congés personnalisées, mettre en place des workflows d'approbation clairs et appliquer des politiques de gestion des absences à l'échelle de votre organisation. Maîtriser ces étapes vous permettra d'optimiser la gestion des ressources humaines et d'assurer une meilleure conformité.
1. Accéder aux Types de Congés
Pour commencer à configurer vos types de congés, vous devez naviguer vers la section dédiée dans Flowtly.
- Connectez-vous à votre compte Flowtly.
- Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Ressources Humaines.
- Sélectionnez Congés.
- Dans la barre de navigation supérieure ou latérale du module Congés, cliquez sur Types de congés.
Vous verrez alors la liste des types de congés déjà configurés dans votre système, ou une page vide si c'est la première fois que vous accédez à cette section.
2. Créer et Configurer un Nouveau Type de Congé
La création d'un nouveau type de congé implique de définir ses caractéristiques et son comportement au sein de Flowtly.
- Sur la page "Types de congés", cliquez sur le bouton + Ajouter un type de congé (ou similaire) généralement situé en haut à droite.
- Remplissez les informations suivantes :
- Nom du type de congé : Saisissez un nom clair et explicite pour ce type de congé (par exemple, "Congés payés", "RTT", "Arrêt maladie", "Congé maternité", "Congé sans solde"). Ce nom sera visible par les employés lors de leurs demandes et par les managers lors de l'approbation.
- Description (facultatif) : Ajoutez une brève description ou des notes internes sur ce type de congé, comme les conditions d'éligibilité ou les règles spécifiques.
- Durée par défaut : Indiquez la durée par défaut en jours ou en heures si applicable. Cela peut être utile pour les congés qui ont une durée standard.
- Couleur : Choisissez une couleur pour ce type de congé. Cette couleur sera utilisée pour représenter ce congé dans les calendriers et les vues d'ensemble, facilitant ainsi la visualisation rapide.
- Impact sur le solde : C'est une configuration cruciale. Indiquez si ce type de congé doit :
- Déduire du solde de congés (par exemple, congés payés) : Si oui, spécifiez de quel solde spécifique (si vous en gérez plusieurs).
- Ne pas déduire du solde (par exemple, arrêt maladie, RTT selon les règles de votre entreprise) : Utile pour les congés qui n'affectent pas le compteur de jours de vacances annuels.
- Ajouter au solde (moins courant, mais possible pour certains types spécifiques) : Par exemple, pour des jours de récupération.
- Approbation requise : Cochez cette case si les demandes pour ce type de congé nécessitent une approbation par un manager ou un administrateur. Si cette case n'est pas cochée, le congé sera automatiquement approuvé lors de la demande.
- Pièces jointes requises : Si ce type de congé nécessite des documents justificatifs (par exemple, un certificat médical pour un arrêt maladie), cochez cette option. Les employés devront joindre les documents lors de leur demande.
- Visibilité : Définissez qui peut voir et demander ce type de congé (par exemple, tous les employés, un groupe spécifique, ou seulement les administrateurs).
- Restrictions (facultatif) : Certains types de congés peuvent avoir des restrictions, comme une période minimale de préavis ou un nombre maximum de jours consécutifs. Si Flowtly propose ces options, configurez-les ici.
- Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur Enregistrer (ou Créer) pour sauvegarder votre nouveau type de congé.
Conseil : Pensez à la clarté et à la simplicité. Des noms de congés ambigus ou trop nombreux peuvent semer la confusion. Regroupez les types de congés similaires si possible.
3. Configurer les Règles d'Approbation
La mise en place de workflows d'approbation est essentielle pour garantir que les demandes de congés sont examinées et validées conformément aux politiques de votre entreprise. Cette étape est pertinente si vous avez coché "Approbation requise" pour un type de congé.
- Depuis la page des "Types de congés", sélectionnez le type de congé pour lequel vous souhaitez configurer les règles d'approbation.
- Recherchez la section ou l'onglet "Règles d'approbation" ou "Workflow".
- Vous aurez généralement les options suivantes :
- Approbation simple : La demande est envoyée à un seul approbateur (généralement le manager direct de l'employé).
- Approbation multiniveaux : La demande passe par plusieurs approbateurs en séquence (par exemple, manager direct, puis chef de département, puis RH).
- Approbation par groupe : La demande est envoyée à un groupe d'approbateurs, et l'approbation d'un membre du groupe suffit.
- Définir les approbateurs :
- Pour chaque niveau d'approbation, vous devrez spécifier qui est l'approbateur. Flowtly permet généralement de définir les approbateurs basés sur :
- Le manager direct de l'employé : (Configuration la plus courante et souvent gérée via la fiche "Personnes" de l'employé).
- Un utilisateur ou un rôle spécifique : Vous pouvez désigner un utilisateur Flowtly (par exemple, le responsable RH) ou un rôle (comme "Responsable d'équipe") pour approuver les congés.
- Une responsabilité spécifique : Si vous utilisez le module Responsabilités, vous pouvez attribuer des responsabilités d'approbation à des postes ou des départements.
- Ordre des approbations : Si vous configurez une approbation multiniveaux, assurez-vous de définir l'ordre correct dans lequel les demandes doivent être examinées.
- Notifications : Configurez les notifications pour informer les approbateurs des nouvelles demandes et les demandeurs du statut de leur demande.
Conseil : Assurez-vous que les managers directs des employés sont correctement configurés dans leurs profils d'employés (Personnes) pour que les workflows d'approbation basés sur la hiérarchie fonctionnent correctement.
4. Gérer les Politiques de Congés de l'Entreprise
Une fois vos types de congés définis, il est important d'intégrer ces configurations dans les politiques de gestion des absences de votre entreprise.
- Application aux employés : Les types de congés que vous configurez sont disponibles pour tous les employés (ou des groupes spécifiques si vous avez défini des restrictions de visibilité).
- Gestion des soldes : Si un type de congé impacte un solde (par exemple, "Congés payés"), assurez-vous que les soldes initiaux et les règles d'acquisition de congés sont correctement configurés pour chaque employé ou pour l'ensemble de l'entreprise. Cela se fait généralement dans les paramètres généraux des congés ou via les fiches "Personnes".
- Intégration avec les plannings de travail : Les demandes de congés approuvées seront automatiquement reflétées dans les plannings de travail des employés, aidant ainsi à la planification des ressources.
- Règles spécifiques : Si vous avez des règles d'entreprise complexes (par exemple, limitation du nombre de jours de congés sans solde par an, interdiction de poser des congés pendant certaines périodes), assurez-vous que ces règles sont communiquées aux employés et, si possible, configurées comme restrictions dans Flowtly.
Note : La cohérence est clé. Revoyez régulièrement vos types de congés et vos politiques pour vous assurer qu'ils reflètent les besoins de votre entreprise et les réglementations en vigueur.
5. Suivre et Gérer les Demandes de Congés
Une fois les types de congés configurés, les employés peuvent soumettre leurs demandes, et les managers peuvent les gérer.
- Demandes des employés : Les employés soumettent leurs demandes de congés via le module "Congés" de Flowtly, en sélectionnant le type de congé approprié, les dates et, si nécessaire, en joignant des pièces.
- Approbation des managers : Les demandes en attente d'approbation apparaissent dans le Centre d'Actions des managers et dans le tableau de bord du module "Congés". Les managers peuvent approuver, refuser ou demander des éclaircissements sur les demandes.
- Historique : Flowtly conserve un historique détaillé de toutes les demandes de congés, de leurs statuts et des actions entreprises, ce qui est utile pour l'audit et la planification.
Résumé et Prochaines Étapes
Vous avez maintenant appris à configurer et gérer les types de congés dans Flowtly, depuis la définition des différents congés jusqu'à la mise en place de workflows d'approbation. Une bonne configuration des types de congés est fondamentale pour une gestion des absences fluide et transparente.
Votre prochaine étape consiste à vous assurer que les soldes de congés de vos employés sont à jour et que tous les utilisateurs sont familiarisés avec le processus de demande et d'approbation. Encouragez l'utilisation de Flowtly pour toutes les demandes de congés afin de centraliser l'information et d'améliorer la visibilité.
