Hvem har en ressource
To lister svarer på spørgsmålet om, hvem der har hvad. Fanen Aktiver indeholder oversigten over alle ressourcer i din organisation og angiver, hvem der aktuelt har hver af dem. Fanen Reservationer viser de reservationer, der tilhører dig, med den periode, hver enkelt dækker.
Aflæsning af indehaverkolonnen
Hver række i fanen Aktiver angiver den person eller det projekt, der aktuelt har ressourcen, ved siden af en farvet initial, der bevarer den samme farve for den samme indehaver på tværs af rækker. Navnet vises uanset tildelingens oprindelse — om det er en booking, som nogen har foretaget selv, eller en tildeling, som en leder har foretaget på deres vegne.
En ressource, som ingen har, vises som Ledig.
Ressourcer, der ikke kan bookes
En ressource kan lukkes for bookinger, hvilket holder den ude af reservationsvisningerne, så medarbejdere ikke kan booke den. Disse ressourcer er mærket Ikke reserverbar, og hvor dette mærke vises, afhænger af, om nogen har ressourcen:
- En ledig ressource viser Ikke reserverbar alene.
- En ressource med en indehaver viser indehaverens navn først, med Ikke reserverbar nedenunder som sekundær tekst.
At være lukket for bookinger er ikke det samme som at være utildelt. Udstyr udstedt på lang sigt — en bærbar computer givet til en medarbejder, et køretøj tildelt et sted — holdes ofte bevidst uden for bookingskærmene, mens det stadig tilhører nogen. Fanen Aktiver angiver denne person uanset, så oversigten forbliver læsbar som et register over, hvem der har hvad.
Hvis en stor del af dine ressourcer med indehavere er mærket Ikke reserverbar, er det værd at bekræfte, at dette er bevidst snarere end et levn fra måden, de blev importeret på.
At være lukket for bookinger er ikke altid permanent. Når et projekt lukkes, og dets reservationer frigives, bliver en parkeringsplads eller et kontorlokale, hvis booking stadig var i gang, reserverbart igen af sig selv. Andre ressourcer forbliver lukket for bookinger, indtil nogen åbner dem.
Serienumre
Når en organisation ejer flere enheder af samme model, siger ressourcenavnet alene ikke, hvilken fysisk enhed en reservation dækker. Det gør serienummeret, og det vises som en billedtekst under ressourcenavnet med etiketten Serienummer. Det vises på desktoprækkerne og mobilkortene i listen Reservationer samt i bookingdetaljerne.
Serienumre er en organisationsdækkende mulighed og er skjult som standard. En bruger med rollen ejendomsansvarlig aktiverer dem under Indstillinger → Avanceret → Aktivindstillinger; se Aktivindstillinger. Muligheden styrer alle reservationsvisninger på én gang, så serienumre vises enten overalt eller ingensteds.
Reservationer uden slutdato
Nogle ressourcer tildeles uden slutdato — et fast skrivebord eller en bærbar computer udstedt, så længe nogen har brug for den. Kolonnen Reservation til viser uendelighedssymbolet for disse i stedet for en dato, fordi der ikke er nogen slutdato at vise.
En åben reservation udløber ikke. Den forbliver på listen Reservationer, og ressourcen fortsætter med at angive sin indehaver i fanen Aktiver, så længe tildelingen gælder, uanset hvor lang tid siden den begyndte. Ressourcen frigøres, når reservationen annulleres, når ressourcen tildeles på ny, eller når reservationen får en slutdato.
En fast tildeling kan stadig få en slutdato — for eksempel når et projekt lukkes, og dets reservationer frigives. Fra da af er den ikke længere åben: Reservation til viser den dato i stedet for uendelighedssymbolet, og når datoen er passeret, forlader reservationen filteret Aktive, vises under Udløbne og kan ikke længere annulleres.
Når listen kun er en del af den
Begge faner læser din organisations bookinger i én forespørgsel, og den forespørgsel afskæres efter 2000 bookinger. Hvor den er afskåret, står der en advarsel over listen — Showing part of this list ("Der vises kun en del af listen", endnu ikke oversat i appen) — efterfulgt af hvor mange rækker der ikke vises, eller, hvor det antal ikke kan fastslås, af at der findes flere rækker, end der kan indlæses her.
Advarslen findes, fordi en afskåret liste og en komplet liste ser helt ens ud. Den vises på fanen Aktiver og på fanen Reservationer — både i visningen for hele organisationen og i dine egne reservationer. Så længe den står der, skal hvert tal på skærmen betragtes som ufuldstændigt, også hvem der ser ud til ikke at have noget, og du bør indsnævre visningen med søgning, kategori, status eller dato, indtil advarslen forsvinder.
En organisation med under 2000 bookinger ser den aldrig.
Eksempler på anvendelsesscenarier
- Spore en enhed: Tjek fanen Aktiver for at finde, hvem der har en bestemt bærbar computer, inden der købes en erstatning.
- Revidere langsigtet udstyr: Gennemgå ressourcerne, der har en indehaver, men er lukket for bookinger, og bekræft, at hver enkelt er registreret under den rette person.
- Skelne identiske enheder fra hinanden: Aflæs serienummeret under ressourcenavnet for at bekræfte, hvilken af flere identiske dockingstationer der er reserveret til dig.
- Bekræfte en permanent tildeling: Se uendelighedssymbolet i kolonnen Reservation til og vide, at skrivebordet ikke vil forsvinde fra listen.