Anmode om og godkende bemanding

Flowtly Redaktionsteam4 min

Fanen Anmodninger er der, hvor bemanding holder op med at blive afgjort i chatten og begynder at blive afgjort på papiret. En projektleder anmoder om en person til en rolle; en med godkendelsesret bekræfter eller afviser. Fangsten, der ellers ville have gjort det til bare en langsommere chat – at finde ud af, om personen allerede er for optaget – er klaret for godkenderen, før vedkommende åbner anmodningen.

Hvor Projekter er stedet, hvor bookinger oprettes og bekræftes direkte, er Anmodninger den lettere vej for enhver, der kan foreslå bemanding, men ikke binde den.

Hvad en anmodning er

En anmodning er ikke en særskilt slags post. Det er en almindelig booking, der er blevet bedt om, men endnu ikke aftalt – den samme person, rolle, andel og datoer, som du ville bekræfte, holdt i en afventende tilstand, indtil nogen godkender den. At godkende den gør den til en bekræftet booking; intet indtastes igen.

Fordi en anmodning kun er et forslag, tæller den aldrig med i nogens planlagte kapacitet. Den udfylder ikke et hul på rasteret Projekter og får ingen over deres uge på rasteret People, før den er godkendt.

Hvem der kan gøre hvad

  • Anmode – enhver, der kan foreslå bookinger. De vælger personen, rollen, andelen og perioden og tilføjer en kort note, der forklarer hvorfor. Projektfeltet tilbyder kun hovedprojekter, fordi personer allokeres på hovedprojektet og ikke på dets underprojekter.
  • Godkende eller afvise – kun en med ret til at godkende bemanding. Det er den samme tilladelse, som gør det muligt at bekræfte en booking alle andre steder i Resourcing, så de personer, der allerede godkender bemanding, er dem, der handler på anmodninger.
  • Skrivebeskyttet – en med rollen Resourcing viewer ser hver anmodning, dens historik og, for en afvist, den angivne årsag, men kan ikke anmode, godkende eller afvise. Se Resourcing for alt, hvad rollen dækker.

At læse en anmodning

Hver afventende anmodning er et kort, der viser, hvem der blev anmodet om, af hvem og hvor længe siden, sammen med projekt, rolle, periode, ugentlig andel og en eventuel note, anmoderen har vedhæftet. Under det en bjælke for hver berørt uge og en linje, der siger, hvad en godkendelse ville betyde:

  • Ingen konflikt – en grøn linje bekræfter, at personen har ledig kapacitet i hele perioden.
  • Konflikter – en rød linje angiver konsekvensen i klart sprog – for eksempel „At godkende dette sætter Anna over kapacitet – op til 118 % i 3 af de anmodede uger." – og hvor en mindre andel ville løse det, tilbyder en anden linje den: „Godkend i stedet med 25 % for at holde hver uge på eller under 100 %."

Fravær i den anmodede periode. Når personen har godkendt fravær i den periode, der anmodes om, siger en advarsel over kortets handlinger det og nævner enten hele perioden eller antallet af berørte arbejdsdage. Den advarer og blokerer ikke: Godkend og godkendelsen med lavere andel forbliver tilgængelige, så godkenderen afgør, om bookingen stadig giver mening. Den, der har skrivebeskyttet adgang, ser også advarslen.

Pointen er, at godkenderen afgør, i stedet for selv at udlede tallene igen. En konflikt, Flowtly kan se, viser Flowtly.

At handle på en anmodning

Op til tre handlinger sidder på hvert kort:

  • Godkend gør den afventende anmodning til en bekræftet booking med den andel, der blev bedt om. Når en godkendelse stadig ville efterlade nogen over kapacitet, står der i stedet Godkend som anmodet på knappen, så et valg af den er en bevidst tilsidesættelse og ikke et standardklik.
  • Godkend med lavere andel (vises kun, når der er en konflikt med en ren løsning) bekræfter den i stedet med den foreslåede procent, så ingen ender overbooket.
  • Afvis fjerner anmodningen helt. Brug den, når svaret er nej; anmoderen kan foreslå noget andet.

Godkendelse følger den samme overbookingsbeskyttelse som enhver anden bekræftet booking, så en godkendelse, der ville skubbe nogen forbi det tilladte loft, afvises, præcis som en direkte booking ville blive.

Hvis bookingen ændrede sig, efter du åbnede listen, overskriver godkendelse ikke den ændring. Kortet siger, at en anden ændrede tildelingen, efter du åbnede den, og at din ændring ikke blev gemt, og listen genindlæses med de aktuelle værdier. Se anmodningen igen og godkend den, når de vises.

Relaterede sider