Quem detém um recurso

Duas listas respondem à questão de quem tem o quê. O separador Ativos contém o inventário de todos os recursos da sua organização e indica quem detém cada um deles naquele momento. O separador Reservas lista as reservas que lhe pertencem, com o período que cada uma cobre.

Leitura da coluna do titular

Cada linha do separador Ativos indica a pessoa ou o projeto que detém atualmente o recurso, ao lado de uma inicial colorida que mantém a mesma cor para o mesmo titular em todas as linhas. O nome aparece independentemente da origem da atribuição — quer seja uma reserva feita pela própria pessoa ou uma atribuição feita por um gestor em seu nome.

Um recurso que ninguém detém aparece como Livre.

Recursos que não podem ser reservados

Um recurso pode estar fechado a reservas, o que o mantém fora das vistas de reserva para que os colaboradores não o possam reservar. Esses recursos estão etiquetados como Não reservável, e a posição desta etiqueta depende de se alguém detém o recurso:

Um recurso livre mostra Não reservável sozinho.
Um recurso detido mostra primeiro o nome do titular, com Não reservável abaixo como texto secundário.

Estar fechado a reservas não é o mesmo que não estar atribuído. O equipamento emitido a longo prazo — um portátil entregue a um colaborador, um veículo atribuído a uma sede — é muitas vezes deliberadamente mantido fora dos ecrãs de reserva enquanto ainda pertence a alguém. O separador Ativos indica essa pessoa de qualquer forma, para que o inventário se mantenha legível como registo de quem tem o quê.

Se uma grande parte dos seus recursos detidos estiver marcada como Não reservável, vale a pena confirmar que isso é deliberado e não um vestígio da forma como foram importados.

Estar fechado a reservas nem sempre é permanente. Quando um projeto é encerrado e as suas reservas são libertadas, um lugar de estacionamento ou um escritório cuja reserva ainda estava em curso volta a ser reservável por si só. Os restantes recursos continuam fechados a reservas até que alguém os abra.

Números de série

Quando uma organização possui várias unidades do mesmo modelo, o nome do recurso por si só não indica qual unidade física uma reserva cobre. O número de série faz isso, e é apresentado como legenda sob o nome do recurso, com a etiqueta Número de série. Aparece nas linhas de ambiente de trabalho e nos cartões móveis da lista de Reservas, e nos detalhes da reserva.

Os números de série são uma opção de toda a organização e estão ocultos por defeito. Um utilizador com o papel de gestor de propriedades ativa-os em Definições → Avançadas → Definições de ativos; consulte Definições de ativos. A opção rege todas as vistas de reserva de uma vez, pelo que os números de série são mostrados em todo o lado ou em nenhum.

Reservas sem data de fim

Alguns recursos são atribuídos sem data de fim — uma secretária permanente ou um portátil emitido enquanto alguém precisar dele. A coluna Reserva até mostra o símbolo de infinito para esses casos em vez de uma data, porque não há data de fim para mostrar.

Uma reserva em aberto não expira. Permanece na lista de Reservas, e o recurso continua a indicar o seu titular no separador Ativos, enquanto a atribuição estiver ativa, independentemente de há quanto tempo começou. O recurso é libertado quando a reserva é cancelada, quando o recurso é reatribuído ou quando a reserva recebe uma data de fim.

Uma atribuição permanente pode ainda assim receber uma data de fim — por exemplo, quando um projeto é encerrado e as suas reservas são libertadas. A partir daí deixa de estar em aberto: Reserva até mostra essa data em vez do símbolo de infinito e, depois de a data passar, a reserva sai do filtro Ativas, aparece em Expiradas e já não pode ser cancelada.

Quando a lista é apenas uma parte

Ambos os separadores leem as reservas da sua organização num único pedido, e esse pedido é cortado a partir das 2000 reservas. Onde foi cortado, surge um aviso acima da lista — Showing part of this list ("É mostrada apenas parte da lista", ainda não traduzido na aplicação) — seguido de quantas linhas não são mostradas ou, quando esse número não pode ser estabelecido, do facto de existirem mais linhas do que é possível carregar aqui.

O aviso existe porque uma lista cortada e uma lista completa têm exactamente o mesmo aspecto. Aparece no separador Ativos e no separador Reservas, tanto na vista de toda a organização como nas suas próprias reservas. Enquanto estiver visível, trate cada contagem no ecrã como incompleta — incluindo quem parece não deter nada — e restrinja a vista por pesquisa, categoria, estado ou data até que desapareça.

Uma organização com menos de 2000 reservas nunca o vê.

Exemplos de utilização

Rastrear um dispositivo: Consultar o separador Ativos para saber quem tem um portátil específico antes de comprar um substituto.
Auditar equipamento a longo prazo: Rever os recursos detidos mas fechados a reservas, e confirmar que cada um está registado com a pessoa certa.
Distinguir unidades idênticas: Ler o número de série sob o nome do recurso para confirmar qual de várias estações de ancoragem idênticas está reservada para si.
Confirmar uma atribuição permanente: Ver o símbolo de infinito na coluna Reserva até e saber que a secretária não desaparecerá da lista.