Лава і чернеткові бронювання
Знайти прогалину у плані — це лише половина завдання; інша половина — знати, хто може її заповнити. Лава тримає цю відповідь на екрані постійно, тому заповнення прогалини не означає виходу зі сторінки і втрати свого місця.
Лава
Лава — це смужка, закріплена вздовж нижньої частини сторінки «Планування ресурсів». Вона залишається на місці, поки сітка прокручується, і перераховує всіх, хто ще має місце у поточному відображуваному періоді, у порядку, який ви оберете: за замовчуванням за прізвищем. Перемикач Лава у смузі фільтрів над сіткою пропонує Прізвище, Ім'я та Найбільш вільні; оберіть Найбільш вільні, щоб люди з найбільшою кількістю вільного часу опинилися на початку.
Кожна людина відображається у вигляді плашки, що показує, яка частина її часу не зайнята, наприклад 60% вільно в сер.. Число поруч із заголовком — 8 вільних — показує, скільки людей взагалі мають місце. Люди, повністю заброньовані, пропускаються повністю: вони недоступні, тому не пропонуються.
Змініть період — і лава зміниться разом із ним. Хтось, хто вільний у вересні, не з'являється на лаві, поки ви дивитесь на липень.
Використовуйте стрілку на заголовку Лава, щоб згорнути смужку, коли вам потрібна повна висота для сітки, і розгорнути її знову.
Читайте відсоток як середнє за весь період. 40% вільно в сер. означає, що, усереднюючи кожний тиждень відображуваного періоду, 40% часу цієї людини не зайнято — не те що 40% вільно у кожному з тих тижнів. Хтось, повністю заброньований сім тижнів із дев'яти і неактивний останні два, читається як приблизно 22% вільний, а хтось без жодних бронювань — як 100%. Цифра рухається разом з тим, що фактично заброньовано, тому дві особи справді можна порівнювати за нею, а Найбільш вільні впорядковує смужку за тією самою цифрою, яку відображають плашки.
Середнє — це все одно не картина тиждень за тижнем. Людина, вільна 40% в середньому, може бути вільна половину кожного тижня, або повністю вільна два тижні з п'яти — а це різні відповіді на питання чи може вона це взяти. Розгорніть роль і перевірте окремі тижні перед тим, як продовжувати бронювання на кілька з них.
Відсоток — це частка від власного контракту цієї людини. Неповно зайнятий на три дні на тиждень без жодних бронювань читається як 100% вільний, а не як частка повного тижня. Таким чином лава узгоджується з тим, що решта Flowtly говорить про ту саму людину, і неповно зайнятий із реальною доступністю не виглядає майже зайнятим.
Якщо деталі по тижнях для людини недоступні, плашка замість цього повідомляє про її найкращий тиждень і повідомляє про це — мітка вказує, яке з двох значень ви бачите, тому середнє ніколи не плутають із найкращим випадком.
Повністю заброньований — це порада, не блокування. Як тільки у когось не залишається місця ніде в періоді, він відображається як недоступний і спадає зі смужки. Це сторінка відповідає на питання хто може це зручно взяти — вона не говорить, що людину взагалі не можна забронювати.
Хтось може все одно перевищити повний тиждень, і іноді це правильне рішення. Оскільки чернетки не враховуються як покриття, дві чернетки для тієї самої людини можуть кожна виглядати прийнятною окремо; це підтвердження їх сумує, і сітка позначає всіх понад 100% червоним, щоб вартість була видимою, а не прихованою.
Чого не станеться — це того, що Flowtly запропонує це. Людина без місця ніколи не пропонується на лаві, і перетягування когось на роль ніколи не бронює більше часу, ніж той, що у неї фактично є вільним — тому перевищення повного тижня завжди є рішенням, яке ви ухвалили, а не пропозицією сторінки.
Існує тверда межа на рівні 125%. Підтвердження бронювання, яке перевело б когось понад неї, відхиляється беззаперечно, і повідомлення вказує, наскільки це перевищило б.
Коли ні в кого немає місця, смужка говорить про це прямо: Усі повністю заброньовані в цьому вікні.
Ескізування бронювання
Перетягніть людину з лави на роль у сітці та киньте її на стовпець, у якому має бути бронювання. Ролі підсвічуються під час перетягування, тому зрозуміло, де плашка може приземлитися.
Кидання створює чернеткове бронювання:
- Воно охоплює стовпець, на який ви кинули — один тиждень, як у місячному перегляді, так і в перегляді 90 днів.
- Його розмір відповідає вільній ємності, показаній на плашці, і ніколи не перевищує 100%, тому саме кидання не може нікого надмірно забронювати.
Щоб забронювати довший відрізок, киньте один раз, а потім розтягніть чернетку за допомогою ручок, описаних нижче.
Якщо бронювання не вдається створити, сторінка пояснює чому і чернетка видаляється знову. Дві причини розрізняються, а не вгадуються: відмова, тому що кидання забронювало б когось понад їх ємність, звучить інакше, ніж відмова через відсутність дозволу, і повідомлення вказує, яка з них.
Перетягування — один із двох способів створити бронювання з цієї сторінки. Другий — Додати людину, описаний нижче.
Додавання людини напряму
Не кожне бронювання починається з прогалини. Іноді ви вже знаєте, хто йде на проєкт і в які дні, — а в проєкті може ще не бути жодної ролі. Для цього є Додати людину, поруч з Оголосити потребу вгорі сторінки, а також на порожній сторінці, коли ще нічого не заплановано.
Кожен рядок проєкту також має Додати людину та Оголосити потребу. Вони з’являються, коли ви наводите курсор на рядок або переходите до нього клавішею Tab, і там проєкт уже вибрано.
Оберіть проєкт. Можна обрати будь-який проєкт, зокрема той, у якому нічого не заплановано.
Оберіть людину. Список охоплює всю організацію, у ньому можна шукати за іменем, і він показує, наскільки вільна кожна людина у видимому періоді. Він поділений на:
- Вільні в цей період — люди, чий вільний час у періоді вимірюється за їхнім договором;
- Потужність припущена — люди без записаних тижневих годин, частка яких обчислюється так, ніби вони працюють повний робочий день;
- Уже на цьому проєкті та Повністю зайняті;
- Потужність невідома, наприкінці — люди, для яких немає жодного показника потужності, тож Flowtly не може сказати, що вони вільні.
Нікого не приховано, і обрати можна будь-кого: повністю зайнятих людей і людей із невідомою потужністю показано, а бронювати їх чи ні — вирішуєте ви. Коли двоє людей мають однакове ім'я, кожен має номер запису, наприклад Запис № 123, щоб їх розрізняти. Якщо ніхто не відповідає пошуку, список про це каже й пропонує очистити пошук.
За бажанням оберіть роль. Без ролі людину бронюють на проєкт напряму.
Вибір людини ще нічого не бронює. Він відкриває її тиждень, день за днем:
- Клацніть день, щоб виділити його, Shift+клац — щоб виділити послідовність днів, або Ctrl+клац (⌘+клац на Mac) — щоб додати день, не зачіпаючи інші.
- Введіть кількість годин на день і застосуйте. Кожен виділений день бронюється на стільки годин, а сусідні дні з однаковою кількістю годин стають одним бронюванням.
- Введення 0 знімає бронювання з виділених днів, і лише з них.
- Риска позначає день, у який людина не працює. Його не можна виділити.
- Стрілками можна перейти на тиждень уперед чи назад, а Перейти до дати відкриває тиждень дати, що лежить далі.
Планування діапазону дат
Для довшого плану, наприклад кожен понеділок, вівторок, середу й п'ятницю з вересня по грудень, розділ Діапазон і дні тижня вгорі редактора позбавляє від вибору днів по одному.
- Введіть Від і До, оберіть Дні тижня, у які людина працює на проєкті, і введіть Годин на день.
- Перегляньте Попередній перегляд. Він перелічує кожну дату діапазону й позначає кожну як заплановано, пропущено, наявне бронювання або поза шаблоном, а підсумок вказує, скільки днів буде заплановано й пропущено та скільки годин це становить.
- Натисніть Застосувати. Кнопка називає свій результат, наприклад Застосувати: 51 день · 408 год. Поки довгий план зберігається, вона показує прогрес: Збереження 12 з 26.
Деякі дні пропускаються, а не плануються, і попередній перегляд називає причину кожного: вихідний, у який людина не працює, державне свято або відпустка. Враховується будь-яка відпустка, незалежно від статусу, крім віддаленої роботи. Нічого не планується, поки відпустки й свята ще перевіряються або якщо їх не вдалося завантажити; розділ повідомляє про це й пропонує спробувати ще раз, замість того щоб планувати так, ніби їх немає.
Дні, на які вже є бронювання, за замовчуванням пропускаються. Враховується будь-яке бронювання людини на будь-якому проєкті. Розділ перелічує їх із проєктом і годинами. Вибір Перезаписати замінює власні бронювання цього проєкту в ці дні новими годинами; день, забронюваний на іншому проєкті або спільний із ним, лишається пропущеним, а бронювання на інших проєктах ніколи не змінюються. Перезаписати не запам'ятовується: його потрібно обирати щоразу заново.
Те, що зберігає діапазон, - це саме те, що ви отримали б, обравши ті самі дні вручну: чернеткові бронювання, у яких сусідні дні з однаковими годинами об'єднано в одне. Якщо якісь дні не вдається зберегти, редактор називає їх і пропонує повторити, як описано нижче.
Відпустка пропускається, якщо ви не вирішите інакше. Якщо виділення містить день відпустки людини, редактор каже про це до збереження, а основна кнопка бронює лише інші дні. Забронювати й день відпустки — окрема кнопка: іноді ви знаєте те, чого не знає календар відпусток.
Бронювання, створені так, є чернетками, так само як перетягування з лави: вони не враховуються в покритті, доки затверджувач їх не підтвердить, а для їх створення достатньо ролі «Менеджер планування ресурсів». Зміна вже підтвердженого дня потребує ролі «Затверджувач планування ресурсів».
Якщо збережено лише частину, редактор називає дні, які не збереглися, і пропонує повторити саме їх. Збережені дні лишаються збереженими, і нічого іншого в проєкті чи для цієї людини не змінюється.
Що таке чернетка
Чернетка — це пропозиція. Вона збережена, і ваші колеги можуть її бачити, але вона не є покриттям.
Чернетки з'являються у вигляді пунктирного контуру над клітинкою, а мітка відображає 40% чернетка. Що вкрай важливо, чернеткові бронювання виключені з усіх показників покриття в сітці: відсотки ролей, покриття проєктів і попередження про перевищення ємності рахують лише підтверджені бронювання. Саме це робить чернетки безпечними для експериментів — ескізування трьох варіантів укомплектування не робить проєкт укомплектованим тричі.
Практичний наслідок вартий уваги: роль, яка має лише чернеткові бронювання, все одно відображається як неукомплектована. Це не помилка. Нічого ще не зобов'язано.
Підтвердження чернетки
Розгорніть роль, щоб побачити людей, призначених на неї. Рядок людини з чернеткою містить кнопку Підтвердити; її вибір перетворює чернетку цієї людини на цю роль у справжнє бронювання. З цього моменту воно враховується як покриття скрізь, а пунктирний контур стає суцільною смужкою.
Підтвердження працює для однієї людини та однієї ролі за раз. Немає опції підтвердити-всі.
Чернетка людини на ролі може складатися з кількох окремих відрізків днів, наприклад якщо її планували лише на деякі дні тижня. Підтвердження обробляє кожен відрізок окремо, тож одні можуть бути підтверджені, а інші відхилені, наприклад тому, що якийсь день у них перевищив би ліміт. Тоді повідомлення має вигляд Підтверджено 3 з 5 відрізків. Решту відхилено, і вони лишаються чернетками., а далі йдуть дати кожного відхиленого відрізка та причина. Відхилені відрізки залишаються точно такими, якими були.
Підтвердження вимагає ролі Схвалювача ресурсів, яка є вужчим дозволом, ніж той, що дозволяє створити чернетку. Пропонування та зобов'язання були навмисно розділені: будь-хто з роллю Менеджера ресурсів може ескізувати бронювання, але перетворення його на зобов'язання, на яке компанія розраховує, — рішення, зарезервоване для призначених схвалювачів. Адміністратори мають обидві ролі.
Без цієї ролі кнопка Підтвердити все одно видима в рядку, але сіра, і наведення пояснює чому: Підтвердження чернетки вимагає ролі Схвалювача ресурсів. Зверніться до адміністратора з проханням надати її. Вона залишається видимою навмисно — планувальник має бачити, що цей крок існує і вимагає схвалення, а не знаходити кнопку відсутньою і робити висновок, що функція зламана. Пропонування і зобов'язання описує, яка роль що охоплює.
Скасування підтвердження
Рядок підтвердженої людини містить кнопку Скасувати підтвердження, дзеркало до Підтвердити: вона перетворює бронювання цієї людини на цю роль назад у чернетку. Зобов'язання звільняється, смужка повертається до пунктирного контуру, а час перестає рахуватися як покриття — тому підтвердження, зроблене занадто рано, — не те, з чим вам доведеться жити. Зміна збережена і переживає перезавантаження сторінки.
Скасування підтвердження ніколи не може викликати надмірне бронювання, оскільки воно лише видаляє зобов'язаний час.
Скасування підтвердження також вимагає ролі Схвалювача ресурсів, а не лише підтвердження. Звільнення зобов'язання так само суттєво, як і його прийняття, і це перший із двох кроків, що ведуть до видалення підтвердженого бронювання — тому обидва кінці зобов'язання утримуються тим самим дозволом.
Як і у випадку Підтвердити, кнопка Скасувати підтвердження залишається видимою без цієї ролі і є сірою, пояснюючи при наведенні, що перетворення підтвердженого виділення назад у чернетку вимагає ролі Схвалювача ресурсів.
Вилучення людини з ролі
Рядок людини з чернеткою містить маленьку кнопку кошик поруч із Підтвердити.
Вона вилучає людину з періоду, який ви зараз бачите, і ні з якого іншого. Змінюються саме ті тижні, що на екрані; бронювання, яке триває далі, скорочується, а не зникає, і покриття до або після цього вікна лишається незмінним. Сама роль ніколи не вилучається — коли ви знімаєте людину з потреби, потреба лишається й чекає на когось іншого.
Це безпечна, звичайна дія, і саме її навмисно виконує очевидна кнопка. Якщо потрібно зняти людину з усіх тижнів, а не лише з видимих, діалог підтвердження пропонує це окремим вибором — із власним формулюванням і зазначенням повного проміжку, якого це торкнеться. Це один свідомий клік, а не те, що стається за замовчуванням.
Оскільки жоден із цих варіантів не можна скасувати, кнопка спочатку запитує: називає людину, вказує, скількох бронювань це торкнеться, і повідомляє дати. Нічого не змінюється, поки ви не підтвердите.
Лише чернетки можна видаляти. Підтверджене бронювання не має кнопки кошик, і зміна була б відхилена, навіть якби її спробували. Це навмисно: підтверджений час — зобов'язання, на яке хтось розраховує, тому його видалення — це два навмисних кроки, а не одне клацання. Спочатку скасуйте підтвердження, потім видаліть. Цей додатковий крок існує для того, щоб зобов'язана робота ніколи не зникала від одного помилкового кліку.
Видалення чернетки ніколи не впливає на показники покриття нікого, оскільки чернетки ніколи не рахувалися як покриття.
Видалення чернетки не вимагає ролі Схвалювача — створення чернетки та її відкликання — обидва пропонування, а пропозицію, яку ви можете зробити, ви можете і відкликати.
Видалення є постійним. Бронювання не архівується і не приховується; воно зникає і більше не з'явиться ніде в плані. Flowtly зберігає запис видалення — хто видалив і коли — але цей запис є єдиним залишком, і це не те, що ви можете переглядати з цієї сторінки. Якщо важливо, хто видалив чернетку, запитайте свого адміністратора Flowtly.
Налаштування тривалості чернетки
Два малі елементи керування в рядку чернетки подовжують або скорочують її на один тиждень за раз, із кінця. Так бронювання зростає за межі одного стовпця, у який воно було кинуте.
Дату початку тут не можна пересувати. Щоб розпочати бронювання пізніше, киньте людину на стовпець, де воно має починатися, а не кидайте раніше і скорочуйте ззаду.
Зміна тривалості чернетки або її відсотка — це пропонування, а не зобов'язання, тому роль Менеджера ресурсів достатня — роль Схвалювача не потрібна ні для чого з цього.
Коли хтось інший змінив бронювання раніше
Підтвердження, скасування підтвердження і зміна тривалості бронювання перевіряються щодо версії бронювання, яку ви бачили в момент натискання. Якщо колега тим часом змінив це бронювання, вашу зміну не буде збережено, щоб не перезаписати його зміну. Сітка повідомляє Хтось інший змінив це розподілення після того, як ви його відкрили, тож вашу зміну не збережено, перезавантажує актуальні значення, а ви повторно вносите свою зміну, щойно вони з'являться.
Що Flowtly реєструє
Кожна зміна, яку людина вносить у бронювання, реєструється разом із тим, хто це зробив і коли: створення, підтвердження, скасування підтвердження, зміна дат або відсотка та видалення. Запис зберігається безстроково.
Бронювання, що надходять із імпортованого плану, є винятком, включно зі змінами, внесеними в них тут. Вони відображаються з того плану, а не створюються на цій сторінці, і повторно відображаються щоразу, коли він застосовується знову, тому власний звіт імпорту є їх записом.
На сторінці «Планування ресурсів» немає перегляду історії, тому це не те, до чого ви можете звертатися під час планування. Він існує для того, щоб на питання, поставлене пізніше — хто призначив цю людину, хто звільнив те бронювання, хто видалив чернетку, яка тут була — була відповідь.
Приклади використання
- Знайдіть відкриту роль у проєкті наступного місяця та заповніть її з лави без виходу зі сторінки.
- Ескізуйте два способи покриття тієї самої ролі як чернетки, порівняйте сітку та підтвердіть кращий.
- Перевірте, хто справді вільний, перш ніж погоджуватися на дату початку нового залучення.
- Порівняйте плашки двох людей, щоб побачити, яка з них доступніша протягом вікна, а не яка має один тихий тиждень.
- Забронюйте когось на той єдиний тиждень, де проєкт має нестачу, а не на весь квартал.
- Розширюйте чернетку тиждень за тижнем, поки вона не покриє відрізок, який проєкту справді потрібен, а потім підтвердіть.
- Звільніть бронювання, яке було підтверджено занадто рано, щоб людина знову відображалася як доступна, поки плани змінюються.
- Використовуйте кількість на лаві як щотижневий зріз того, скільки незов'язаної ємності несе команда.
- Поставити людину на новий проєкт на вівторок і середу цього тижня та чотири дні наступного, ще до того, як у проєкті з'являться ролі.