Запит і затвердження укомплектування

Редакція Flowtly4 min

Вкладка Запити — це місце, де укомплектування перестає вирішуватися в чаті й починає вирішуватися в записі. Керівник проєкту запитує людину на роль; хтось із правом затвердження підтверджує або відхиляє. Складнощі, через які це було б лише повільнішим чатом — з'ясування, чи людина вже надто зайнята, — виконується за затверджувача ще до того, як він відкриє запит.

Якщо Проєкти — це місце, де бронювання створюють і підтверджують безпосередньо, то Запити — легший шлях для тих, хто може пропонувати укомплектування, але не може його зафіксувати.

Що таке запит

Запит — це не окремий вид запису. Це звичайне бронювання, яке попросили, але ще не погодили — та сама людина, роль, частка й дати, які ви підтвердили б, утримувані в стані очікування, доки хтось його не затвердить. Затвердження перетворює його на підтверджене бронювання; нічого не вводиться заново.

Оскільки запит — лише пропозиція, він ніколи не враховується в чиїйсь запланованій ємності. Він не закриє прогалину на сітці Проєкти й не перевищить чийсь тиждень на сітці People, доки не буде затверджений.

Хто що може робити

  • Запитувати — будь-хто, хто може пропонувати бронювання. Він обирає людину, роль, частку й період і додає коротку примітку з поясненням причини. Поле проєкту пропонує лише головні проєкти, бо людей розподіляють на головному проєкті, а не на його підпроєктах.
  • Затверджувати або відхиляти — лише той, хто має право затверджувати укомплектування. Це той самий дозвіл, що дає змогу підтвердити бронювання будь-де в Resourcing, тож запитами займаються ті, хто й так погоджує укомплектування.
  • Лише читання — той, хто має роль Resourcing viewer, бачить кожен запит, його історію та, для відхиленого, вказану причину, але не може запитувати, затверджувати чи відхиляти. Див. Resourcing, щоб дізнатися все, що охоплює ця роль.

Як читати запит

Кожен запит в очікуванні — це картка, що показує, кого запитано, ким і як давно, разом із проєктом, роллю, періодом, тижневою часткою та приміткою запитувача, якщо вона є. Нижче — смуга для кожного охопленого тижня та рядок, що повідомляє, що означало б затвердження:

  • Без конфлікту — зелений рядок підтверджує, що в людини є вільна ємність протягом усього періоду.
  • Конфлікти — червоний рядок прямо називає наслідок — наприклад, «Це затвердження перевантажує Анну — до 118 % у 3 із запитаних тижнів.» — і, де менша частка розв'язала б проблему, другий рядок пропонує її: «Натомість затвердити на 25 %, щоб кожен тиждень лишався на рівні 100 % або нижче.»

Відпустка в запитаному періоді. Коли людина має затверджену відпустку в запитаному періоді, про це повідомляє попередження над діями картки, називаючи або весь період, або кількість охоплених робочих днів. Воно попереджає, але не блокує: Затвердити та затвердження з меншою часткою залишаються доступними, тож затверджувач сам вирішує, чи бронювання ще має сенс. Той, хто має доступ лише для читання, також бачить це попередження.

Суть у тому, що затверджувач вирішує, а не вираховує числа наново. Конфлікт, який Flowtly бачить, Flowtly показує.

Дії із запитом

На кожній картці є до трьох дій:

  • Затвердити перетворює запит в очікуванні на підтверджене бронювання з запитаною часткою. Коли затвердження все одно залишило б когось понад ємність, ця кнопка натомість називається Затвердити як запитано, тож її вибір — свідоме виключення, а не клік за замовчуванням.
  • Затвердити з меншою часткою (показується лише за наявності конфлікту з чистим розв'язанням) підтверджує його із запропонованим відсотком, щоб нікого не було перебронювано.
  • Відхилити повністю прибирає запит. Користуйтеся цим, коли відповідь — ні; запитувач може запропонувати щось інше.

Затвердження підпорядковується тому самому захисту від перебронювання, що й кожне інше підтверджене бронювання, тож затвердження, яке вивело б когось за дозволену межу, відхиляється так само, як і пряме бронювання.

Якщо бронювання змінилося після відкриття списку, затвердження не перезаписує цю зміну. Картка повідомляє, що хтось інший змінив розподіл після того, як ви його відкрили, і що вашу зміну не збережено, а список перезавантажується з актуальними значеннями. Ще раз перегляньте запит і затвердьте його, щойно вони з'являться.

Пов'язані сторінки